Обновлено: 21:10

Краткое содержание

В статье разбираем, какие требования предъявляются к работодателям в части ведения электронных трудовых книжек (ЭТК), когда переход на такой формат обязателен, а когда – нет, а также как правильно оформить переход сотрудников с бумажной формы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о местах работы, датах и видах занятости, а также другие данные, необходимые для расчёта пенсионного стажа.

ЭТК хранится в Социальном фонде России (СФР) и доступна как работодателю, так и самому работнику через личный кабинет на портале СФР.

Кто обязан вести электронную трудвую книжку?

Согласно действующему ТК РФ и рекомендациям СФР:

• Вести ЭТК обязательно могут только те работодатели, у которых есть сотрудники, подавшие письменное заявление о переходе на электронную форму.
• Если сотрудник не подавал заявление, работодатель не обязан вести ЭТК и продолжает вести бумажную трудовую книжку;
• Для лиц, впервые начавших работу после 1 января 2021 года, оформление бумажной трудовой книжки не производится – они автоматически переходят в электронный режим, но только после подачи заявления.

Как оформить переход на ЭТК?

Сотрудник подаёт письменное заявление в отдел кадров (или в HR‑отдел).
Работодатель выдаёт сотруднику трудовую книжку (бумажную) и одновременно оформляет её в электронном виде в системе СФР.
После выдачи сотрудник получает подтверждение о переходе на ЭТК и освобождается от обязанности вести бумажный вариант.

Обязательный ли переход на электронную форму?

Переход на ЭТК не является обязательным для всех работников; Обязательность возникает только в следующих случаях:

1. Сотрудник сам выбрал электронный вариант и подал заявление.
2. Работник впервые устроился на работу с 1 января 2021 года – в этом случае бумажная форма не оформляется.

Для всех остальных сотрудников переход остаётся добровольным. Работодатель не может принудительно переводить их на ЭТК без их согласия.

Какие обязанности возникают у работодателя?

Независимо от того, ведёт ли он ЭТК или бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

• В течение 30 июня каждого года уведомить сотрудников о возможности выбора формы трудовой книжки и о предстоящих изменениях.
• Представлять в СФР сведения о трудовой деятельности работников по форме ЕФС‑1 (подраздел 1.1 раздела 1).
• Отчислять страховые взносы и вести учёт страхового стажа, но не вести учёт ЭТК – эта задача ложится на СФР.

Как правильно оформить переход сотрудника с бумажной на электронную форму?

Сотрудник подаёт заявление о переходе.
Работодатель оформляет запись в ЭТК в системе СФР.
В течение 5 рабочих дней сотрудник получает подтверждение о завершённом переходе.
После этого бумажная трудовая книжка считается недействительной и хранится в архиве (или уничтожаеться по согласованию с СФР).

Что будет с бумажной формой после перехода?

После того как сотрудник перешёл на ЭТК, его бумажная трудовая книжка:

• Прекращает использоваться для новых записей.
• Хранится в архиве организации в течение установленного срока (обычно 5 лет).
• Может быть уничтожена по решению работодателя после истечения срока хранения, при этом все данные уже находятся в ЭТК.

Как отчитываться в Социальный фонд?

Работодатель обязан подавать в СФР сведения о всех сотрудниках, независимо от формы трудовой книжки, по форме ЕФС‑1. В этом документе указываются:

1. ФИО работника.
2. СНИЛС и дата рождения.
3. Сведения о местах и периодах работы.
4. Размеры заработка и уплаченных взносов.

Отчётность подаётся в электронном виде через личный кабинет на портале СФР.

Особенности для Украины

В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. Этот процесс схож с российским, однако сроки и нормативные акты отличаются.

Обязанность вести электронную трудвую книжку возникает только при согласии сотрудника. Без его заявления работодатель продолжает вести бумажную форму.

Переход на ЭТК не обязателен для всех работников, однако для новых сотрудников (с 2021 г.) он фактически обязателен, так как бумажная форма не оформляется.

Работодатель обязан своевременно уведомлять сотрудников о возможности выбора формы, правильно оформить переход и своевременно отчитываться в СФР.

После перехода на ЭТК все сведения о трудовой деятельности хранятся в СФР, а бумажная книжка перестаёт использоваться.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению ЭТК или необходимой отчётности, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или в территориальный орган СФР.