Трудовая книжка установленного образца (ТК) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Её ведение строго регламентировано законодательством. С 1 января 2026 года вступают в силу ключевые изменения, завершающие переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Данная статья подробно разбирает актуальные требования к форме, порядку ведения, хранения и выдачи этого документа.

Правовая основа

Основными документами, регулирующими вопросы ведения трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 85 и др.).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте ). Именно этот приказ устанавливает детальные правила.
• Постановление Правительства РФ, утверждающее форму ТК и вкладыша к ней.

Форма трудовой книжки и её элементы

С 1 января 2026 года обязательным становится использование новой формы трудовой книжки, утверждённой Правительством РФ. Она включает:

1. Саму трудовую книжку – booklet на бумажном носителе с типовыми разделами.
2. Вкладыш – документ, прикрепляемый к книжке, в который вносятся сведения о работе у каждого последующего работодателя после перехода на электронную форму.

Важно: работодатель обязан обеспечить каждого вновь принимаемого работника бумажной трудовой книжкой нового образца, если тот не opted for электронную.

Ключевые правила заполнения (Порядок ведения)

Записи в трудовой книжке производятся чётко, разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Основные требования:

Формат дат

Даты во всех разделах (приём, увольнение) указываются арабскими цифрами в строгом формате: дд.мм.гггг (день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными).

Пример неправильно: 20.05;25 или .
Пример правильно: .

Обязательные реквизиты записи

Каждая запись о приёме на работу или увольнении должна содержать:

• Дату заключения трудового договора (приёма на работу).
• Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы).
• ФИО работника полностью.
• Основание для приёма/увольнения (номер и дата приказа или иного документа).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и оттиск печати организации.
• Подпись работника (обязательна при увольнении по инициативе работника или по соглашению сторон).

Записи об изменении трудового договора

Вносятся при изменении:

• Наименования организации (при реорганизации без смены учредителя).
• ФИО работника (при изменении).
• Трудового договора (перевод, изменение условий).

Указывается основание (приказ) и новая редакция договора.

Запрещённые записи

В трудовой книжке нельзя делать записи:

• О disciplinary взысканиях (они фиксируются в личной карточке Т-2).
• О поощрениях (если это не предусмотрено локальным актом как основание для записи).
• Содержащие оценочные суждения («не справился с обязанностями», «неудовлетворительно» и т.п.).
• Произвольные пометки, не предусмотренные законом.

Порядок ведения при переходе на электронную форму (с 2026 года)

С 1 января 2026 года завершается переходный период. Важные нюансы:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведётся в информационной системе «Справочник сведений о трудовой деятельности» (если работник подал заявление).
• При переходе на новое место работы с 2026 года работник получает от прежнего работодателя вкладыш с выпиской из ЭТК. Этот вкладыш вклеивается в бумажную книжку (если она есть) или хранится отдельно.
• Если работник не подал заявление на ведение ЭТК до , его трудовая книжка продолжает вестись на бумаге по старой (действующей до 2026) форме. Но с 2026 года новая бумажная форма становится единственной.
• Работодатель обязан по первому требованию работника выдать ему:
  • Дубликат трудовой книжки (при утере/повреждении).
  • Выписку из ЭТК (если ведётся электронно).
  • Саму трудовую книжку (при увольнении или по заявлению).

Хранение и учёт

Работодатель ведёт два журнала на бумажном носителе:

1. Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу книжек/вкладышей работникам при приёме на работу и их возврат при увольнении.
2. Книга учёта бланков трудовых книжек – учитывает получение, использование и остатки бланков.

Хранение изъятых (невыданных) трудовых книжек и бланков должно осуществляться в условиях, обеспечивающих их сохранность (сейф, помещение с ограниченным доступом).

Выдача дубликата и при увольнении

При увольнении

В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или вкладыш к ЭТК) с внесённой записью об увольнении. Задержка выдачи недопустима.

Дубликат трудовой книжки

Выдаётся при утере, порче или заполнении всех страниц. Основание – заявление работника и решение работодателя. Дубликат оформляется на новой книжке с отметкой «Дубликат» на обложке и в первой записи. Все последующие записи переносятся со старых документов (копий) или выписки из ЭТК.

Типичные ошибки и их последствия

Нарушение порядка ведения ТК влечёт административную ответственность для работодателя и должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ). Частые ошибки:

• Неправильный формат даты (например, вместо ).
• Отсутствие оттиска печати или подписи уполномоченного лица.
• Неточное указание основания (нет номера/даты приказа).
• Исправления и помарки в уже внесённых записях.
• Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Несвоевременное оформление вкладыша при переходе работника, чья ТК ведётся в электронном виде.

Права работника

Работник имеет право:

• Требовать внесения точных и полных записей.
• Получить по своему заявлению выписку из ЭТК или дубликат ТК.
• Знакомиться с журналами учёта движения ТК и бланков.
• Обжаловать неправомерные записи или отказ в выдаче документа.

С 2026 года система ведения трудовых книжек в России окончательно переходит на двухуровневую модель: электронную (основную) и бумажную (нового образца с вкладышем). Для работодателей критически важно:

1. Обеспечить наличие бланков новой формы.
2. Обязательно учитывать заявления работников о форме ведения ТК (бумага/электронка).
3. Строго соблюдать правила заполнения, особенно по формату дат и обязательным реквизитам.
4. Своевременно выдавать документы при увольнении и по запросу.

Соблюдение этих требований защищает как интересы работника в подтверждении стажа, так и работодателя от административных санкций.

Статья подготовлена на основе анализа Приказа Минтруда России № 320н и актуальных изменений в законодательство РФ, вступающих в силу с . Дата обзора: .