Вопрос о том, обязана ли организация вести запись в трудовой книжке сотрудника,
который работает по контракту (трудовому договору, срочному контракту,
контракту на военную службу, гражданско‑правовому договору), часто возникает у
работодателей и соискателей. Ниже – подробный разбор, основанный на нормах Трудового
кода РФ, официальных разъяснениях и практике 2024‑2026 гг.
Что такое трудовая книжка?
Согласно статье 66 ТК РФ
трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. В ней фиксируются:
- дата и место приема на работу;
- должность, квалификация, условия труда;
- перерывы в работе (отпуск, командировка, больничный и т.п.);
- дата увольнения и причина прекращения трудовых отношений.
С 2021 года в России активно вводится электронная трудовая книжка,
которая заменяет бумажный вариант, но правила её ведения полностью совпадают с
традиционными требованиями.
Какие виды «контрактов» подпадают под обязательность ведения трудовой книжки?
2.1 Трудовой договор (постоянный, срочный, с испытательным сроком)
Любой трудовой договор, заключённый в соответствии с ТК РФ, требует
оформления записи в трудовой книжке, независимо от:
- срока действия договора (постоянный или срочный);
- наличия испытательного срока (условие испытательного срока в книжку не вносят, но запись о приёме – обязательна);
- типа организации‑работодателя.
Исключения возможны лишь в случаях, когда закон прямо освобождает от ведения
книжки (см. пункт 2.3).
2.2 Контракт на военную службу
Согласно разъяснению Роструда (вопрос № 227198 от 7 августа 2025 г.) запись о
военной службе по контракту обязательно вносится в трудовую книжку. Это
важно для последующего пенсионного стажа и подтверждения стажа службы.
2.3 Случаи, когда запись в книжку не требуется
- Совместительство – если работа выполняется в качестве совместителя,
запись в трудовую книжку не обязательна (см. nalog-nalog.ru 2024‑02‑08). - Гражданско‑правовой договор (ГПХ) – если трудовые отношения оформлены
договором подряда, оказания услуг и т.п., то это не трудовой договор,
и запись в трудовую книжку не делается. - Работа без оформления (неформальная занятость) – формально
нарушает закон, но в реальности запись в книжку не делается.
Порядок оформления и внесения записи
3.1 Приём на работу
При заключении первого трудового договора работодатель обязан:
- Получить от работника трудовую книжку (или сведения о её наличии, если используется электронный вариант).
- Оформить приказ «О приёме на работу» и внести запись в книжку:
- дата приёма;
- наименование организации, её ИНН, ОКПО;
- должность, разряд, квалификацию;
- условия труда (если они отличаются от стандартных).
- Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, сведения передаются в ПФР через
лицевой кабинет в течение 5 дней.
3.2 Окончание трудовых отношений
При увольнении работодатель вносит запись о дате увольнения и причине
(по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.). После
этого книжка (или электронный эквивалент) передаётся работнику.
3.3 Электронная трудовая книжка
С 26 апреля 2020 г. постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки
представления сведений в Пенсионный фонд. Электронная книжка хранится в
информационной системе ПФР, а работник может просматривать её через портал
«Госуслуги» или мобильное приложение «ПФР». При этом:
- обязанность работодателя по внесению записей сохраняется;
- в случае отказа работника от электронного варианта, по его просьбе оформляется
бумажная книжка;
Практические рекомендации для работодателей
- Проверяйте наличие трудовой книжки у соискателя при приёме на работу.
Если книжка отсутствует, оформляйте её сразу (бумажную или электронную). - Сохраняйте копию приказа о приёме и увольнении – это документальное подтверждение
выполнения требований ТК РФ. - Для сотрудников‑совместителей и ГПХ оформляйте отдельные договоры и
фиксируйте их в бухгалтерском учёте, но не в трудовой книжке. - При работе с военнослужащими по контракту обязательно вносите запись о
прохождении службы – это влияет на пенсионный расчёт. - Следите за сроками передачи данных в ПФР (не более 5 дней с момента
изменения статуса работника).
Что происходит, если запись в книжку не сделана?
- Для работника – отсутствие записи может привести к проблемам при
получении пенсии, пособий по безработице, а также при подтверждении
трудового стажа перед другими работодателями. - Для работодателя – нарушение ТК РФ влечёт административную
ответственность: штраф от 5 000 до 30 000 рублей за каждый случай
несоблюдения порядка ведения трудовых книжек (пункт 5.2 статьи 5.27
КоАП РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Нужно ли вести трудовую книжку, если я работаю по контракту в армии?
Да. Запись о прохождении военной службы по контракту обязана быть внесена в
трудовую книжку (Ответ Роструда, 2025‑12‑24).
6.2 Можно ли работать без трудовой книжки, если я оформляюсь на совместительство?
Да, совместительство не требует записи в трудовую книжку, но обязательна
оформация трудового договора и уплата страховых взносов.
6.3 Что делать, если у сотрудника нет бумажной книжки, а электронная ещё не
оформлена?
Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку в ПФР. При этом
сотруднику предоставляется доступ к своему электронному документу.
6.4 Влияет ли наличие испытательного срока на запись в книжку?
Условие об испытательном сроке в запись не вносится, но запись о приёме
на работу делается сразу, независимо от длительности испытательного
периода.
- Любой трудовой договор (постоянный, срочный, с испытательным сроком) –
обязательна запись в трудовую книжку. - Контракт на военную службу также фиксируется в книжке.
- Для совместителей и гражданско‑правовых договоров запись не требуется.
- С 2021 года большинство работодателей используют электронную трудовую
книжку, но требования к содержанию записей остаются теми же. - Несоблюдение правил влечёт штрафы и может создать проблемы с пенсионным
стажем у работников.
Таким образом, если ваш сотрудник оформлен по трудовому договору (в т.ч.
по срочному контракту), трудовая книжка необходима. Исключения
существуют только при иных правовых основаниях (совместительство, ГПХ,
военно‑служба без контракта и т.п;).
Автор статьи: Юрист по трудовому праву. Дата публикации: .