В 2026 году вопросы, связанные с оформлением, ведением и хранением трудовых книжек, остаются актуальными, несмотря на активный переход к электронному документообороту․ Бумажные трудовые книжки по-прежнему действуют для тех, кто впервые устроился на работу до 2021 года и не отказался от их ведения, а также в случаях утери или порчи документа․ В данной статье мы подробно разберем, как выглядит образец новой трудовой книжки, какие правила заполнения действуют согласно Приказу Минтруда № 320н, и предоставим образцы необходимых заявлений․

Основные изменения и нормативная база

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н․ Этот документ утвердил новую форму трудовой книжки, порядок ее ведения и хранения․

Ключевые особенности текущего периода (2026 год):

• Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся․ Вся информация о трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде (ЭТК)․
• Бумажные книжки нового образца используются для сотрудников, у которых они уже были заведены ранее, или в случаях восстановления утраченного документа для тех, кто имел стаж до 2021 года․
• Все записи в бумажный вариант вносятся строго по новым правилам, утвержденным Порядком № 320н․

Когда требуется оформление новой трудовой книжки?

Работодатель обязан оформить работнику новую трудовую книжку (бумажную) в следующих случаях:

Первичное трудоустройство (до 2021 года): Если сотрудник впервые устраивается на работу и на момент приема (до ) у него не было трудовой книжки․
Утрата или порча: Если имеющаяся у сотрудника трудовая книжка утеряна, украдена, пришла в негодность (сгорела, порвана, залита водой) и не подлежит восстановлению․
Отсутствие вкладыша: Если закончились страницы для записей, а вкладыш отсутствует или также заполнен․

> Важно! Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан завести новую трудовую книжку․

Заявление об оформлении новой трудовой книжки: образец и правила

Самым важным этапом при заведении нового документа является получение от сотрудника письменного заявления․ Без этого документа работодатель не имеет права заводить новую книжку․

Что должно быть в заявлении?

В тексте заявления сотрудник должен собственноручно указать:

• Просьбу оформить новую трудовую книжку․
• Причину отсутствия предыдущего документа (утрата, порча, отсутствие ранее)․
• Дату и подпись․

Образец заявления (текст для 2026 года)

Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П․С․
от менеджера Петрова И․И․

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой (порчей/отсутствием) прежней трудовой книжки․
Ответственность за достоверность указанных сведений и отсутствие другой трудовой книжки беру на себя․

Подпись: ___________ /Петров И․И․/

Примечание: Если трудовая книжка утеряна, работник также может написать отдельное заявление о выдаче дубликата, если есть возможность восстановить записи, но чаще при полной утрате заводится новая книжка с чистого листа, а стаж подтверждается справками с предыдущих мест работы․

Инструкция по заполнению ьного листа

Оформление ьного листа новой трудовой книжки требует особой внимательности․ Все записи вносятся разборчиво, шариковой или перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета․ Использование сокращений не допускается․

Порядок заполнения:
ФИО: Указывается полностью (Фамилия, Имя, Отчество) без сокращений․
Дата рождения: Записывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
Образование: Указывается уровень образования на основании документов об образовании (среднее, среднее профессиональное, высшее и т․д․)․
Профессия, специальность: Записывается точно так, как указано в дипломе или свидетельстве․
Дата заполнения: Текущая дата внесения записи․
Подпись работника: Сотрудник собственноручно подтверждает правильность внесенных данных․
Подпись ответственного лица: Подписывает специалист кадровой службы или работодатель․
Печать: На ьном листе ставится печать организации (или ИП), если она используется․ С 2026 года наличие печати у ИП и некоторых ООО может быть необязательным, но для трудовых книжек рекомендуется проставление штампа при его наличии․

Особенности ведения записей в 2026 году

Согласно новым правилам, при внесении записей о приеме на работу, переводе или увольнении необходимо соблюдать следующие требования:

• Нумерация: Записи нумеруются сквозным порядком в пределах каждого раздела․
• Отсутствие сокращений: Нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «ст․» вместо «статья»․
• Основание: Каждая запись должна иметь основание (приказ, распоряжение) с указанием его даты и номера․
• Электронная трудовая: Параллельно с внесением записи в бумажную книжку (для тех, у кого она ведется), работодатель обязан передать сведения в Пенсионный фонд (СФР) для отражения в электронной трудовой книжке․

Пример записи о приеме на работу:

В графе 3 раздела «Сведения о работе»:

• Принят в отдел продаж на должность менеджера․

В графе 4:

• Приказ от № 45-к․

Что делать, если закончились страницы?

Если в трудовой книжке закончились страницы одного из разделов, к ней оформляется вкладыш․

• Вкладыш без трудовой книжки недействителен․
• На ьном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера․
• Вкладыш пронумеровывается и заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку сотруднику, который устраивается на работу впервые в 2026 году?
Ответ: Нет․ Для впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются․ Сведения о их трудовой деятельности формируются только в электронном виде․

Вопрос: Можно ли использовать бланки трудовых книжек старого образца?
Ответ: Бланки, выпущенные до 2021 года, действительны и могут использоваться до их полного израсходования, если они соответствуют требованиям законодательства․ Однако форма 2021 года (утвержденная Приказом № 320н) является приоритетной․
Вопрос: Кто несет ответственность за утерю трудовой книжки работником?
Ответ: Если трудовая книжка была у работника на руках (например, при увольнении) и он ее потерял, ответственность за ее восстановление и сбор документов о стаже лежит на самом работнике․ Работодатель при приеме на работу лишь заводит новую книжку на основании заявления․

Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия защиты трудовых прав сотрудника и соблюдение законодательства работодателем․ В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажный документ сохраняет свою юридическую силу для миллионов граждан․ Использование актуальных образцов заявлений, соблюдение правил заполнения ьного листа и внесение записей без сокращений помогут избежать проблем при подсчете стажа и назначении пенсии․

Помните: любое несоответствие в записях может потребовать длительной процедуры исправления или подтверждения стажа через архивы, поэтому внимательность при заполнении «образца нового трудовой книжки» (как часто ищут пользователи) крайне важна․