С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны обеспечить формирование сведений о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде — если сотрудник не подал заявление об отказе от ЭТК. Особое внимание следует уделить оформлению записи о переходе на электронную трудовую книжку в трудовой книжке директора организации, поскольку он является ключевым лицом, ответственным за соблюдение трудового законодательства.

Почему запись о переходе на ЭТК обязательна для директора?

Директор — это не просто руководитель, но и работник организации, на которого распространяются все нормы Трудового кодекса РФ. Если директор работает по трудовому договору (а не по договору с руководителем в качестве учредителя), то он подлежит обязательному оформлению трудовой книжки — как бумажной, так и электронной.

Согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от , если работник (включая директора) подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку. Без этой записи выдача трудовой книжки работнику считается незаконной.

Когда и зачем вносить запись о переходе на ЭТК?

Запись вносится в следующих случаях:

• Директор подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК);
• Директор ранее выбрал бумажный формат, но теперь решил перейти на электронный;
• Директор подает заявление на получение выписки из ЭТК (форма СТД-Р), в этом случае запись также обязательна.

Важно! Возможность отмены перехода на ЭТК и возврата к бумажной трудовой книжке законом не предусмотрена. После внесения записи о переходе на ЭТК в трудовую книжку директора, дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки прекращается. Все сведения о его трудовой деятельности будут храниться только в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.

Как правильно оформить запись? Формулировка по закону

Формулировка записи должна строго соответствовать требованиям ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ. Неправильная формулировка может привести к признанию записи недействительной, а это — риск потери трудового стажа, ошибок в начислении пенсии и претензий со стороны контролирующих органов.

Правильная формулировка записи:

«Запись о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании заявления работника от «___» __________ 20__ г.»

Пример заполнения:

Номер записи: 17
Содержание: Запись о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании заявления работника от 10 марта 2026 г.

Обязательные реквизиты записи:

• Указание на статью 66.1 ТК РФ;
• Упоминание о переходе на электронное ведение;
• Ссылка на дату и номер заявления работника;
• Подпись ответственного лица (кадровика или директора, если он сам ведёт книжку);
• Печать организации (если она используется).

Кто вносит запись и как её заверить?

Запись в трудовую книжку директора вносит:

• Если директор не является ответственным за ведение трудовых книжек — кадровый работник (лицо, уполномоченное приказом);
• Если директор сам ведёт трудовые книжки (например, в малом бизнесе), он вносит запись сам, подписывая её как ответственное лицо.

Заверение записи:

• Подпись ответственного лица (кадровика или директора), обязательна;
• Печать организации — не обязательна, если в организации нет печати (например, ИП);
• Дата внесения записи — дата фактического оформления, не обязательно совпадающая с датой подачи заявления.

Что делать, если директор ранее выбрал бумажную трудовую книжку?

Даже если директор ранее выбрал бумажный формат (например, в 2020–2025 гг.), он имеет право в любой момент изменить своё решение. Для этого ему нужно:

1. Написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец ниже);
2. Подать его в кадровую службу;
3. После регистрации заявления, внести запись в трудовую книжку;
4. Получить бумажную трудовую книжку с записью о переходе — в течение 3 рабочих дней после подачи заявления (по требованию работника).

Образец заявления директора о переходе на ЭТК:

Заявление

Прошу перевести ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронный вид в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
ФИО: Иванов Иван Иванович 
Должность: Генеральный директор 
СНИЛС: 123-456-789 10 

Дата рождения: 
Дата подачи заявления: 
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/

Где хранится электронная трудовая книжка директора?

Электронная трудовая книжка директора хранится в Информационной системе Пенсионного фонда РФ (в рамках Единой системы персонифицированного учёта). Доступ к ней возможен через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• Мобильное приложение «Госуслуги»;
• При обращении в отделение Пенсионного фонда — выдается бумажная выписка из ЭТК (форма СТД-Р).

Важно! Директор имеет право запросить выписку из ЭТК в любое время — например, при увольнении, при устройстве на новую работу или при оформлении пенсии. Работодатель обязан предоставить такую выписку в течение 3 рабочих дней по письменному запросу.

Что будет, если запись не внесена?

Отсутствие записи о переходе на ЭТК в трудовой книжке директора — это нарушение трудового законодательства. Последствия могут включать:

• Штрафы со стороны Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридического лица);
• Неправильное формирование трудового стажа, что может привести к снижению размера пенсии;
• Отказ в приёме на новую работу из-за отсутствия подтверждения трудового стажа;
• Споры с ПФР при оформлении льгот или пособий.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проведите аудит трудовых книжек всех сотрудников, включая директора — убедитесь, что все, кто перешёл на ЭТК, имеют соответствующую запись.
2. Создайте шаблон заявления о переходе на ЭТК и разместите его в кадровом отделе и на внутреннем портале компании.
3. Обучите кадровых работников правильному оформлению записей — ошибки в формулировке недопустимы.
4. Храните копии заявлений о переходе на ЭТК не менее 75 лет — как и трудовые книжки.
5. Уведомите директора о его правах и обязанностях — даже руководитель должен соблюдать закон.

Важный нюанс: одновременное ведение бумажной и электронной книжки

С 2026 года одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки запрещено, если работник не подал заявление об отказе от ЭТК. Однако если директор не подавал заявление, то в его трудовой книжке не делается запись о переходе, и она продолжает вестись в бумажном виде. Но в этом случае сведения о его трудовой деятельности не передаются в ПФР — что создаёт риски для будущей пенсии.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку в трудовой книжке директора, это не формальность, а юридически значимое действие, влияющее на права работника на пенсию, пособия и трудовую мобильность. Неверно оформленная или отсутствующая запись может привести к серьёзным последствиям — как для директора, так и для всей организации.

Помните:

• Запись обязательна при подаче заявления о переходе на ЭТК;
• Формулировка — строго по ст. 66.1 ТК РФ;
• Отменить переход невозможно;
• Бумажная книжка выдаётся в течение 3 дней после заявления;
• ЭТК хранится в ПФР — доступ через Госуслуги.

Правильное оформление записи, залог законности, прозрачности и защиты прав вашего директора как работника. Не пренебрегайте этим шагом — даже если он «сам себе начальник».

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в законодательстве на официальном портале Государственной думы РФ и сайте Пенсионного фонда России.