Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопросы, связанные с оформлением этого документа, всегда вызывают повышенный интерес у кадровиков и работодателей. Одной из самых частых тем для обсуждений остается использование печатей: ставится ли печать в трудовую книжку, какая именно печать должна использоваться и что делать, если организация работает без печати? В этой статье мы подробно разберем все нюансы, актуальные на 2024–2026 годы.
Согласно действующему законодательству, проставление печати в трудовой книжке — это не просто условная традиция, как в случае с трудовыми договорами, где достаточно подписей сторон. Для трудовых книжек это прямое законодательное требование, но с одним важным уточнением.
Если компания имеет собственную печать, наличие которой отражено в ее уставе, она однозначно обязана применять её для подтверждения подлинности записей в трудовой книжке. Не ставить печати в трудовые книжки могут только те работодатели, которые в принципе не используют печать и не имеют её в своем распоряжении (Федеральный закон от N 82-ФЗ). Таким образом, печать ставится при ее наличии.
Какая печать ставится в трудовой книжке?
Часто возникает вопрос: можно ли использовать печать отдела кадров или нужна только основная печать организации? Согласно Приказу Минтруда России (в частности, Приказу от N 320н), в трудовой книжке ставится:
- Печать организации (основная печать юридического лица);
- Печать кадровой службы (при наличии таковой).
Оба варианта являются законными. Работодатель вправе выбрать любой из этих видов печатей, если они официально закреплены в документации компании.
Где и когда ставится печать в трудовой книжке?
Существует несколько ключевых ситуаций, когда заверение записей печатью строго обязательно. Рассмотрим каждую из них подробнее.
На ьном листе при первичном оформлении
В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на ьном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Оттиск печати располагается внизу ьного листа, рядом с подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и подписью самого работника. Это подтверждает подлинность внесенных персональных данных.
При увольнении работника
Печать обязательно ставится в разделе «Сведения о работе» при увольнении сотрудника. Печать проставляется после записи об увольнении, рядом с подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также с подписью самого работника.
При выдаче дубликата
В случае выдачи дубликата трудовой книжки (если сотрудник потерял документ или после массовой порчи документов в компании) печать также ставится на ьном листе дубликата по тем же правилам, что и при первичном оформлении.
При заверении копий трудовой книжки
Когда сотрудник требует выдать ему копию книжки для предоставления в другую организацию (например, в банк для получения кредита), документ заверяется основной печатью организации. Хотя для этих целей законно использовать и специальный штамп, на практике чаще применяется именно основная печать. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025 (п. 5.26), при заверении копий также необходимо проставлять печать.
Действительна ли трудовая книжка, если одна запись не заверена печатью?
Отсутствие печати, это нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек. Если компания имеет печать, но кадровик забыл ее поставить, запись считается недействительной или вызывающей сомнения. В связи с этим проставление печати на первой странице, а также в случаях, предусмотренных пунктом 35 и пунктом 41 Правил (утвержденных Постановлением Правительства РФ от г. и обновленным Приказом Минтруда № 320н), строго обязательно.
Однако, если работодатель по закону отказался от использования печати (что должно быть зафиксировано в уставе), то трудовая книжка будет абсолютно действительной и без оттиска. В таком случае отсутствие печати не является ошибкой;
Надо ли ставить печать при приеме на работу?
Еще один популярный вопрос: ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу? Ответ однозначный: нет, не ставится.
При внесении записи о приеме на работу (в графе 4 раздела «Сведения о работе») указываются только реквизиты приказа или распоряжения работодателя. Заверять каждую запись о приеме печатью и подписью не нужно. Печать и подпись ответственного лица проставляются только при увольнении работника, когда закрывается блок записей у данного работодателя.
Резюме
Правильное оформление трудовой книжки — залог отсутствия проблем как у работника при оформлении пенсии, так и у работодателя при проверках контролирующими органами. Запомните главные правила:
- Печать ставится только при ее наличии у организации;
- Можно использовать как печать организации, так и печать кадровой службы.
- Печать обязательна на ьном листе, при увольнении и при выдаче дубликата.
- При приеме на работу печать не ставится.
- Если печать в компании есть, но ее не поставили там, где это требуется, запись нужно исправить (поставить печать), иначе она может быть признана недействительной.
Соблюдение этих простых, но важных требований позволит вести кадровый учет без ошибок и нарушений.