Оформление сотрудников у индивидуального предпринимателя часто вызывает множество вопросов, особенно когда дело касается ведения классической бумажной трудовой книжки. Многие ИП поначалу путаются: нужно ли указывать название должности руководителя, как ставить подпись и кто вообще должен заверять записи, если в штате нет кадровика.
В этой статье мы подробно разберем все правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, актуальные на 2026 год, рассмотрим типичные ошибки и приведем наглядные примеры.
Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель вносит записи в трудовые книжки своих сотрудников точно так же, как и любое юридическое лицо. Это означает, что ИП несет полную ответственность за правильность и своевременность ведения этого документа.
Главное правило, которое нужно запомнить: в трудовую книжку сотруднику, проработавшему более 5 дней, для которого данная работа является основной, вносится запись о приеме на работу (если работник не перешел на электронную трудовую книжку и продолжает вести бумажную). На внесение записи у работодателя есть 5 рабочих дней со дня подписания трудового договора.
Кто заполняет и подписывает трудовую книжку у ИП?
Индивидуальные предприниматели, особенно на начальных этапах деятельности, часто занимаются ведением кадровой документации лично. В этом случае запись в трудовую о приеме на работу ИП делает сам и заверяет собственной подписью.
Однако, чтобы не возникало путаницы и вопросов со стороны проверяющих органов, рекомендуется:
- Назначить ответственного за работу с трудовыми книжками отдельным приказом (даже если этим ответственным является сам ИП).
- Если у вас есть наемный бухгалтер или специалист по кадрам, делегировать эти функции им, также зафиксировав это в приказе.
Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки
Разберем, как именно должна выглядеть запись в трудовой книжке при трудоустройстве к ИП.
Шаг 1. Заполнение графы 3 (Сведения о работе)
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование работодателя. Для ИП это будет звучать так: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович» или сокращенно «ИП Иванов И.И.». Под этой строкой запись о приеме на работу не пишется, она пойдет в следующей строке.
Шаг 2. Заполнение графы 1 и 2 (Дата)
В следующей строке (под заголовком с ФИО ИП) проставляется дата приема на работу:
- Графа 1 — порядковый номер записи.
- Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами, например: 15 05 2026).
Шаг 3. Заполнение графы 3 (Сведения о приеме)
Здесь делается сама запись: «Принят(а) в отдел [название отдела] на должность [название должности]». Если у ИП нет структурных подразделений, слово «отдел» опускается, и пишется просто: «Принят(а) на должность продавца».
Если прием осуществляется с определенными условиями (например, по совместительству или на сезонную работу), это обязательно указывается в записи.
Шаг 4. Заполнение графы 4 (Основание)
В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись — это приказ о приеме на работу. ИП вправе применять унифицированную форму Т-1 или разработать собственный вариант приказа. Запись выглядит так: «Приказ от № 1-к».
Образец заполнения трудовой книжки у ИП
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть страница трудовой книжки:
Сведения о работе
- … (предыдущие записи)
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| Число Месяц Год | |||
| Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович | |||
| 5 | 15 05 2026 | Принят на должность менеджера по продажам. | Приказ от № 3-к |
Важно: Печать организации или ИП проставляют, если она используется. С 2026 года наличие печати у ИП не является строго обязательным, но если печать есть, она должна ставиться при увольнении сотрудника. При приеме на работу печать обычно не ставится.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что бумажная трудовая книжка — это не единственный способ учета стажа. Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель не делает записи в бумажном бланке.
В этом случае ИП просто подает в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Сделать это необходимо в установленные законом сроки. При этом бумажная трудовая книжка работника выдается ему на руки с соответствующей записью об увольнении с прошлого места работы.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка в наименовании ИП. Некоторые пишут просто фамилию без аббревиатуры «ИП» или добавляют выдуманные должности вроде «Директор ИП Иванов». ИП — это физическое лицо, у него не может быть директора в рамках своего ИП. Правильно: «ИП Иванов И.И.».
- Нарушение сроков. Внести запись нужно в течение 5 дней (недели) со дня начала работы, а не с момента подписания договора, если фактический выход на работу произошел позже.
- Забыли назначить ответственного. Даже если записи делает сам ИП, издание приказа о назначении себя ответственным за ведение трудовых книжек обезопасит вас от штрафов при проверке ГИТ.
Работа у ИП по трудовой книжке для сотрудника ничем не отличается от работы в ООО, права и гарантии одинаковы. Для индивидуального предпринимателя процесс заполнения трудовой книжки также подчиняется общим правилам ТК РФ. Главное — четко указывать статус работодателя (ИП + ФИО), не придумывать несуществующие должности руководителя и не забывать про сроки внесения записей и подачу отчетов в СФР. Аккуратное ведение кадровой документации, залог спокойствия вашего бизнеса!