Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его стаже, причинах прекращения трудовых отношений и иных важных моментах. Одним из часто задаваемых вопросов является то, нужно ли вносить запись о заключении трудового договора в трудовую книжку. В статье мы разберём, какие записи обязательны, какие случаи допускают исключения, а также как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке.
Что регулирует порядок ведения трудовой книжки?
Положения о трудовой книжке содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 62‑71);
- Федеральном законе «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в части электронных трудовых книжек);
- Приказе Минтруда России от № 199н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
Эти нормативные акты определяют точные формулировки записей, порядок их внесения и сроки.
Обязан ли работодатель вносить запись о заключении трудового договора?
Согласно статье 62 Трудового кодекса, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу (дата, название организации, должность, тарифная ставка и т.д.);
- переводе, повышении, понижении в должности;
- прекращении трудового договора (причина, дата, ссылка на нормативный акт).
Таким образом, запись о приёме на работу (а значит и о заключении трудового договора) обязательно вносится в трудовую книжку. Формулировка должна соответствовать образцу, установленному приказом Минтруда:
«Приём на работу: «Дата», «Наименование организации», «Должность», «Тарифная ставка», «Основание (трудовой договор №… от …)».
Как выглядит запись о приёме на работу?
Пример правильной записи в бумажной трудовой книжке (стр; 2‑3):
г. Приём на работу в ООО «Ромашка», должность – инженер‑технолог, тарифная ставка 1,5, основание – трудовой договор № 12 от г.
Для электронной трудовой книжки запись формируется автоматически в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и имеет аналогичную структуру, но без подписи печатника – вместо этого используется электронная подпись работодателя.
Какие случаи могут вызвать путаницу?
- Сотрудник без бумажной трудовой книжки. Если у работника только электронная версия, запись вносится в ЭТК. При необходимости можно оформить дубликат бумажной книжки.
- Перевод внутри организации. Запись о переводе делается после записи о приёме, а в случае увольнения – перед записью о прекращении трудового договора.
- Пропущенные записи. Если запись о переводе или приёме была пропущена, её можно добавить только после согласования с работником и подтверждения подписи руководителя.
Запись о прекращении трудового договора
При увольнении запись в трудовую книжку обязана содержать:
- Дата увольнения;
- Наименование организации;
- Должность, с которой увольняют;
- Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.);
- Ссылка на нормативный акт (ст. 81 ТК РФ и пр.).
Пример записи:
г. Увольнение по собственному желанию, основание – статья 80 ТК РФ, трудовой договор № 12 от г.
Роструд рекомендует использовать «второй вариант» записи, когда в строке «Основание» указывается конкретный нормативный акт, а не просто «по собственному желанию»;
Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2021 года?
С 2021 года большинство государственных и частных организаций перешли на электронный формат трудовых книжек. Основные преимущества:
- Автоматическое заполнение полей на основе данных из кадровой системы;
- Отсутствие необходимости в печати и подписи (используется электронная подпись);
- Быстрый доступ к сведениям через портал Госуслуг;
- Снижение риска ошибок и потери бумажных документов.
Однако в некоторых ситуациях (например, при приёме иностранных граждан без электронных идентификаторов) всё ещё требуется вести бумажную трудовую книжку. В таком случае запись о приёме и последующие изменения вносятся вручную.
Как правильно оформить запись при переводе после увольнения?
Если в трудовой книжке уже есть запись об увольнении, а затем выясняется, что сотрудник был переведён, необходимо:
- Согласовать с работником и руководителем корректировку записи;
- Сделать дополнительную запись в том же листе, указав дату перевода и новое место работы;
- Подписать запись руководителем и работником (или их электронными подписями в ЭТК).
Пример:
г. Перевод в отдел маркетинга, должность – старший специалист, тарифная ставка 1,8, основание – приказ № 45 от г.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли вносить запись о трудовом договоре, если работник оформлен по совместительству?
- Да. Приём на работу по совместительству также фиксируется в трудовой книжке, но в записи указывается «по совместительству».
- Вопрос: Можно ли не вносить запись, если работник сразу получает электронную трудовую книжку?
- Запись всё равно обязана быть сделана – в системе ЭТК автоматически формируется запись о приёме.
- Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о приёме?
- Необходимо оформить дополнительный лист с указанием даты приёма, должности и основания, подписать его руководителем и работником;
- Запись о заключении трудового договора обязательно вносится в трудовую книжку – как в бумажный, так и в электронный вариант.
- Формулировки записей должны строго соответствовать нормативным актам (ТК РФ, приказ Минтруда).
- С 2021 года большинство организаций используют электронные трудовые книжки, но в отдельных случаях (иностранные граждане, отсутствие ЭЦП) применяется бумажный вариант;
- При изменении условий труда (перевод, повышение, увольнение) каждая операция фиксируется отдельной записью с указанием причины и ссылки на нормативный акт.
Помните: корректное ведение трудовой книжки – это не только юридическое требование, но и гарантия прав работника и работодателя.
Дата публикации: