Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и право на социальные выплаты. С 2021‑го года в России активно внедряется электронный вариант, однако обязательность её ведения остаётся неизменной.
Правовая база
Обязанность вести трудовые книжки закреплена в Трудовом кодексе РФ и в нормативных актах, регулирующих порядок их ведения и хранения:
- Часть 3 статьи 66 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней, включая сезонных и временных работников.
- Пункт 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда) – определяет форму, содержание и порядок заполнения.
- Пункт 44 того же Порядка – работодатель обязан иметь в наличии достаточное количество бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Статьи 1‑5, часть 4 статьи 66 ТК РФ – уточняют, что трудовая книжка является официальным документом о трудовом стаже.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Обязанность вести трудовую книжку возлагается исключительно на работодателя. Закон не устанавливает обязательств у работника, однако:
- Если работник предоставляет свою трудовую книжку, работодатель обязан вести её в соответствии с правилами.
- Работник имеет право потребовать от работодателя заполнения и выдачи книжки (или её электронного эквивалента).
Обязанности работодателя
Общие требования
Работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку (бумажную или электронную) каждому сотруднику, отработавшему более 5 дней.
- Обеспечить учёт, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Назначить специально уполномоченное лицо (ответственного за ведение книжек) приказом или распоряжением.
- Поддерживать в наличии достаточное количество бланков и вкладышей (п. 44 Порядка).
- Соблюдать сроки оформления записей (не позднее 3‑х рабочих дней после начала/окончания работы).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года при приёме на работу предпочтительно использовать электронную трудовую книжку. При этом:
- Работник должен подать письменное заявление о желании вести ЭТК (или об отказе от неё);
- Если заявление отсутствует, применяется бумажный вариант.
- ЭТК хранится в Единой государственной информационной системе «Трудовая книжка».
- Ответственность за корректность электронных записей лежит на том же уполномоченном лице, что и за бумажные книжки.
Ответственное лицо
Назначаемое приказом лицо обязано:
- Вести реестр всех трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Обеспечивать их сохранность, своевременное заполнение и выдачу;
- Контролировать наличие достаточного количества бланков.
- Отчитываться перед руководством о состоянии документооборота.
Последствия несоблюдения обязательств
За нарушение требований к ведению трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:
- Штраф для юридических лиц – от 30 000 до 100 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Штраф для должностных лиц – от 10 000 до 30 000 рублей.
- В случае отказа в выдаче или неправильного заполнения – работник имеет право обратиться в инспекцию по труду, а также в суд.
Практические рекомендации работодателю
- Подготовьте шаблоны – бумажные бланки и электронные формы, соответствующие образцу, утверждённому Минтрудом.
- Назначьте ответственного – оформите приказ с указанием ФИО, должности и полномочий.
- Обеспечьте обучение персонала отдела кадров по правилам заполнения и использованию ЭТК.
- Ведите реестр всех выданных книжек (номер, ФИО, дата выдачи, тип – бумажный/электронный).
- Контролируйте сроки – записи о приёме, переводе, увольнении должны быть внесены в течение 3‑х дней.
- Храните бланки в надёжном месте, защищённом от повреждений и несанкционированного доступа.
- Периодически проверяйте корректность данных в ЭТК через гос. портал.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вести трудовую книжку, если работник имеет только электронный вариант?
Да. Электронная трудовая книжка считается равнозначным документом. Работодатель обязан вести её в той же системе, что и бумажную, и обеспечить её актуальность.
Что делать, если у работника уже есть трудовая книжка, но он пришёл в новую компанию?
Работодатель обязан продолжить её ведение, внося записи о новом месте работы. При этом необходимо оформить акт приёма‑передачи книжки.
Можно ли отказаться от ведения трудовой книжки?
Отказ возможен только в случае, если работник подал письменное заявление об отказе от бумажного варианта и согласен на электронный. Полный отказ от ведения (и в бумажной, и в электронной форме) запрещён законом.
Как восстановить утерянную трудовую книжку?
Работник обращается в отдел кадров с заявлением, предоставляя копии трудовых договоров и справок о стаже. Работодатель оформляет выписку из трудовой книжки и, при необходимости, выдаёт новую книжку.
Кто несёт ответственность за ошибку в записи?
Ответственность лежит на работодателе и уполномоченном лице, которое вносило запись. При обнаружении ошибки необходимо немедленно оформить исправление в соответствии с правилами (запись об исправлении, подпись, печать).
Ведение трудовых книжек – обязательный элемент кадровой политики любой организации. Нарушения в этой сфере могут привести к штрафам, судебным искам и потерям репутации. Современные технологии позволяют упростить процесс через электронные трудовые книжки, однако базовые требования (наличие ответственного лица, своевременное заполнение, хранение бланков) остаются неизменными.
Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете обеспечить полное соответствие законодательству и защитить интересы как работодателя, так и работников.
Дата публикации: