Вопрос о том, с какого момента индивидуальный предприниматель (ИП) обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников, вызывает много споров․ Ответ на него напрямую зависит от даты приема работника на работу и формата книжки (бумажный или электронный)․ Давайте разберемся в деталях․
Общее правило: обязанность всех работодателей
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа являеться для работника основной․
Ключевое исключение в этой норме — работодатели-физические лица, не зарегистрированные как ИП․ Они действительно не обязаны вести трудовые книжки․ Но индивидуальный предприниматель (ИП), это юридически зарегистрированный работодатель, и на него это общее правило распространяется․
Переломный момент: 1 января 2021 года
С вступлением в силу Постановления Правительства РФ № 225 (с изменениями) и Федерального закона № 422-ФЗ с 1 января 2021 года в России началось постепенное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Важнейшее правило, действующее на сегодняшний день (2026 год):
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года (т․е․ с 1 января 2021 года и позже), бумажную трудовую книжку ему оформлять не нужно․ Ему открывается и ведется электронная трудовая книжка в реестре СЗВ-ТД․
- Если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года (устроился до ), то при приеме на новую работу ИП (как и любой другой работодатель) обязан принять у него эту бумажную книжку и продолжать в нее вносить записи (если сотрудник не заявил об отказе от бумажного носителя в пользу электронного)․
Практические выводы для предпринимателя (ИП)
Таким образом, обязанность ИП вести трудовые книжки возникает с момента приема на работу сотрудника, но формат ведения зависит от даты первого трудоустройства этого сотрудника:
Сотрудник, впервые устраивающийся на работу с
- Формат: Только электронная трудовая книжка․
- Действия ИП: В течение пяти рабочих дней со дня приема на работу (или с даты, когда сотрудник предоставил СНИЛС) ИП обязан направить в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД)․ Это автоматически создаст ЭТК сотрудника․ Бумажный документ не выдается․
- Важно: ИП может вести свою внутреннюю кадровую документацию (например, личную карточку Т-2) в бумажном виде, но сама трудовая книжка — исключительно электронная․
Сотрудник, имевший бумажную книжку до 2021 года
- Формат: Бумажная трудовая книжка (если сотрудник не отказался от нее)․
- Действия ИП: Принять бумажную книжку у сотрудника․ Вносить в нее записи об осуществляемой работе и увольнении․ При увольнении вернуть книжку работнику по его заявлению․
- Возможен вариант: Сотрудник может добровольно отказаться от бумажной книжки и перевести ее в электронный формат․ В этом случае ИП также направляет сведения в ПФР․
Краткая памятка для предпринимателя
- Определите, когда сотрудник впервые устроился на работу․
- Если дата первого трудоустройства — с : Вам не нужно покупать и заполнять бумажную книжку․ Ваша задача, вовремя отправить данные в ПФР (СЗВ-ТД)․
- Если дата первого трудоустройства — до : Вы обязаны вести бумажную книжку․ Примите ее у сотрудника, заполняйте и храните․
- Сроки: Запись о приеме на работу вносится в день приема․ При увольнении трудовая книжка (бумажная) выдается работнику по его письменному заявлению не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․
- Возраст: Трудовую книжку (в т․ч․ электронную) открывают с 14 лет․
Ответ на главный вопрос
С какого времени ИП должен вести трудовые книжки?
Ответ: С момента приема на работу любого сотрудника, если его трудовая деятельность является основной и длится более пяти дней․ Но с 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу граждан эта книжка — исключительно электронная․ Для сотрудников со стажем, начавшимся до этой даты, сохраняется обязанность вести бумажную книжку․
Важно: Данная статья носит справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или контролирующими органами, так как законодательство может меняться․