С 2019 года в России действует закон № 439‑ФЗ от  г. «Об изменениях в Трудовой книжке и порядке её ведения». Он ввёл возможность вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Возникает вопрос: нужно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку о переходе на электронную и как правильно оформить эту запись?

Кратко: ответ «да»‚ но с определёнными требованиями

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную трудовую обязательна. Без неё невозможно оформить выдачу ЭТК и в дальнейшем использовать её в официальных отношениях.

Нормативно‑правовая база

• Статья 2‚ пункт 3 закона № 439‑ФЗ – предписывает‚ что при переходе на электронный учёт необходимо сделать запись в бумажной трудовой книжке.
• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – регулирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановления Роструда (разъяснения 2024‑2025 гг.) уточняют форму записи и порядок её внесения.

Кому и когда требуется запись?

1. Работнику‚ подающему заявление о переходе на ЭТК (первый раз или после отказа от бумажного варианта).
2. Работодателю – в момент выдачи бумажной трудовой книжки и/или в момент регистрации перехода в системе ЭДО.
3. Если переход происходит в новом месте работы‚ запись в трудовой книжке делается работодателем‑приёмником‚ даже если предыдущий работодатель запись не сделал.

Пошаговый порядок действий работодателя

Получение заявления от работника

Работник пишет заявление «о переходе на электронную трудовую книжку». Формального образца в законодательстве нет – каждая организация может использовать свой шаблон.

Выдача бумажной трудовой книжки

Согласно пункту 3 ст. 2 закона 439‑ФЗ‚ даже если работник переходит на электронный вариант‚ ему должна быть выдана бумажная трудовая книжка «на руки». В ней делается запись о подаче заявления.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в графу 3 (содержание записи) и графу 4 (подпись‚ печать). Пример формулировки (по рекомендациям Роструда):

Графа 1. 1 (порядковый номер записи) 
Графа 2. (дата выдачи трудовой книжки) 
Графа 3. Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
Графа 4. Заявление работника от № 12‑ЭТК.

После этого в той же записи (или в отдельной‚ если требуется) вносят:

Графа 3. Переход на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). 
Графа 4. Дата перехода – .

Регистрация перехода в системе ЭДО

Работодатель вносит сведения о переходе в электронный реестр (Госуслуги‚ портал «Электронная трудовая книжка»). После подтверждения система генерирует электронный документ‚ который работнику отправляется в личный кабинет.

Подтверждение работнику

Работнику выдаётся копия записи (можно сфотографировать страницу) и ссылка на электронный документ. При желании работник может в любой момент отказаться от ЭТК и вернуться к бумажному варианту – в этом случае также делается запись о «отказе от ЭТК».

Важные нюансы

• Дата в графе 2 (дата выдачи трудовой книжки) может отличаться от даты фактической выдачи работнику. Главное‚ чтобы запись соответствовала дате‚ указанной в документе.
• Если переход осуществляется в новом месте работы‚ а прежний работодатель запись не сделал‚ новый работодатель имеет право внести её самостоятельно (разъяснение Роструда).
• Запись должна быть подписана руководителем и заверена печатью организации. Без подписи запись считается недействительной.
• В случае проверки со стороны контролирующих органов (Роструд‚ ФСС) отсутствие записи считается нарушением закона и может привести к штрафу.

Образец заявления работника

В _______________________
от _______________________ (Ф.И.О.‚ должность)

Заявление
Прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный вид (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и п. 3 ст. 2 закона № 439‑ФЗ от  г.

Подпись: _____________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после её получения?

Да. Работник в любой момент вправе подать заявление об отказе от электронного ведения трудовой книжки. Работодатель вносит запись о «отказе от ЭТК» и возвращает бумажную трудовую книжку.

Что будет‚ если запись не сделана?

Без записи в бумажной трудовой книжке работодатель не имеет права выдавать электронный документ. При проверке инспекций это считается нарушением‚ за которое предусмотрен административный штраф (до 30 000 рублей для юридических лиц).

Какие документы нужны для подтверждения перехода?

Заявление работника.
Копия (или оригинал) бумажной трудовой книжки.
Приказ/распоряжение руководителя о переходе.
Запись в трудовой книжке (п. 3 ст. 2 439‑ФЗ).
Подтверждение в системе ЭТК (скриншот‚ печать).

Можно ли оформить переход без выдачи бумажной трудовой книжки?

Нет. По закону бумажный вариант обязан быть выдан работнику «на руки»‚ даже если он будет использовать только электронный.

Запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую не просто желательна – она обязательна. Правильное оформление записи гарантирует:

• Соответствие требованиям 439‑ФЗ и ТК РФ;
• Отсутствие проблем при проверках со стороны государственных органов;
• Юридическую чистоту перехода для обеих сторон – работодателя и работника.

Следуя описанному порядку действий‚ вы сможете безошибочно оформить переход на ЭТК в 2025‑2026 годах и обеспечить надёжную защиту интересов своей организации.

Дата публикации: . Информация актуальна на 2026 год‚ учитывает изменения в законодательстве до 2025 года.