Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему имеет юридическую силу и требует строгого соблюдения правил заполнения. В 2026 году порядок ведения, хранения и оформления этих документов регулируется обновленными нормативно-правовыми актами, включая приказы Минтруда и Минфина.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку, какие изменения вступили в силу в 2026 году, и на что обратить особое внимание работодателям и сотрудникам.
Согласно действующему законодательству, оформление трудовой книжки впервые осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Это требование остается неизменным и направлено на минимизацию ошибок и обеспечение прозрачности процесса.
Основные принципы заполнения:
- Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
- Запрещено использовать сокращения (например, «приказ» вместо «пр.»).
- Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Записи должны быть четкими, разборчивыми и не иметь помарок.
В 2026 году заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии у работника трудовой книжки либо при оформлении нового бланка. Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан завести ему трудовую книжку в течение недели.
Важно помнить: при отсутствии трудовой книжки по причине ее утери или повреждения, работник должен написать соответствующее заявление, и работодатель оформляет дубликат или новый документ в установленном порядке.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности и переход
Электронная трудовая книжка становится все более распространенной альтернативой бумажному аналогу. Однако даже при переходе на ЭТК, бумажная версия может быть выдана работнику на руки по его письменному заявлению.
При выдаче бумажной трудовой книжки на руки в графе 13 необходимо сделать следующую запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
После этой записи сотрудник обязан поставить свою подпись, подтверждая получение документа.
Внесение записей: прием, перевод, увольнение
Каждая запись в трудовой книжке должна быть основана на соответствующем приказе (распоряжении) работодателя. Рассмотрим основные типы записей:
Прием на работу
Указывается дата приема, должность, структурное подразделение и основание (номер и дата приказа). Пример:
- принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам. Приказ от № 45-к.
Перевод на другую должность
Запись вносится аналогично приему, но с указанием предыдущей и новой должности. Обязательно наличие согласия работника и соответствующего приказа.
Увольнение
При увольнении указывается причина со ссылкой на статью ТК РФ, дата увольнения и номер приказа. Пример:
- уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Приказ от № 89-к.
Вкладыш в трудовую книжку
Если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, к ней оформляется вкладыш. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее недействителен. На ьном листе основной книжки делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Исправление ошибок
Ошибки в трудовой книжке исправляются путем зачеркивания неверной записи одной чертой и внесения правильной записи рядом. На полях или на свободной строке делается ссылка на документ-основание исправления. Использование корректора или закрашивание ошибок запрещено.
Хранение и учет трудовых книжек
Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников. Учет ведется в специальной книге (журнале) движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Выдача книжек работникам производится под роспись в личной карточке или журнале учета.
Правильное оформление трудовой книжки — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работника. Ошибки в записях могут привести к проблемам при подтверждении стажа, назначении пенсии или получении кредитов. Поэтому работодателям следует внимательно относиться к каждому пункту инструкции, а работникам — проверять все вносимые записи перед подписью.
В 2026 году, с учетом развития цифровых технологий и обновления нормативной базы, соблюдение правил ведения трудовых книжек становится еще более важным. Следуйте актуальным рекомендациям Минтруда, и ваши документы всегда будут в порядке.