Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять именно электронный формат сведений о трудовой деятельности. Однако вокруг этого нововведения до сих пор ходит множество вопросов. Самый главный из них: обязательно ли писать заявление на электронную трудовую книжку? Давайте разбираться.
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. В электронном варианте эта информация хранится на серверах Социального фонда России (СФР), и работник всегда может проверить, передает ли работодатель сведения и какая запись сделана.
Переход на ЭТК: как это работает?
Многие думают, что введение ЭТК означает, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда. Это не так. Законодательство предусматривает добровольность перехода для тех, кто уже имел стаж до 2021 года.
Весь процесс перехода регулируется заявлениями. От того, написал ли его работник, зависит судьба его бумажной книжки:
- Если работник написал заявление о переходе на ЭТК: бумажная трудовая книжка выдается ему на руки. С этого момента работодатель ведет только электронные сведения, а в бумажном варианте больше не ставится ни одной печати.
- Если работник написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки: работодатель обязан продолжать вести оба варианта — и бумажный, и электронный (отправляя отчеты СЗВ-ТД в фонд).
- Если работник вообще не написал никакого заявления: по закону одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено именно в этом случае. Работодатель также ведет двойной учет.
Важное уточнение про отчетность СЗВ-ТД
Независимо от того, выбрал сотрудник бумагу или электронный формат, работодатель обязан сдавать на него отчет СЗВ-ТД. С в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, СЗВ-ТД будет представляться не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным.
Обязательно ли заявление на электронную трудовую книжку?
Ответ на этот вопрос зависит от статуса работника и времени его трудоустройства:
- Для сотрудников, впервые устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года: заявление на ведение электронной трудовой книжки писать не обязательно, но она будет вестись в обязательном порядке. Этим лицам бумажные трудовые книжки вообще не оформляются. Данные о их стаже формируются только в электронном виде.
- Для сотрудников, имевших стаж до 2021 года: заявление обязательно, если вы хотите отказаться от бумажного варианта и забрать его на руки. Без заявления бумажная трудовая книжка останется у работодателя, и он продолжит дублировать в нее записи.
Зачем вообще нужно писать заявление?
Заявление — это юридический документ, который защищает права работника и снимает ответственность с работодателя. Помню, когда на работе предложили перейти на ЭТК, многие обрадовались: в XXI веке живем, кругом цифровизация, зачем нам пыльные бумажки? Но заявление было необходимо, чтобы формально закрепить этот выбор.
Если вы хотите:
- Забрать бумажную трудовую книжку домой и хранить ее как архивный документ (на случай, если электронная база даст сбой или для старых организаций, которые не доверяют новым технологиям);
- Или, наоборот, отказаться от нее, чтобы не носить с собой на каждое новое место работы;
Вам придется выразить свою волю через заявление.
Можно ли передумать?
Да, закон позволяет менять решение. Если вы в 2020 году подали заявление о переходе на ЭТК и забрали бумажный вариант, а сейчас поняли, что хотите, чтобы работодатель снова вносил записи на бумагу, вы можете подать новое заявление. Однако стоит учитывать, что те записи, которые были сделаны в период вашей «электронной» жизни, в бумажную книжку задним числом не вписываются — они останутся только в базе СФР.
Что нужно помнить о бумажных книгах учета?
Несмотря на глобальную цифровизацию, кадровый учет все еще требует бумаги. Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает, что даже если все сотрудники перешли на ЭТК, эти журналы учета должны существовать в физическом виде.
Подводим итоги
Обязательно ли писать заявление на электронную трудовую книжку? Нет, не обязательно, если вы хотите сохранить бумажный вариант. В этом случае вас просто будут вести в двух форматах одновременно. Но если вы хотите полностью перейти в цифровой формат и забрать бумажную книжку себе, заявление — обязательный шаг. Для новичков на рынке труда выбора нет: их стаж сразу становится цифровым.
Электронная трудовая книжка — это удобный и современный инструмент, который защищает данные от потери и порчи. Но право выбора (для тех, кто начал работать до 2021 года) остается за работником.