Вопрос о том, нужно ли заверять записи в трудовой книжке подписью и печатью, часто вызывает споры у работодателей и HR‑специалистов. На практике правильное оформление документа помогает избежать юридических рисков, упрощает контроль за трудовым стажем сотрудника и обеспечивает соответствие требованиям трудового законодательства.

Нормативная база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, ст. 66) и Приказу Минтруда России № 69н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и оформления трудовой книжки», записи в трудовой книжке оформляются:

• подписью работодателя или уполномоченного им лица;
• печатью организации (если она имеется).

Эти требования подтверждены и другими нормативными актами, например:

• Постановлением Правительства РФ № 539 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Разъяснениями Роструда (Межрегиональная территориальная государственная инспекция труда в Хабаровском крае и Еврейской автономной области) от 2026‑03‑27.

Когда именно требуется заверение?

Заверять запись необходимо в следующих случаях:

1. При увольнении сотрудника – запись о прекращении трудовых отношений.
2. При изменении данных (например, изменение должности, места работы, даты начала работы).
3. При переводе сотрудника в другой отдел/подразделение.
4. При переходе на электронный формат – запись о передаче сведений в ЕИСОТ.

В каждом из этих случаев в графе «Заявление от…» указывается дата, подпись работодателя/уполномоченного лица, а также подпись самого сотрудника.

2.1 Пример оформления записи об увольнении

Текст записи может выглядеть так:

2026-03-27T00:00:00
Заявление от _______________ (ФИО работника) о желании уволиться с должности _______________.
Подпись работодателя: ______________________ Печать: ______________________
Подпись работника: ______________________

Как правильно заверять запись в электронной трудовой книжке?

С 2024 года многие организации переходят на электронный формат ведения трудовых книжек. При этом:

• Все записи, внесенные в электронный документ, должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии печати).
• Подпись может быть электронной (КЭП) – в этом случае требуется использовать сертификат, выданный удостоверяющим центром.
• В журнале учета движения трудовых книжек делается пометка «Запись заверена подписью и печатью».

Пример электронного заверения:

[Подпись] Иванов И.И.
[Печать организации]

Что делать, если запись не заверена подписью и печатью?

Если в результате ошибки или упущения запись в трудовой книжке осталась без подписи и печати, возможны следующие последствия:

• Непризнание записи доказательной силой в случае трудового спора.
• Требование работодателя внести поправки и заново заверить запись.
• Возможность оспаривания прав сотрудника на получение соответствующих выплат.

Поэтому рекомендуется:

1. Проверять каждое вводное поле перед подписью.
2. Убедиться, что печать поставлена в соответствующем месте.
3. Сохранять копию заверенной записи в архиве организации.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Нужно ли заверять каждую страницу трудовой книжки?

Да. Каждую страницу, в т.ч. и пустые, следует заверять подписью ответственного лица и печатью организации. Это подтверждает подлинность всего документа.

5.2 Можно ли обойтись без печати, если её нет?

Если в организации нет печати, закон допускает заверение только подписью уполномоченного лица; Однако в таком случае важно, чтобы подпись была поставлена в присутствии сотрудника и зафиксирована в журнале.

5.3 Как оформить копию трудовой книжки?

Копию следует заверить подписью ответственного сотрудника и печатью организации. При этом на копии указывается надпись «Копия верна», дата и подпись.

5.4 Требуется ли заверение записи о переходе на электронную форму?

Да. При переходе на электронное ведение трудовых книжек запись о передаче сведений в ЕИСОТ должна быть подписана и поставлена печатью (если она есть). Это подтверждает законность передачи данных.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Подготовка документа – введите сведения в трудовую книжку.
2. Оформление заявления – укажите дату, ФИО работника, причину записи.
3. Подпись – подпишите запись от имени организации (или уполномоченного лица).
4. Печать – поставьте печать организации в соответствующее поле.
5. Подпись работника – получите подпись сотрудника внизу записи.
6. Внесение отметки в журнал – отметьте в журнале «Расписка работника в получении трудовых книжек» дату и номер записи.
7. Хранение – архивируйте заверенную запись вместе с остальными документами.

Заверение записей в трудовой книжке подписью и печатью – обязательный процедурный элемент, регламентированный Трудовым кодексом и уточнёнными разъяснениями государственных органов. Правильное оформление:

• обеспечивает юридическую силу записи;
• предотвращает споры при увольнении и при переходе на электронный формат;
• упрощает контроль за соблюдением трудовых прав работников.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется пользоваться образцами заверения, проверять наличие печати и подписи, а также фиксировать все действия в журнале учета. Соблюдая эти простые правила, работодатель гарантирует корректность оформления трудовых отношений и минимизирует риск юридических конфликтов.