В трудовом праве РФ вопрос о выдаче (или получении) трудовой книжки регулируется не только самим Трудовым кодексом РФ, но и рядом подзаконных актов, разъяснений ведомств и судебной практики. Ниже представлен подробный обзор того, когда и в какие сроки работодатель обязан направить уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку, как его правильно оформить и какие последствия могут наступить при нарушении установленного порядка.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 84.1);
• Федеральный закон от № 59‑ФЗ «Об электронной подписи» (в части перехода на электронные трудовые книжки);
• Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения трудовых книжек в электронном виде»;
• Разъяснения Минтруда России и КонсультантПлюс (актуальные на 2026 г.).

Согласно данным источникам, уведомление о необходимости получить трудовую книжку составляется в свободной форме, но должно содержать определённые реквизиты и направляться работнику в установленные сроки.

Когда требуется направить уведомление?

Уведомление необходимо в следующих случаях:

1. У работника есть бумажная трудовая книжка и он не дал согласия на переход на электронный формат её ведения;
2. При приёме на работу работник передал свою трудовую книжку работодателю (т.е. она находится у работодателя на хранении);
3. При увольнении работник в последний рабочий день не забрал трудовую книжку и не предоставил письменное согласие на её отправку по почте;
4. При переходе организации на электронные трудовые книжки – нужно уведомить сотрудников о праве выбрать способ ведения книжки и о сроках подачи заявления.

Если работник изначально согласился на электронную трудовую книжку и предоставил соответствующее заявление, уведомление о получении бумажной книжки не требуется.

Сроки отправки уведомления

Трудовой кодекс РФ не устанавливает жёсткого календарного срока для направления уведомления о получении трудовой книжки. Однако на практике и в разъяснениях ведомств выработаны следующие ориентиры:

• Уведомление считается исполненным, если оно направлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении не в последний день работы, а в согласованный в трудовом договоре (или коллективном договоре) срок для отправки документов;
• Если такой срок в договоре не прописан, рекомендуется отправлять уведомление в течение трёх рабочих дней после дня, когда стало известно, что работник не забрал книжку;
• После отправки уведомления работодатель более не несет ответственности за возможную просрочку выдачи трудовой книжки (ответственность переходит на работника, который не явился за документом).

Пример: работник уволен 15 апреля 2026 г., в последний день не забрал книжку и не дал согласия на почтовую отправку. Кадровик составляет уведомление 16 апреля и отправляет его заказным письмом. С момента отправки ответственность за задержку выдачи книжки снимается с работодателя.

Способы доставки уведомления

Для подтверждения факта получения уведомления рекомендуется использовать следующие способы:

• Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (наиболее надёжно);
• Курьерская доставка с подписью получателя;
• Личная вручка под расписку (в этом случае необходимо оформить акт о вручении).

Простая электронная почта или SMS не считаются достаточными доказательствами направления уведомления в случае спора.

Последствия несоблюдения порядка уведомления

Если работодатель не направил уведомление или направил его ненадлежащим образом, а работник не получил трудовую книжку, то:

• Работодатель может быть привлечён к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков выдачи трудовой книжки) – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций;
• Работник имеет право требовать компенсации за задержку выдачи документа (средний заработок за период задержки) и возмещения убытков, связанных с невозможностью трудоустроиться;
• В судебной практике часто признаётся, что отсутствие надлежащего уведомления освобождает работника от обязанности возмещать расходы на отправку книжки по почте.

Образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий требованиям практики и разъяснений КонсультантПлюс (актуален на 2026 г.).

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости получить трудовую книжку

Настоящим уведомляем вас, [ФИО работника], что в связи с увольнением из организации
«[Наименование организации]» (дата увольнения – [dd.mm.yyyy]) вы не получили
трудовую книжку и не предоставили письменное согласие на её отправку по почте.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 66 ТК РФ и внутренними локальными актами
организации вы обязаны явиться за получением трудовой книжки в течение
[указать срок, например: 5 рабочих дней] с момента получения данного уведомления

по адресу: [адрес отдела кадров или бухгалтерии].

В случае невозможности личного получения вы можете дать письменное согласие на
отправку трудовой книжки заказным письмом с описью вложения и уведомлением о
вручении на ваш почтовый адрес: [указать адрес].

Просьба подтвердить получение данного уведомления и указать выбранный способ
получения трудовой книжки (личное получение или почтовая отправка) в течение
указанного срока.

Дата составления: [dd.mm.yyyy]
Подпись: ___________________ /[ФИО ответственного лица]/
М.П;

Примечание: документ можно оформить на фирменном бланке организации; обязательно указать реквизиты отправителя (ИНН, КПП, адрес) и получателя.

Особенности для дистанционных работников

Для сотрудников, работающих удалённо, порядок уведомления аналогичен, но есть нюансы:

• Срок для отправки уведомления может быть указан в трудовом договоре как «срок для отправки документов при удалённом взаимодействии»;
• Если работник проживает в другом регионе, предпочтительно использовать заказное письмо с уведомлением о вручении, чтобы подтвердить факт доставки;
• В случае отказа работника получать книжку лично, необходимо получить его письменное согласие на почтовую отправку (электронная форма согласия допустима, если она соответствует требованиям ст. 9 ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Переход на электронные трудовые книжки: связанные сроки уведомлений

С 2020 г. в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим работодатели должны были выполнить ряд информационных мероприятий. Основные сроки, указанные в нормативных актах и разъяснениях:

• До 30 июня 2020 г. – письменное уведомление каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• До 31 октября 2020 г. – обязательное информирование работников о праве выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и о последствиях выбора;
• До 31 декабря 2020 г. – срок подачи работниками заявления о выбранном способе ведения трудовой книжки. После этой даты работодатель ведёт трудовую книжку в электронном виде по умолчанию, если заявление не подано.

Эти сроки уже истекли, однако в организациях, где работники до сих пор не подали заявления, по-прежнему актуально напоминать о необходимости сделать выбор и оформлять соответствующие уведомления.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота, который позволяет снять с работодателя ответственность за задержку выдачи документа и защитить права работника. Ключевые моменты, которые следует помнить:

• Уведомление требуется только при наличии бумажной трудовой книжки и отсутствия согласия на электронный формат;
• Срок отправки определяется трудовым договором или, в отсутствие такового, рекомендуется укладываться в три рабочих дня после события, вызвавшего необходимость уведомления;
• Надёжный способ доставки – заказное письмо с описью и уведомлением о вручении;
• Несоблюдение порядка может повлечь административную ответственность и обязательства по компенсации убытков работнику;
• При переходе на электронные трудовые книжки необходимо соблюсти установленные законодателем сроки информирования и сбора заявлений.

Соблюдение данных правил обеспечит прозрачность кадровых процессов, снизит риски трудовых споров и поможет поддерживать добросовестные отношения между работодателем и сотрудниками.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант, разъяснения Минтруда России) и актуальна на 21 мая 2026 г.