Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Многие сотрудники, устраиваясь на работу к индивидуальному предпринимателю (ИП), задаются вопросом: обязан ли работодатель-ИП вносить запись в их трудовую книжку? Ответ однозначный — да, обязан․ Однако в современных реалиях есть множество нюансов, связанных с переходом на электронные форматы и изменением бланков․
Обязанности ИП как работодателя
Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель, выступающий в роли работодателя, несет те же обязанности, что и юридическое лицо․ Если работник проработал у ИП более 5 дней и эта работа является для него основной, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку․
ИП должен вести кадровый учет в полном объеме: заключать трудовой договор, издавать приказ о приеме на работу и правильно заполнять документы о стаже․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их влияние на работу ИП
С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 2021 года при приеме на работу кадровики (и предприниматели) должны формировать сведения о трудовой деятельности сотрудников именно в электронном виде, подавая отчеты в Социальный фонд России (СФР)․
Появление ЭТК несколько облегчило работу предпринимателей, так как:
- Снизился объем бумажной работы;
- Минимизировались риски ошибок при заполнении бумажных бланков;
- Отпала необходимость хранить бумажные книжки сотрудников (за исключением тех, кто отказался от перехода на ЭТК)․
Важно: Если сотрудник впервые устроился на работу после 2020 года и написал заявление о ведении электронной трудовой книжки, бумажный бланк ему не заводится․ В этом случае ИП не вносит записи на бумаге, а лишь передает сведения в электронном виде․
Кому ИП продолжает вести бумажную трудовую книжку?
Несмотря на цифровизацию, у многих граждан на руках остаются бумажные трудовые книжки․ Если работник до конца 2020 года не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель (в т․ч․ ИП) обязан продолжать вести его документ в бумажном формате параллельно с электронным․
Как ИП правильно внести запись в бумажную трудовую книжку?
При заполнении бумажного документа предприниматель должен строго соблюдать Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года․ В графе 3 раздела «Сведения о работе» в качестве наименования работодателя указывается:
Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество
Ниже, в следующей строке, делается запись о приеме на работу с указанием должности и реквизитов приказа․ Обратите внимание: недопустимо сокращать слова до «ИП Иванов А․А․», запись должна быть полной․
Новые бланки трудовых книжек с 2023 года
Для тех сотрудников, кто сохранил бумажный формат, но нуждается в оформлении вкладыша или новой трудовой книжки (например, при утере), действуют новые правила․
С 2023 года оформление бумажных трудовых книжек происходит на новых бланках․ Их изготовление регламентируется Приказом Минфина России №55н от 11 апреля 2022 года․ Теперь эти бланки стали защищенной полиграфической продукцией уровня защиты В․ Это означает, что степень защиты документа повышена, что затрудняет подделку․
ИП должен приобретать новые бланки только у сертифицированных распространителей (например, в СоюзПечати) и не имеет права принимать от работника бланк, купленный им самостоятельно на рынке или в непроверенном магазине․
Ответственность ИП за невнесение записи
Если индивидуальный предприниматель нарушит законодательство и не внесет запись в бумажную трудовую книжку (когда это обязательно) или не подаст сведения в СФР для ЭТК, ему грозит административная ответственность․
- Штраф от трудовой инспекции — за нарушение трудового законодательства размер штрафа для ИП может составить от 1 000 до 5 000 рублей․ При повторном нарушении — дисквалификация и увеличение штрафа․
- Штраф от СФР — за несвоевременную или неверную подачу отчетности по электронным трудовым книжкам предусмотрены пени и штрафы․
- Обязанность возместить ущерб работнику — если из-за невнесения записи сотруднику не засчитали стаж, ИП обязан будет компенсировать ему неполученный доход (например, больничные, которые зависят от стажа)․
Краткий алгоритм действий для ИП при приеме работника
Чтобы избежать ошибок, индивидуальному предпринимателю следует придерживаться простого алгоритма:
- Заключить трудовой договор․
- Издать приказ о приеме на работу․
- Уточнить у сотрудника наличие бумажной трудовой книжки и его статус по ЭТК (подавал ли он заявление на ведение электронной версии)․
- Если бумажная книжка ведется — внести в нее запись по всем правилам Инструкции Минтруда․
- При необходимости оформить новую книжку или вкладыш на бланке нового образца (уровень защиты В)․
- Своевременно подать отчетность в СФР для формирования электронной трудовой книжки․
Индивидуальный предприниматель является полноценным работодателем, и на него возлагается обязанность по ведению как бумажных, так и электронных трудовых книжек․ Переход на ЭТК не отменил необходимости работы с бумажными документами для тех, кто решил их сохранить․ Главное для ИП — соблюдать требования Трудового кодекса, следить за изменениями в инструкциях Минтруда и использовать актуальные защищенные бланки, чтобы избежать штрафов и обеспечить своим сотрудникам беспроблемный учет стажа․