Трудовая книжка — это важнейший документ‚ подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Однако даже опытные кадровики не застрахованы от опечаток. Одна из самых частых проблем — ошибка в дате (приема‚ увольнения‚ заполнения граф или даже даты рождения на ьном листе).

Главное правило: ошибку в трудовой книжке нельзя просто зачеркнуть и написать правильный вариант поверх. Такие действия приведут к недействительности документа и проблемам при оформлении пенсии. Исправления вносятся по строгим правилам‚ актуальным на 2026 год согласно приказу Минтруда.

• Кто исправляет: ошибку исправляет либо организация‚ допустившая неточность‚ либо новый работодатель. Во втором случае исправление делается на основании официального письма (справки) от предыдущей фирмы‚ совершившей ошибку.
• Как вносится: после коррекции данные должны в точности повторять содержание документа‚ послужившего основанием для изменения.
• Зачеркивание: категорически запрещено зачеркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Исправление ошибки в дате в разделе «Сведения о работе»

Если была допущена ошибка в дате приема‚ перевода или увольнения‚ порядок действий следующий:

1. В графе 1 поставьте порядковый номер‚ следующий за последней записью.
2. В графе 2 поставьте фактическую дату внесения исправляющей записи (текущую дату).
3. В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу под этой фразой укажите правильную дату и суть записи (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»);
4. В графе 4 укажите реквизиты документа‚ на основании которого вносится изменение (дата и номер приказа работодателя или иное решение).

Пример исправления неверной даты приема

Допустим‚ работник был принят 12 мая 2025 года‚ но в трудовой книжке ошибочно указали 12 марта 2025 года (запись № 15).

• Графа 1: 16 (следующий порядковый номер)
• Графа 2: (текущая дата внесения исправления)
• Графа 3: «Запись за номером 15 недействительна. Принят в отдел продаж .»
• Графа 4: Приказ от № 24-к

Ошибка в дате на ьном листе (дата рождения)

Исправление даты рождения имеет свои особенности‚ так как ьный лист подразумевает зачеркивание‚ но с обязательным заверением.

Пошаговая инструкция по приказу 320н:

1. Одной тонкой чертой зачеркните неправильную дату рождения.
2. Рядом (в верхней части обложки или на свободном месте) впишите правильную дату.
3. На внутренней стороне обложки трудовой книжки создайте ссылочную запись. Укажите ссылочный номер (например‚ «Ссылка 1»).
4. Напишите суть изменения: «Дата рождения исправлена на основании паспорта серии 00 000000‚ выданного ОВД района Любимый г.».
5. Ниже поставьте подпись лица‚ внесшего исправление‚ и печать организации (при наличии).

Пропущенная дата или запись

Правила исправления зависят от того‚ сделана ли в трудовой книжке запись об увольнении.

Если работник еще не уволен и запись об увольнении отсутствует‚ то в разделе «Сведения о работе» поставьте следующий порядковый номер и фактическую дату внесения записи‚ а затем внесите пропущенную запись по общим правилам с указанием реквизитов документа-основания.

Ошибка в наименовании организации и дате приказа

Наименование организации в трудовую книжку вписывают без нумерации. Если в шапке записи указана неверная дата приказа или ошибка в названии компании‚ исправить это можно так:

• В графе 1 поставить порядковый номер записи.
• В графе 2 вписать дату внесения исправляющей записи.
• В графе 3 указать: «Запись о переименовании (или данные приказа) недействительна» и внести верные сведения.
• В графе 4 проставить дату и номер приказа работодателя‚ на основании которого сделаны корректировки.

Обратите внимание: если ошибка была допущена в самом приказе‚ на основании которого вносилась запись‚ то необходимо сначала отменить ошибочный приказ новым приказом‚ и уже на основании нового приказа вносить изменения в трудовую книжку.

Когда нужен дубликат?

Не во всех случаях ошибку можно исправить записью «недействительно». Дубликат трудовой книжки оформляется‚ если работодатель внес неправильную или неточную запись‚ которая была признана недействительной‚ но исправление невозможно (например‚ страница испорчена‚ много зачеркиваний‚ или записи невозможно прочитать).

Работа с трудовыми книжками требует максимальной внимательности. Если вы обнаружили ошибку в дате‚ не паникуйте и не пытайтесь замаскировать опечатку корректором или сплошным зачеркиванием. Следуйте инструкции: признайте ошибочную запись недействительной в разделе «Сведения о работе» или сделайте ссылочную запись на внутренней стороне обложки (для ьного листа)‚ обязательно опираясь на официальные документы-основания.