Цель статьи – предоставить работодателям, работникам и специалистам по кадрам готовые образцы заявлений, которые используются при внесении различных записей в трудовую книжку (бумажную и электронную). В статье рассматриваются правовые основы, типовые ситуации, пошаговые инструкции по заполнению и рекомендации по оформлению.
Правовая база
Ведение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 418н);
- Пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек – перечень сведений, подлежащих внесению (награждения, повышение квалификации, восстановление прав и др.);
- Приказ Минтруда России № 44н от «Об электронных трудовых книжках».
С 1 января 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в системе Социального фонда РФ. При этом порядок подачи заявлений и внесения записей в ЭТК остаётся аналогичным бумажному документу, но оформляется в электронном виде через портал СЗВ‑ТД (Система защиты прав работников).
Когда требуется заявление в трудовую книжку?
Заявление (или запрос) в трудовую книжку подаётся в следующих типовых случаях:
- Приём на работу (внесение записи о первом месте работы);
- Перевод, перемещение, перевод в другое подразделение (запись о смене места работы);
- Повышение в должности, присвоение квалификационной категории, награждение за трудовые заслуги;
- Окончание трудового договора (увольнение, сокращение, истечение срока контракта);
- Восстановление прав работника (в случае восстановления в должности, отмены увольнения);
- Корректировка ошибок (опечатка, неверные даты, неверные реквизиты);
- Выдача и возврат бумажной трудовой книжки (в случае её утери, кражи, порчи);
- Перевод в электронную форму (переоформление в ЭТК).
Общие требования к заявлению
- Заявление оформляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты;
- Текст заявления пишется без орфографических и пунктуационных ошибок;
- Подпись заявителя (работника) и печать (если заявление подаёт работодатель);
- Приложения (копии документов, приказов, справок) указываются в перечне;
- Для ЭТК заявление подаётся в электронном виде через портал СЗВ‑ТД с загрузкой сканов документов.
Образцы заявлений
Заявление о приёме на работу (внесение первой записи)
Заявление о внесении записи в трудовую книжку От: _________________________________ (ФИО работника, СНИЛС, дата рождения) К: _________________________________ (Наименование организации, ИНН, ОКПО) Прошу внести в мою трудовую книжку запись о приёме на работу в должность «_____________________» с __.__.20__ г. Основание: трудовой договор № ___ от __.__.20__ г. Приложения: Копия трудового договора. Копия паспорта. Копия СНИЛС.
Заявление о переводе (смене места работы)
Заявление о внесении записи о переводе в трудовую книжку От: _________________________________ (ФИО, должность, подразделение) К: _________________________________ (Руководителю организации) В соответствии с приказом № ___ от __.__.20__ г. прошу внести в трудовую книжку запись о переводе с должности «_____________________» (подразделение) на должность «_____________________» (подразделение) с __.__.20__ г. Приложения: Копия приказа о переводе. Копия трудового договора (при необходимости).
Заявление о повышении в должности и присвоении квалификационной категории
Заявление о внесении записи о повышении в должности От: _________________________________ (ФИО, текущая должность) К: _________________________________ (Руководителю организации) В соответствии с приказом № ___ от __.__.20__ г. прошу внести в трудовую книжку запись о повышении в должности с «_____________________» до «_____________________», а также о присвоении квалификационной категории «_____________________» с __.__.20__ г. Приложения: Копия приказа о повышении. Копия сертификата/диплома о повышении квалификации (при наличии).
Заявление об увольнении (внесение записи об окончании трудового договора)
Заявление о внесении записи об увольнении От: _________________________________ (ФИО, должность) К: _________________________________ (Руководителю организации) В соответствии с приказом № ___ от __.__.20__ г. прошу внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию (или по инициативе работодателя) с __.__.20__ г. Приложения: Копия приказа об увольнении; Копия расчётного листа (при необходимости).
Заявление о восстановлении прав работника (отмена увольнения)
Заявление о внесении записи о восстановлении в трудовой книжке От: _________________________________ (ФИО, должность) К: _________________________________ (Руководителю организации) В соответствии с решением суда № ___ от __.__.20__ г. прошу внести в трудовую книжку запись о восстановлении в должность «_____________________» с __.__.20__ г. Приложения: Копия судебного решения. Копия приказа о восстановлении.
Заявление о корректировке ошибки в трудовой книжке
Заявление о внесении исправлений в трудовую книжку От: _________________________________ (ФИО, должность) К: _________________________________ (Руководителю организации) Обращаюсь с просьбой исправить ошибку в записи о месте работы (стр. __, строка __): указано «_____________________», правильно «_____________________». Основание: копия справки из отдела кадров, подтверждающая правильные данные. Приложения: Копия справки из отдела кадров. Копия записи в трудовой книжке (скан).
Заявление о выдаче (возврате) бумажной трудовой книжки после её утери
Заявление о выдаче (возврате) трудовой книжки От: _________________________________ (ФИО, СНИЛС) К: _________________________________ (Работодателю, отделу кадров) Сообщаю о потере (краже) трудовой книжки № ___ от __.__.20__ г. Прошу оформить выдачу (восстановление) новой трудовой книжки. Приложения: Копия заявления в полицию (если подано). Копия паспорта. Копия СНИЛС.
Заявление о переходе в электронную трудовую книжку
Заявление о переводе в электронную трудовую книжку От: _________________________________ (ФИО, СНИЛС) К: _________________________________ (Работодателю, отделу кадров) В соответствии с Приказом Минтруда РФ № 44н прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в системе СЗВ‑ТД. Приложения: Копия паспорта. Копия СНИЛС. Согласие на обработку персональных данных (по образцу).
Пошаговая инструкция по подаче заявления
- Подготовьте документ. Скачайте один из образцов, заполните все обязательные реквизиты, проверьте орфографию.
- Соберите необходимые приложения. Обычно это копии приказов, договоров, справок, паспорта, СНИЛС.
- Подпишите заявление. Если заявление подаёт работник, ставьте свою подпись; если работодатель – подпись уполномоченного лица и печать организации.
- Передайте заявление в отдел кадров. Для бумажной трудовой книжки – лично или по почте; для ЭТК – загрузите скан в личный кабинет СЗВ‑ТД.
- Ожидайте внесения записи. Сроки зависят от внутренней процедуры организации (обычно 5‑10 рабочих дней).
- Получите подтверждение. Для ЭТК – уведомление в личном кабинете; для бумажной – подпись ответственного лица в трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подавать заявление, если запись в трудовой книжке делается автоматически?
Да. Даже если запись вносится по приказу, работнику рекомендуется направить письменное заявление, чтобы иметь документальное подтверждение своего запроса.
Можно ли исправить ошибку в ЭТК без заявления?
Нет. Любая корректировка в электронной трудовой книжке требует официального запроса через СЗВ‑ТД с приложением подтверждающих документов.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Сотрудник может показать выписку из личного кабинета СЗВ‑ТД или предоставить скриншот с указанием номера ЭТК. Работодатель может запросить подтверждение через портал «СЗВ‑ТД».
Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?
Сотрудник имеет право обратиться в инспекцию по труду с копией заявления и приложений. По закону работодатель обязан выполнить запись в течение 5 рабочих дней после получения запроса.
Правильное оформление заявлений в трудовую книжку – важный элемент трудовых отношений. Используя представленные образцы, вы сможете быстро и без ошибок оформить любые изменения, связанные с записью в трудовой (бумажной или электронной) книжке. Помните, что соблюдение законодательных требований и своевременное предоставление всех необходимых документов гарантируют корректность и законность записей.
Дата актуализации статьи: