Вопрос оформления трудовой книжки всегда требует особой внимательности и строгого следования нормативным актам. Одним из частых запросов как у начинающих кадровиков, так и у самих работников является вопрос: нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к действующему трудовому законодательству и правилам ведения трудовых книжек.
Что говорит закон: обязательно или нет?
Для начала стоит прояснить лингвистический нюанс, который часто вызывает путаницу: как правильно говорить о таких записях — «надо» или «нужно» вносить? Как отмечают специалисты, слово «нужно» носит более официальный характер и подразумевает объективную необходимость, в то время как «надо», слово разговорное. В контексте кадрового делопроизводства правильнее использовать слово «нужно», так как речь идет о строгом соблюдении закона.
Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), запись о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» вносится в трудовую книжку. Более того, в пункте 14 Правил прямо указано, что записи о военной службе вносятся в графу 3 раздела «Сведения о работе» без указания конкретной должности.
Таким образом, ответ однозначный: вносить запись нужно. Это не право, а обязанность работодателя (или лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек), если работник предоставил соответствующий документ.
Почему эту запись важно сделать
Служба в армии по призыву имеет критическое значение для страхового стажа и трудового стажа работника. Несмотря на то, что в этот период военнослужащий не состоял в трудовых отношениях с коммерческим работодателем, этот период:
- Засчитывается в страховой стаж, который влияет на размер будущей пенсии и на право на пособия по временной нетрудоспособности (больничные).
- Засчитывается в стаж работы по специальности, если это предусмотрено нормативными актами для определенных профессий.
- Подтверждает непрерывность профессионального пути работника.
Как правильно внести запись о службе в армии
Процедура внесения записи имеет свою специфику и отличается от стандартного оформления приема на работу. В разделе «Сведения о работе»:
Заполнение граф
- Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): указывается дата внесения записи (а не дата призыва или увольнения со службы!).
- Графа 3 (Сведения о работе): вносится сама формулировка. Например: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с по ». Указание конкретной воинской должности, номера воинской части или звания не требуется.
- Графа 4 (Основание): указывается документ, на основании которого внесена запись. Обычно это военный билет. Вписываются его серия, номер и дата выдачи.
Основания для внесения
Чтобы внести запись, работник должен предоставить соответствующий документ. Это может быть:
- Военный билет;
- Справка из военного комиссариата;
- Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для тех, кто еще не получил военный билет).
Что делать, если запись не сделали вовремя?
Часто случается так, что молодой специалист после возвращения из армии устраивается на первое место работы, и кадровик по незнанию или невнимательности не вносит сведения о службе, сразу оформляя прием на работу. Это нарушение.
Если запись не была сделана на предыдущем месте работы или при первичном оформлении трудовой книжки, текущий работодатель обязан внести ее с предоставленного работником военного билета. Запись делается в обычном порядке, при этом в графе 2 ставится дата фактического внесения записи, а в графе 3 указываются точные даты начала и окончания службы согласно военному билету.
Служба по контракту и альтернативная служба
Стоит отметить, что аналогичные правила действуют не только для срочной службы:
- Служба по контракту: Время прохождения военной службы по контракту также подлежит обязательному внесению в трудовую книжку в разделе «Сведения о работе».
- Альтернативная гражданская служба: Поскольку альтернативная служба является формой трудовой деятельности, запись о ней вносится как обычная запись о приеме на работу и увольнении с указанием работодателя (обычно это бюджетная организация, куда направлен гражданин).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки сведения о военной службе также должны отражаться в информационной системе Пенсионного фонда (ныне — Социального фонда России). Работодатель подает соответствующие сведения по формам СЗВ-ТД. Если работник выбрал ЭТК, бумажная запись о службе в армии не дублируется, однако за работником сохраняется право запросить внесение записи в бумажную трудовую книжку, если он не отказался от ее ведения на бумаге;