Цифровизация коснулась многих сфер жизни, и трудовые отношения не стали исключением. В России с 2020 года активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот процесс сопровождается многими вопросами от работников и работодателей. Самая главная: обязан ли работодатель переводить сотрудника на электронный формат? Давайте разберемся подробно.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, идентичный бумажному, но хранящийся в цифровом виде. Вместо физической книжечки информация о трудовой деятельности (прием, увольнение, должность, стаж) вносится в информационную систему Социального фонда России (СФР). Данные включают:

• Личные данные работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Сведения о каждом месте работы: дата приема и увольнения, должность, основание для увольнения.
• Трудовой стаж для расчета пенсии и других социальных выплат.

Ключевое преимущество: исключается риск утери, порчи или подделки документа. Информация доступна работнику в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.

Обязан ли работодатель переводить сотрудников на ЭТК?

Законодательство (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 400-ФЗ) устанавливает четкие правила. Ответ неоднозначен: работодатель обязан вести трудовые книжки, но формат (бумажный или электронный) может выбирать работник.

Обязанность работодателя вести учет

Да, обязан. Работодатель обязан внести в трудовую книжку (бумажную или электронную) все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Это его прямая обязанность по ст. 66 и 67 ТК РФ. Невыдача или несвоевременное внесение записей влечет административную ответственность.

Выбор формата — право работника

Нет, не может принудить. С 1 января 2026 года завершается переходный период. С этой даты:

• Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку и вести ее в традиционном виде.
• Если работник подал заявление о ведении ЭТК (или не возражал против электронного формата в установленном порядке), работодатель обязан вносить записи только в электронную систему СФР. Бумажная книжка в этом случае не выдается.

Важно: Одновременное ведение и бумажной, и электронной книжки не предусмотрено. Выбор — за сотрудником.

Ключевые обязанности работодателя по ЭТК

Если работник выбрал электронный формат, на работодателя ложатся следующие обязанности:

1. Внесение записей в СФР. Все сведения о приеме, переводе, увольнении, награждениях должны быть внесены в систему Социального фонда в строгом соответствии с ТК РФ и в установленные сроки (обычно в день издания приказа).
2. Уведомление работника. Работодатель обязан до 30 июня 2025 года (дата может корректироваться, следите за официальными источниками) письменно уведомить каждого сотрудника о возможности выбора формата трудовой книжки (бумажный или электронный) и о порядке действий. Уведомление должно быть под роспись.
3. Хранение и защита данных. Работодатель не хранит сам файл ЭТК, но обязан обеспечивать корректность и конфиденциальность передаваемых в СФР данных.
4. Предоставление информации. По запросу работника работодатель должен предоставить сведения о внесенных в ЭТК записях (например, выписку) в разумный срок.

Права работника в системе ЭТК

Сотрудник, выбравший электронный формат, имеет право:

• Бесплатный доступ к своей ЭТК в любое время через личный кабинет на Госуслугах или сайте Социального фонда.
• Получать выписку из ЭТК в бумажном виде по своему запросу (СФР или работодатель могут взимать плату за оформление, если это предусмотрено регламентом).
• Обращаться с жалобами в Государственную инспекцию труда (ГИТ), прокуратуру или суд, если работодатель не вносит записи или нарушает порядок.
• Изменить решение и перейти на бумажную книжку, подав соответствующее заявление работодателю (но после перехода на бумажный формат обратно к электронному нельзя, пока не истечет срок действия бумажной книжки).

Ответственность работодателя за нарушения

Если работодатель:

• Не уведомил сотрудника о выборе формата.
• Не внес обязательные записи в ЭТК (или бумажную книжку) в установленные сроки.
• Внес заведомо ложные сведения.

Это влечет для него административную ответственность по ст. 5;27 КоАП РФ: штрафы от 5 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и юридических лиц. Кроме того, работник может через суд взыскать упущенную выгоду или компенсацию морального вреда.

Что делать работнику?

1. Уточнить у работодателя, было ли направлено уведомление о выборе формата трудовой книжки (до 30 июня 2025).
2. Принять решение: остаться с бумажной книжкой (молчание или письменный отказ от ЭТК) или перейти на электронную (подать заявление).
3. Регулярно проверять записи в личном кабинете СФР или Госуслуг, особенно после увольнения.
4. При выявлении ошибок немедленно обращаться к работодателю (бывшему) с требованием об исправлении. При отказе — в ГИТ или суд.

Краткий итог (вывод)

• Работодатель обязан вести учет трудовой деятельности, но формат (бумага/электроника) выбирает работник.
• С 1 января 2026 года переходный период завершается. Если сотрудник не выразил желание на бумажную книжку, для него будет вестись ЭТК.
• Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о выборе до 30 июня 2025 года и точно исполнять их решение.
• Электронная трудовая книжка, это удобно и безопасно, но требует от работника активности: проверки записей и своевременного реагирования на ошибки.

Примечание: Даты и детали могут корректироваться. Для получения самой актуальной информации обращайтесь к официальным источникам: сайт Социального фонда России или Государственной инспекции труда.