Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ В связи с переходом на электронный формат (ЭТК) у многих сотрудников и работодателей возникают вопросы: когда именно нужно заводить этот документ‚ и как действовать в новых реалиях? В этой статье мы подробно разберем все ситуации‚ при которых работодатель обязан завести трудовую книжку‚ а также коснемся актуальных правил ведения электронных кадровых записей․
Основные правила заведения трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ‚ работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника‚ если:
- Для сотрудника это первое место работы․ Если человек устраивается на работу впервые‚ именно первый работодатель должен оформить для него этот документ․
- Сотрудник работает более 5 дней․ Заведение трудовой книжки обязательно‚ если сотрудник проработал в компании более пяти рабочих дней․ Это правило действует даже в том случае‚ если работник был уволен в течение этого времени‚ но отработал более 5 дней․
- У сотрудника нет трудовой книжки по другим причинам․ Если документ был утерян‚ испорчен или работник просто никогда его не заводил (например‚ долгое время работал по гражданско-правовым договорам)‚ текущий работодатель обязан оформить новый документ по заявлению сотрудника․
Сроки заведения трудовой книжки
Важно понимать‚ в какие сроки работодатель должен выполнить эту обязанность:
- Если сотрудник устраивается на работу впервые‚ трудовая книжка должна быть оформлена в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней со дня его выхода на работу․
- Если сотрудник потерял документ или он пришел в негодность‚ новая книжка заводится не позднее 5 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работником․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать
С 2021 года в России введен переход на электронные трудовые книжки; Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде․ В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ о местах работы‚ должностях‚ переводах и увольнениях․
Обязанности работодателя при переходе на ЭТК
В связи с изменениями в законодательстве‚ у работодателей появляются новые обязанности:
- Уведомление сотрудников: Работодатели обязаны до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку‚ а также об изменениях в кадровом учете․ Это касается тех работников‚ которые еще не сделали свой выбор․
- Ежемесячная отчетность: Работодатели обязаны своевременно передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
Кому заводят только электронную трудовую книжку?
Для лиц‚ которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 года‚ бумажная трудовая книжка не оформляется вообще․ Для них вся информация о стаже изначально формируется только в электронном виде и хранится в Социальном фонде․
Кто не обязан получать бумажную трудовую книжку?
Стоит помнить‚ что бумажный вариант документа нужен не всем․ Работодатель не заводит бумажную трудовую книжку на:
- Работников‚ совместителей (по совместительству записи делаются только по основному месту работы);
- Исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПХ)‚ так как такие отношения не являются трудовыми;
- Лиц‚ отказавшихся от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной (если ранее книжка уже была заведена‚ она выдается на руки работнику с соответствующей записью)․
Ответственность работодателя
Невыполнение обязанности по заведению трудовой книжки или несвоевременное внесение записей является нарушением трудового законодательства․ За это предусмотрена административная ответственность:
- Штраф для должностных лиц (например‚ кадровика или директора) — от 1 000 до 5 000 рублей;
- Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
- При повторном нарушении штрафы увеличиваются‚ а для должностных лиц возможна дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет․
Заведение трудовой книжки — это важная юридическая процедура‚ от которой зависят будущие пенсионные и социальные права сотрудника; Если для работника это первое место работы‚ или документ утерян‚ работодатель обязан оформить его в течение 5 дней․ При этом в современных реалиях на первый план выходит электронный формат: электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде‚ и работодатели обязаны до 30 июня уведомить сотрудников о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку‚ а также об изменениях в порядке учета стажа․ Соблюдение этих правил защитит компанию от штрафов‚ а работника — от проблем с подтверждением стажа․