В этой статье мы подробно рассмотрим обязанности работодателя по хранению трудовых книжек, актуальные на 2026 год. Мы разберем требования законодательства, допустимые способы хранения и ответственность за нарушение правил.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Хранение трудовых книжек – это не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя. Соблюдение правил хранения позволяет избежать проблем с законом и защитить права работников. Несмотря на переход к электронному учету, бумажные трудовые книжки все еще актуальны, и работодатель должен знать, как правильно ими управлять.

Кто несет ответственность за хранение трудовых книжек?

Работодатель несет полную ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек работников. Это закреплено в Трудовом кодексе РФ и Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Где должны храниться трудовые книжки?

Правила хранения трудовых книжек четко не регламентируют, в каком именно помещении они должны находиться. Однако, необходимо соблюдать следующие требования:

• Безопасность: Трудовые книжки должны храниться в месте, обеспечивающем их сохранность от повреждений, утери, кражи и несанкционированного доступа.
• Организация: Должна быть организована система учета и хранения, позволяющая быстро найти нужную трудовую книжку.
• Доступность: Трудовые книжки должны быть доступны работнику по его заявлению.
• Не допускается хранение в местах, где они могут быть повреждены: Это включает в себя влажные помещения, зоны с повышенной температурой, и места, подверженные воздействию химических веществ.

Варианты хранения:

• Организация: Наиболее предпочтительный вариант – хранение трудовых книжек в специально отведенном помещении в организации, оборудованном системой безопасности.
• Уполномоченное лицо: Трудовые книжки могут храниться у уполномоченного лица (кадрового специалиста, бухгалтера, секретаря) в его личном хранилище, при условии соблюдения требований безопасности.
• Хранение у работодателя по заявлению работника: В некоторых случаях, трудовая книжка может храниться у работника по его письменному заявлению, но работодатель сохраняет ответственность за ее сохранность.

Важно: Не рекомендуется хранить трудовые книжки в несгораемых сейфах или металлическом шкафу, если это не предусмотрено внутренними нормативными документами организации и не соответствует требованиям безопасности. Достаточно надежного запираемого шкафа.

Как организовать учет трудовых книжек?

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, приемка, пересылка, уничтожение.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге отражается поступление и выдача бланков.

Эти книги должны вестись на бумажном носителе.

Что делать с трудовыми книжками при увольнении работника?

При увольнении работника работодатель обязан:

• Выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения.
• Внести запись об увольнении в трудовую книжку.
• Согласовать запись с работником.
• Предоставить работнику возможность проверить правильность внесенной записи.
• В течение 10 календарных дней с момента увольнения направить трудовую книжку работника в центр занятости населения (если работник не воспользовался ею).

Ответственность за нарушение правил хранения трудовых книжек

Нарушение правил хранения трудовых книжек влечет за собой административную ответственность. В частности, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 19.1 КоАП РФ.

Переход на электронный документооборот

Несмотря на переход на электронный учет трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки все еще используются. Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки до тех пор, пока работник не откажется от них.

Рекомендации

• Разработайте внутренние нормативные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек в вашей организации.
• Обучите сотрудников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек, правилам хранения.
• Регулярно проверяйте состояние хранилища трудовых книжек и принимайте меры по обеспечению их безопасности.
• Соблюдайте требования законодательства при выдаче трудовых книжек работникам при увольнении.

Соблюдение правил хранения трудовых книжек – это важная задача для любого работодателя. Это позволяет обеспечить сохранность документов, защитить права работников и избежать административной ответственности. Внимательное отношение к этому вопросу – залог стабильной работы и доверия со стороны сотрудников.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу.