Переход сотрудников с бумажной формы ведения трудовых книжек на электронный вариант (ЭТК) – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. Правильное оформление соответствующей записи в бумажной книжке позволяет избежать вопросов контролирующих органов и гарантирует законность действий работодателя.
Что именно нужно зафиксировать в книжке
В соответствии с п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от № 320н, в бумажной книжке вносится запись о переходе сотрудника на электронный способ ведения кадровых сведений.
Текст записи обычно выглядит так:
Запись: С «01» апреля 2022 г. г. сотрудник Иванов Иван Иванович перешел на электронное ведение трудовых сведений (ЭТК).
Примечание: Запись о переходе подтверждена подписью руководителя отдела кадров и печатью организации.
Важно указать:
- дату начала действия перехода;
- ФИО сотрудника;
- наименование нового способа ведения (ЭТК);
- при необходимости – номер и дату акта, подтверждающего переход.
Пример оформления записи
- «Запись о переходе на электронную трудовую книжку;
- «С 08 апреля 2022 г. г. сотрудник Петров Петр Петрович перешел на электронное ведение трудовых сведений;
- «Подтверждено подписью Руководителя отдела кадров и печатью организации»;
- «Примечание: Электронный трудовой договор подписан г.
Как оформить подпись и печать
По мнению специалистов Минтруда (письмо от № 14‑2/В‑150), запись о переходе необходимо заверять подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Если у организации нет печати, достаточно подписи и устного подтверждения, но в дальнейшем лучше оформить её в электронном виде.
- Подпись – ставится под записью вручную (или в электронном виде, если используется скан).
- Печать – ставится рядом с подписью; в случае её отсутствия указывается «Печать не поставлена» и указывается реквизит организации.
Нужно ли делать скан‑копии бумажных книжек?
Согласно рекомендациям Минтруда, при переходе на ЭТК необязательно сканировать всю бумажную книжку. Однако рекомендуется:
- Сделать скан‑копию страницы с записью о переходе.
- Хранить её в электронном кадровом учёте в течение всего срока действия трудовых отношений.
- При необходимости предоставить копию в контролирующие органы.
Как правильно оформить переход для работодателя
Для того чтобы избежать рисков при проверке, работодатель должен выполнить следующие действия:
- Подтвердить переход вручную в бумажной книжке сотрудника.
- Зафиксировать дату начала электронного ведения.
- Получить подпись руководителя отдела кадров и печать организации.
- Внести сведения в электронную форму (ЭТК) в системе кадрового учёта.
- Сохранить подтверждающие документы (акт приема‑передачи, приказ о переходе, скан записи).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли внести запись о переходе за прошлого работодателя? Да. Если прежний работодатель не оформил запись, новый работодатель может добавить её в текущую бумажную книжку, указав дату перехода и основания (акт, приказ).
- Нужно ли оформлять отдельный акт при переходе? Оформление акта не обязательно, но рекомендуется оформить внутренний приказ о переходе сотрудника на ЭТК, чтобы иметь документально подтверждённый факт.
- Что делать, если в книжке уже есть несколько записей о переходе? В каждой записи указываются отдельные даты и условия перехода; они не должны конфликтовать друг с другом.
- Как оформить запись, если сотрудник сразу выбирает ЭТК при приёме? В этом случае запись в книжке делается сразу после выдачи ЭТК, но работодатель не несёт ответственности за её ведение – эта обязанность переходит на сотрудника.
Краткая инструкция для HR‑специалиста
- Подготовьте форму записи (шаблон выше).
- Заполните её данными сотрудника и датой перехода.
- Получите подпись руководителя отдела кадров.
- Поставьте печать организации (если есть).
- Сделайте скан записи и загрузите в электронный кадровый учет.
- Внесите сведения о переходе в ЭТК (система автоматически обновит данные).
- Сохраните все документы в личном деле сотрудника.
Правильная запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную форму – обязательный, но простой процесс. Главное – указать дату, ФИО сотрудника, способ ведения (ЭТК), подпись и печать организации. При соблюдении всех требований работодатель минимизирует риск замечаний со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность кадровых отношений.
Для более детального ознакомления с образцами и нормативными актами рекомендуем обратиться к nalog-nalog.ru и консультанту Плюс.