Вопрос о том, нужно ли заносить запись о благодарном письме в трудовую книжку, часто возникает у работодателей и сотрудников. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое нормами Трудового кодекса РФ и практикой органов труда.
Правовая основа
Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ и п. 10 Правил ведения и хранения трудовой документации, сведения о награждении (поощрении) вносяться в трудовую книжку работника. При этом:
- Награждения могут быть как материальными (премии, бонусы), так и нематериальными (благодарственное письмо, грамота).
- Благодарственное письмо считается формой поощрения, поэтому его запись подпадает под вышеуказанные нормы.
Что именно вносится в трудовую книжку
В запись в трудовую книжку включаются следующие сведения:
- Дата награждения – день вручения благодарного письма.
- Основание награждения – указание, что письмо выдано в связи с выполнением особо значимых задач, высоких профессиональных результатов и т.п.
- Краткое содержание награды – обычно формулировка «за выдающиеся заслуги в работе», «за инициативу и инициативность», и т.д.
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Запись о благодарном письме оформляется в том же виде, что и другие записи о поощрениях (премии, благодарности, награды).
Сроки внесения информации
По п. 10 Правил ведения и хранения трудовой документации, сведения о поощрении должны быть внесены в трудовую книжку в пятидневный срок после издания приказа или иного документа, фиксирующего факт награждения.
Примеры оформления записи
Ниже приведен пример записи в трудовую книжку о благодарном письме:
Запись № 12 – г. – За выдающиеся результаты в реализации проекта «Эко‑инновации» благодарственное письмо от г. подписано директором И. И. Иванов.
Если благодарственное письмо вручается совместно с наградным знаком, в записи указываются оба факта – и о наградном знаке, и о письме.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Обязательно ли вносить запись о благодарном письме, если оно не сопровождается материальной наградой?
Ответ: Да. Любое официальное поощрение, подтверждённое документом (письмо, приказ), подлежит внесению в трудовую книжку. - Вопрос: Как оформить запись, если благодарственное письмо вручено нескольким сотрудникам одновременно?
Ответ: В книжку вносится отдельная запись для каждого сотрудника, указав дату, основание и содержание благодарности. - Вопрос: Что делать, если запись о благодарном письме была пропущена?
Ответ: При выявлении пропуска в течение срока действия трудовой книжки (до увольнения) запись может быть дополнена в течение 5 дней с момента обнаружения ошибки. - Вопрос: Нужно ли хранить копию благодарного письма в личном деле сотрудника?
Ответ: Да. Копия письма оформляется как приложение к трудовой книжке и хранится в личном деле сотрудника.
Как правильно оформить благодарственное письмо
Для того чтобы запись в трудовую книжку была признана законной, само благодарное письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Иметь официальный шапку организации (наименование, адрес, телефон).
- Содержать дату составления.
- Указать ФИО сотрудника, должность и подразделение.
- Сформулировать основание награждения (конкретные заслуги).
- Заключить подпись уполномоченного лица (директор, руководитель отдела) и, при необходимости, печать организации.
Внесение записи о благодарном письме в трудовую книжку – обязательная процедура, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. Она подтверждает официальное признание заслуг сотрудника и служит важным документом при дальнейшем career‑росте, расчёте премий и при оформлении увольнения. Соблюдение установленных сроков и правил оформления гарантирует соответствие организации требованиям трудового законодательства и исключает риск юридических споров.
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению записей в трудовой книжке, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу организации.