Вопрос об обязательности ведения приходно-расходной книги (ПРК) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — один из самых частых в кадровом делопроизводстве. В 2021 году произошло важное изменение, которое многих запутало. Давайте разберемся подробно и по порядку.
Ключевое изменение с 1 сентября 2021 года
Самое главное, что нужно помнить: с 1 сентября 2021 года отменена обязательность использования единой унифицированной формы ПРК, утвержденной постановлением Минтруда России от № 69. Это означает, что работодатель больше не обязан покупать и заполнять именно ту бухгалтерскую книгу в твердом переплете, которую продают в канцелярских магазинах.
Что отменили?
- Приказом Минтруда России от № 261н была отменена форма ПРК, утвержденная ранее.
- Работодателю больше не грозят штрафы за использование иной формы или даже за отсутствие самой книги в том виде, в каком она была раньше.
Что НЕ отменили? Основная обязанность работодателя
Несмотря на отмену конкретной формы, основная обязанность работодателя по учету бланков полностью сохранилась. Этого требует Трудовой кодекс РФ и правила ведения трудовых книжек. Работодатель обязан:
- Постоянно иметь в наличии достаточное количество бланков трудовых книжек и вкладышей для оформления документов вновь принимаемых и увольняемых сотрудников.
- Вести строгий учет всех операций с этими бланками: получение от поставщика, списание при выдаче сотруднику, возврат неиспользованных бланков при увольнении, порча и т.д.
- Обеспечить сохранность бланков, так как они являются документами строгой отчетности.
Кто отвечает за ведение учета?
Обязанность по ведению учета лежит на бухгалтерии организации. В малых предприятиях без бухгалтера эту функцию выполняет генеральный директор или уполномоченное лицо. Отдел кадров (HR) является заказчиком бланков и их получателем для работы, но фиксировать движение и остатки должен бухгалтер.
Как теперь вести учет? Практические варианты
Поскольку единая форма отменена, работодатель вправе самостоятельно выбрать способ учета, который будет удобен и понятен для его организации. Главное, чтобы учет был непрерывным, детализированным и позволял в любой момент проверить остатки.
Вариант 1: Создать свою внутреннюю форму
Можно разработать собственную таблицу (в Excel, Google Sheets) или документ в Word. В ней должны быть обязательные реквизиты:
- Номер и дата документа (приходного ордера, акта списания).
- Количество поступивших/списанных бланков.
- Серия и номер КАЖДОГО бланка. Это критически важное требование! Учет должен быть поштучным.
- Основание (договор с поставщиком, заявление сотрудника, приказ).
- Подписи ответственных лиц (бухгалтера, кадровика, директора).
- Остаток на начало и конец периода.
Вариант 2: Использовать карточку (файл) на каждый бланк
Для особо строгого учета можно завести отдельную карточку (физическую или электронную) на каждый бланк трудовой книжки и на каждый вкладыш. В карточке фиксируется вся история движения конкретного бланка: когда и от кого получен, кому выдан. Это самый надежный, но и самый трудоемкий метод.
Вариант 3: Учет в специализированном ПО
Многие современные системы 1С, «Кадры» и другие HR-сервисы имеют модули для учета кадровых документов, включая бланки. Это самый удобный и автоматизированный вариант.
Что обязательно указывать в любом способе учета?
Согласно сложившейся практике и требованиям к документообороту, в учетных данных должны быть отражены:
- Серия и номер каждого бланка трудовой книжки и вкладыша.
- Дата и основание для каждой операции (приход/расход).
- Стоимость приобретения бланков (для финансового учета). Указывается на основании договора с поставщиком (производителем/дистрибьютором).
- ФИО сотрудника, которому выдан бланк (трудовая книжка) или вкладыш.
- Подписи лиц, получивших и выдавших бланки.
Хранение документов по учету
Все приходные документы (счета, акты, накладные от поставщика), внутренние приходные/расходные ордера, а также сама книга учета (или ее электронная копия) должны храниться вместе с другими кадровыми документами в соответствии со статьей 22.1 ТК РФ и номенклатурой дел. Срок хранения — 75 лет для документов по трудовым книжкам.
Типичные ошибки и риски
- Учет без номеров. Самая частая ошибка — списывать бланки общим количеством («выдано 10 шт.»), без указания серий и номеров. Это делает невозможным контроль и поиск конкретного бланка.
- Несвоевременное отражение операций. Выдал бланк кадровику — сразу внеси в учет. Иначе легко «потерять» его в отчете.
- Отсутствие подписей. Каждая операция должна быть подтверждена подписью ответственного за выдачу и за прием.
- Смешение бланков разных типов. Трудовые книжки и вкладыши — разные документы. Их учет лучше вести раздельно или с четким обозначением.
Приходно-расходная книга в той форме, что была утверждена Минтрудом, обязательна ли? НЕТ, не обязательна с .
Обязанность вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей обязательна? ДА, безусловно обязательна.
Работодатель должен самостоятельно организовать этот учет любым удобным способом (своя форма, карточки, ПО), но так, чтобы была полная и прозрачная история движения каждого бланка с указанием его серии и номера. Отсутствие любого учета является нарушением кадрового законодательства и может привести к проблемам при проверках (ГИТ, Роструд), а также к невозможности оформить документы для сотрудника.
Примечание: Информация в статье актуальна на 2026 год. Всегда проверяйте последние изменения в законодательстве.