В современной российской практике трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем (ИП) и наемным сотрудником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Несмотря на то, что ИП — это физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, он приобретает статус работодателя при заключении трудового договора с работником. В этом случае ИП обязан вести трудовую книжку сотрудника и вносить в нее все необходимые записи: о приеме, увольнении, переводе, поощрениях и др.

Да, обязан. Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель (включая ИП) обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Записи вносятся только о наемных работниках. Сам ИП не вносит записи о себе в свою трудовую книжку — это невозможно, так как он является работодателем, а не работником в рамках собственного бизнеса.

Кто отвечает за внесение записей?

Записи в трудовую книжку вносятся ответственным лицом, назначенным приказом ИП. Как правило, это:

• кадровик (если есть штатная единица);
• бухгалтер;
• сам ИП — если он ведет кадровый учет самостоятельно.

Важно: запись должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника (п. 30 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от № 320н).

Как правильно оформить запись о приеме на работу к ИП?

Запись в трудовой книжке о приеме на работу ИП должна соответствовать единым требованиям, установленным Приказом Минтруда № 320н. Ниже приведен образец записи с пояснениями.

Формат записи (по графам трудовой книжки):

1. Графа 1 — порядковый номер записи: ставится номер по порядку (например, 1, 2, 3…).
2. Графа 2 — дата приема на работу: указывается дата, с которой сотрудник приступил к работе (например, ).
3. Графа 3 — сведения о работодателе: пишется полное наименование ИП в соответствии с документами о регистрации. Важно! Не пишите «ИП» отдельно — указывается полное имя и ОГРНИП. Пример:
   
   «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович, ОГРНИП 321123456789012»
4. Графа 4 — основание для приема на работу: указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также ссылка на трудовой договор. Пример:
   
   «Принят на работу по трудовому договору № 5 от , приказ № 1/2026 от »
5. Графа 5 — должность: указывается должность, на которую принят сотрудник, в соответствии со штатным расписанием. Пример:
   
   «Менеджер по продажам»

Пример полной записи в трудовой книжке:

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), без помарок и исправлений. Если ошибка допущена — запись признается недействительной, и ее нужно аннулировать по правилам (см. ниже).

Что еще нужно сделать при приеме на работу?

Помимо записи в трудовой книжке, ИП обязан:

• Заключить с сотрудником трудовой договор (письменная форма обязательна — ст. 67 ТК РФ);
• Издать приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или произвольная, но с обязательными реквизитами);
• Ознакомить сотрудника с приказом под подпись;
• Оформить личную карточку работника (форма № Т-2);
• Поставить сотрудника на учет в Пенсионном фонде РФ и ФСС (если не сделано ранее);
• Вести табель учета рабочего времени.

Как исправить ошибку в записи?

Если запись о приеме на работу сделана с ошибкой (например, неверно указан ОГРНИП, должность или дата), ее нельзя просто зачеркнуть. Правильный порядок:

1. Сделать новую запись, которая аннулирует предыдущую: «Запись о приеме на работу № 1 от признана недействительной».
2. В следующей строке внести правильную запись с указанием всех корректных данных.
3. Подписать и заверить исправление печатью ИП (если есть) и подписью ответственного лица.

В случае сомнений — лучше обратиться к кадровому консультанту или в трудовую инспекцию. Неправильные записи могут стать основанием для судебных споров и штрафов (до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не вести трудовую книжку, если ИП — один человек?

Нет. Если ИП нанимает хотя бы одного сотрудника, трудовая книжка обязательна. Если ИП работает один — он не вносит записи о себе, но и не обязан вести трудовую книжку на себя.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?

Да. С 2020 года действует возможность перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если сотрудник подал заявление на переход, ИП обязан вносить записи в ЭТК через ФСС (через сервис «Личный кабинет работодателя»).

Что будет, если не внести запись в трудовую книжку?

Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Последствия:

• штраф ИП, от 1 000 до 5 000 руб. (для физлиц);
• взыскание заработной платы за время вынужденного прогула;
• восстановление на работе по решению суда.

Ведение трудовых книжек — не просто формальность, а обязанность работодателя, в т.ч. индивидуального предпринимателя. Правильно оформленная запись о приеме на работу защищает как работника, так и ИП от споров, штрафов и судебных разбирательств. Следуйте требованиям ТК РФ и Приказа Минтруда № 320н, используйте четкие формулировки, проверяйте данные и не пренебрегайте документооборотом — даже если вы работаете в одиночку, ваша репутация и законность бизнеса зависят от внимания к деталям.

Совет: всегда сохраняйте копии приказов, трудовых договоров и журналов учета трудовых книжек — это ваша страховка на случай проверки.

© Информация актуальна на . Рекомендуется сверяться с последними редакциями ТК РФ и нормативных актов Минтруда РФ.