Ведение трудовых книжек в 2026 году продолжает оставаться важным аспектом кадрового делопроизводства‚ несмотря на активный переход к электронному документообороту. Один из самых частых вопросов‚ возникающих у работодателей и сотрудников: нужно ли вносить запись о работе по совместительству в трудовую книжку? Давайте разберемся подробно‚ опираясь на актуальное законодательство и сложившуюся практику.

Главное правило: запись вносится только по желанию работника

Самое главное‚ что нужно помнить: внесение сведений о работе по совместительству (как внутреннему‚ так и внешнему) в трудовую книжку производится исключительно по желанию самого работника. Это право‚ а не обязанность сотрудника.

Правовое обоснование данного правила закреплено в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ. Если работник не изъявил желания фиксировать свою дополнительную занятость в документе‚ работодатель по месту совместительства не имеет права вносить туда какие-либо отметки.

Кто вносит запись?

Важным нюансом является то‚ кто именно делает запись. Сведения о работе по совместительству в трудовую книжку вносит работодатель по основному месту работы.

Алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Сотрудник работает по основному месту (Организация А) и по совместительству (Организация Б).
2. Сотрудник хочет видеть запись о работе в Организации Б в своей трудовой книжке.
3. Сотрудник обращается в кадровую службу Организации Б (где он совместитель) и просит выдать документ‚ подтверждающий работу (копию приказа о приеме‚ справку о работе или выписку из приказа).
4. Сотрудник предоставляет эти документы в кадровую службу Организации А (основное место работы).
5. Кадровик Организации А вносит соответствующую запись в трудовую книжку.

Работодатель по месту совместительства не имеет права самостоятельно вносить записи в трудовую книжку сотрудника‚ так как этот документ хранится у основного работодателя.

Внутреннее и внешнее совместительство: есть ли разница?

Принципиальной разницы в порядке внесения записей между внутренним и внешним совместительством нет‚ однако есть организационные отличия:

• Внешнее совместительство: Сотрудник работает в разных компаниях. Ему необходимо каждый раз запрашивать подтверждающие документы у второго работодателя и нести их основному.
• Внутреннее совместительство: Сотрудник работает в одной компании на двух должностях. В этом случае кадровая служба уже обладает всеми необходимыми приказами. Запись вносится на основании имеющихся в архиве организации документов по просьбе работника.

Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция

Если работник принял решение внести запись‚ она должна быть оформлена строго по правилам ведения трудовых книжек. Запись вносится основным работодателем после записи о приеме на основную работу (или после последней имеющейся записи).

Структура записи:

1. Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер.
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу по совместительству (дата издания приказа о приеме)‚ а не дата обращения работника с просьбой внести запись.
3. Графа 3 (Сведения о работе):
   • Указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если запись вносится не в его организации‚ а основным работодателем‚ то указывается название компании-совместителя).
   • Пишется: «Принят (а) по совместительству в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]».
   • Указывается разряд или класс‚ если они есть.
4. Графа 4 (Основание): Указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.

Пример формулировки в графе 3:
«Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»). Принят по совместительству в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам».

Увольнение с работы по совместительству

При прекращении трудового договора по совместительству процедура аналогична приему. Работник предоставляет основному работодателю копию приказа об увольнении или справку с места работы по совместительству. Основной работодатель вносит запись об увольнении с указанием причины и основания (приказа).

Важно: запись об увольнении вносится той же организацией (основным работодателем)‚ которая вносила запись о приеме. Если основной работодатель сменился‚ новый работодатель может внести запись о работе по совместительству‚ если ему будут предоставлены надлежаще заверенные документы от предыдущего основного работодателя или непосредственно от работодателя по совместительству‚ подтверждающие факт работы и увольнения.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и совместительство

С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. В 2026 году большинство сведений уже формируется в электронном виде. Однако правило остается прежним: сведения о работе по совместительству передаются в Пенсионный фонд (СФР) и вносятся в электронную трудовую книжку только по письменному заявлению работника.

Работодатель по месту совместительства отправляет отчетность (форма ЕФС-1 и ее аналоги в актуальной версии) с указанием признака «совместительство». Основной работодатель при формировании сведений о трудовой деятельности также руководствуется желанием сотрудника отражать эти данные в его электронном профиле‚ если речь идет о бумажном дублировании или архивных данных.

Частые вопросы (FAQ)

Обязан ли совместитель отдавать трудовую книжку второму работодателю?

Нет‚ не обязан и не должен. Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. При приеме на работу по совместительству сотрудник может предъявить трудовую книжку для ознакомления (чтобы убедиться‚ что он не работает там‚ где запрещено законом‚ например‚ госслужащие)‚ но забирать ее второй работодатель не имеет права.

Можно ли внести запись задним числом?

Запись вносится на основании документов. Если работник принес документы спустя год после приема‚ запись делается текущей датой внесения‚ но в графе 2 указывается фактическая дата приема на работу (прошедшая). Однако во избежание ошибок и путаницы рекомендуется вносить записи своевременно.

Что делать‚ если основной работодатель сменился?

Если сотрудник сменил основную работу‚ новый основной работодатель может внести запись о предыдущем совместительстве‚ если сотрудник предоставит заверенные копии приказов о приеме и увольнении с работы по совместительству.

Внесение записи о работе по совместительству — это право работника‚ призванное подтвердить его стаж и профессиональный опыт. Ключевые моменты‚ которые нельзя упускать:

• Запись делается только по желанию сотрудника.
• Вносит запись работодатель по основному месту работы.
• Основанием служат документы (приказы‚ справки) с места работы по совместительству.
• Порядок действий един для внутреннего и внешнего совместительства.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в трудовых книжках и обеспечит корректный учет трудового стажа сотрудников.