Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Ведение этого документа строго регламентировано законодательством, и у многих работодателей и кадровиков возникает резонный вопрос: обязан ли работодатель знакомить сотрудника с записями, вносимыми в трудовую книжку? Однозначный ответ, да, это прямая обязанность работодателя. Однако порядок ознакомления претерпел значительные изменения в последние годы. В этой статье мы подробно разберем актуальные правила, нормативную базу и нюансы процедуры.
Законодательная база: что говорят правила?
Обязанность работодателя знакомить сотрудника с вносимыми сведениями закреплена на законодательном уровне. Согласно пункту 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), работодатель обязан ознакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении.
Кроме того, при увольнении работника действуют строгие правила. Согласно пункту 35 Правил, при увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку в период работы у данного работодателя, заверяются:
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью работодателя;
- подписью самого работника.
Новые правила ознакомления (с 2021-2022 годов)
Самое важное, о чем нужно помнить кадровикам и бухгалтерам — это изменение порядка ознакомления, вступившее в силу с 1 сентября 2021 года в связи с утверждением нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменилось?
Ранее работник ставил свою подпись не только в самой трудовой книжке при увольнении, но и обязан был расписываться в личной карточке работника (форма Т-2) при внесении каждой записи (о приеме, переводе, увольнении).
Однако новые правила изменили эту норму. С 1 сентября 2021 года:
- Знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке больше не нужно. Это подтверждается актуальными разъяснениями и готовыми решениями от справочных систем (КонсультантПлюс) на 2024-2026 годы.
- Личная карточка больше не является тем документом, где фиксируется факт ознакомления с записями в трудовой.
Ознакомление на ьном листе
Нововведения также коснулись и оформления ьного листа. В соответствии с новым Порядком, после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (ьном листе) заверяет правильность внесенных сведений. Это важный момент, который часто упускают при первичном оформлении документа.
Как правильно оформить ознакомление: процедура
Несмотря на отмену необходимости расписываться в личной карточке, работодатель все равно должен подтвердить факт ознакомления. Как это сделать правильно?
- При внесении текущих записей (прием, перевод). Поскольку специальной формы заверения того, что работник с записями ознакомлен, не существует, работодатели чаще всего поступают так: дают сотруднику на руки его трудовую книжку (под роспись в книге учета движения трудовых книжек), сотрудник читает запись, после чего книжка возвращается в сейф кадровой службы.
- При увольнении. В последний день работы (даже если это последний день отпуска) работнику выдается трудовая книжка. Перед выдачей работник ставит свою подпись в самой трудовой книжке, в графе рядом с записью об увольнении, тем самым подтверждая, что ознакомлен со всеми внесенными сведениями и согласен с ними.
Некоторые работодатели для подстраховки продолжают вести журнал ознакомления с записями в трудовой книжке или просят расписаться в специальной графе книги учета движения трудовых книжек, однако закон не обязывает вести отдельный журнал для этих целей.
Ответственность работодателя
Невыполнение требования об ознакомлении работника с записями в трудовой книжке является нарушением трудового законодательства.
Если работник не был ознакомлен с записью (например, при увольнении не дали расписаться в трудовой книжке), это может привести к:
- Штрафным санкциям со стороны трудовой инспекции (Государственной инспекции труда).
- Судебным спорам. Если работник оспорит запись (например, причину увольнения), отсутствие его подписи может стать аргументом в суде о том, что он не был согласен с формулировкой.
- Задержке выдачи трудовой книжки, что влечет за собой обязанность выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула.
Краткие выводы
- Знакомить работников с записями в трудовой книжке обязательно.
- Подпись работника в личной карточке (форма Т-2) об ознакомлении с записями больше не требуется.
- При увольнении работник обязательно ставит подпись в самой трудовой книжке после заверения записей работодателем и печатью.
- При первичном заполнении трудовой книжки подпись работника на ьном листе обязательна и заверяет правильность всех внесенных на первую страницу сведений.
Соблюдение этих несложных, но важных правил позволит избежать кадровых ошибок и возможных конфликтов с сотрудниками и проверяющими органами.