Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки – одна из актуальных тем для работодателей и сотрудников в 2025‑2026 годах․ Многие задаются вопросом: нужно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку, если сотрудник уже перешел на электронную? Ответ зависит от текущего законодательства, особенностей оформления и требований контролирующих органов․

Что говорит закон?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022, в т․ч․ при переходе на электронный вариант, работодатель обязан оформить соответствующую запись в бумажной книжке․ Эта запись фиксирует факт перехода сотрудника на электронный кадровый учет и служит подтверждением законности такой трансформации․

• Графа 1 – порядковый номер вносимой записи․
• Графа 2 – дата выдачи трудовой книжки․
• Графа 3 – запись о поданном письменном заявлении сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66 ТК РФ)․
• Графа 4 – заявление работника с указанием даты и номера его регистрации․

Таким образом, запись обязана быть сделана, даже если основной документ теперь хранится в электронном виде․

Как правильно оформить запись?

Для корректного оформления используйте следующий алгоритм:

1. Подготовка заявления сотрудника․ Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
2. Заполнение графа 3․ В графу 3 вносится указание, что заявление подано в соответствии со ст․ 66 ТК РФ․
3. Заполнение графа 4․ В графу 4 указываются дата и номер регистрации сотрудника․
4. Указание даты выдачи․ В графу 2 заносится дата выдачи (или обновления) бумажной книжки․
5. Постановка порядкового номера․ В графу 1 ставится номер записи․
6. Подтверждение подписью и печатью․ Запись должна быть подписана ответственным лицом, ведающим ведение трудовых книжек, и поставлена печать организации (если она есть)․

Эти действия описаны в nalog-nalog․ru и подтверждены практикой судов (см․ судебные решения 2024‑2025 годов)․

Нужно ли ставить подпись и печать?

По мнению экспертов ELKOD (4 апреля 2025 г․), запись о переходе на электронную трудовую книжку обязательно должна быть заверительной – то есть подписана подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и оформлена печатью организации (при наличии)․ Это требование направлено на то, чтобы контролирующие органы (ФНС, ФСС) не задавали вопросов по легитимности перехода․

Если подпись и печать отсутствуют, запись может быть расценена как несоответствующую требованиям Трудового кодекса, что может привести к штрафу или требованию уточнения кадровых документов․

Что делать, если заявление подано в день приёма на работу?

Возможный сценарий: сотрудник подал заявление о переходе на электронную книжку сразу после начала работы․ В таком случае:

• Запись в книжке о переходе всё равно обязана быть сделана․
• В графе 3 указывается дата подачи заявления (день приёма)․
• Остальные графы заполняются в соответствии с общим порядком․

Таким образом, даже в исключительных случаях запись обязана быть оформлена․

Как использовать электронную трудовую книжку?

После того как запись внесена в бумажную форму, сотрудник получает доступ к электронному варианту через сервисы, например, Е‑Офис 24 или 1С‑Отчетность․ Электронная книжка позволяет:

1. Хранить всю информацию о трудовой деятельности в цифровом виде․
2. Упростить процесс подачи отчётности в СФР․
3. Избежать необходимости в дальнейшем обратном переходе – переход обратно на бумажную форму не предусмотрен․

Однако юридическая сила такой электронной записи подтверждается только тем, что в бумажной книжке была сделана соответствующая запись с подписью и печатью․

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Нужно ли вносить запись, если сотрудник уже работает в электронной форме?
  Ответ: Да․ Закон требует фиксировать переход в бумажной книжке․
• Вопрос: Можно ли обойти требование о подписи и печати?
  Ответ: Нет․ Без подписи и печати запись может быть оспорена․
• Вопрос: Как оформить запись, если в компании нет печати?
  Ответ: В этом случае достаточно подписи ответственного лица, но лучше уточнить в локальных нормах организации․
• Вопрос: Что делать, если запись была утеряна?
  Ответ: Срочно восстановить её по образцу, приложив копию электронного документа и заявление сотрудника․

Переход на электронную форму трудовой книжки не отменяет необходимости оформить запись в бумажной версии․ Эта запись служит подтверждением законного перехода, должна быть подписана и поставлена печатью, а также заполнена согласно установленному образцу (графы 1‑4)․ Игнорирование этих требований может привести к проблемам при проверке контролирующими органами․

Рекомендуем:

1. Создать шаблон записи в соответствии с Порядком 2022․
2. Обеспечить подпись и печать ответственного лица․
3. Сохранить копию электронного документа для контроля․
4. Консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу при сложных ситуациях․

Соблюдение этих рекомендаций позволит избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых процессов․