В процессе ведения кадровой документации организации сталкиваются с ситуацией, когда трудовая книжка или её вкладыш повреждаются, теряет форму или становится нечитаемой. В таких случаях необходимо официально оформить акт на списание (или акт об уничтожении) повреждённого бланка. Ниже – полное описание требований, формы оформления и примеров заполнения.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – требования к оформлению и хранению трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 531 от «О порядке учёта и хранения кадровых документов».
• Приказ Минтруда России № 69 от «Об утверждении формы акта списания (уничтожения) испорченных бланков трудовых книжек».
• Межотраслевые нормативные документы (КонсультантПлюс, Федеральный ресурс) – образцы актов.

Когда составляется акт?

Акт составляется в следующих случаях:

1. Бланк трудовых книжек повреждён (размок, порван, исписан, испорчен химически).
2. Бланк утрачен или украден.
3. Бланк признан несоответствующим требованиям (неправильный формат, отсутствие подписи руководителя и др.).

Кто участвует в процедуре?

Для составления акта формируется комиссия, в состав которой обычно входят:

• Руководитель организации (или его уполномоченный представитель).
• Старший бухгалтер/кадровик.
• Представитель профсоюза (при наличии).
• Сотрудник, которому выдавалась повреждённая книжка (по желанию).

Содержание акта

В акте указываются:

• Наименование организации и её юридический адрес.
• Номер и дата акта.
• Наименование документа: «Акт об уничтожении (списании) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
• Город и дата подписания.
• Список членов комиссии с указанием должностей.
• Описание причины списания (порча, утеря, кража и т.д.).
• Номера, серии и количество повреждённых бланков.
• Сведения о способе утилизации (сжигание, утилизация в специализированных пунктах).
• Подписи членов комиссии и печать организации.

Форма заполнения акта

Ниже – упрощённый шаблон, который можно адаптировать под конкретные требования вашей организации.

Акт об уничтожении (списании) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Город ____________ «___» __________ 20__ г.

Наименование документа
Акт об уничтожении (списании) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Номер акта
№ ___

Наименование организации
______________________________

Юридический адрес
______________________________

Состав комиссии

 
ФИО
Должность
 
_____________________
Руководитель
 
_____________________
Бухгалтер
 
_____________________
Кадровик


Причина списания
____________________________________________________________________

Описание повреждённых бланков

 
№ бланка
Серия
Кол‑во
 
_________________
_________________
_________
 
_________________
_________________
_________


Способ утилизации
____________________________________________________________________

Решение комиссии
Акт признан составлен. Бланки уничтожены в соответствии с установленным порядком.

Подписи
_______________________ / _______________________ (Руководитель)
_______________________ / _______________________ (Бухгалтер)
_______________________ / _______________________ (Кадровик)
Печать
______________________________

Порядок утилизации

Утилизация должна происходить в соответствии с требованиями законодательства о защите информации и утилизации документов:

• Сжигание в специализированных печах (при наличии).
• Сдача в лицензированные организации, занимающиеся утилизацией бумажных документов.
• При отсутствии возможности сжигания – передача на утилизацию в муниципальные органы (по согласованию).

Как оформить акт в электронных системах?

В современных HR‑системах (1С:ЗУП, КонсультантПлюс, «1С:Документооборот») акт оформляется как электронный документ; При этом:

1. Заполняются поля формы, аналогичные бумажному шаблону.
2. Система автоматически генерирует номер и дату.
3. После подписи электронный акт подписывается цифровой подписью руководителя.
4. Печать в электронном виде не требуется, но в конце документа указывается «Электронная подпись».

Частые ошибки при оформлении

• Не указана дата подписания акта.
• Отсутствует подпись всех членов комиссии.
• Не указано количество и номер бланков, подлежащих утилизации.
• Не описан способ утилизации.
• Отсутствует печать организации (при необходимости).

Пример готовой формы (PDF/Word)

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон в форматах DOCX и PDF по ссылке:

• Акт списания испорченных трудовых книжек (DOCX)
• Акт списания испорченных трудовых книжек (PDF)

Оформление акта на списание испорченных трудовых книжек – обязательный процедурный шаг, который гарантирует юридическую чистоту кадровой документации и защищает организацию от возможных рисков при последующей работе с персональными делами сотрудников. Правильное заполнение формы, подпись всех участников комиссии и соблюдение порядка утилизации – ключевые элементы успешного завершения процедуры.

Если у вас возникнут вопросы по конкретному случаю (например, утрата книги, частичная порча и т.п.), рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться онлайн‑консультацией в системе КонсультантПлюс.

Обновлено: 16:52:15