Оформление акта приема передачи трудовых книжек и вкладышей к ним – обязательная процедура при изменении места работы, увольнении, а также при возврате книжки из архина организации. Правильное оформление документа гарантирует защиту прав сторон и исключает спорные ситуации.
Что такое трудовая книжка и вкладыши к ней
Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. В ней могут быть сделаны вкладыши, которые дополняют основную запись (например, сведения о дополнительном обучении, изменении условий труда и т.д.).
Состав вкладышей
- Сведения о повышении квалификации;
- Изменениях в условиях труда;
- Отзыве о работе;
- Сведения о переходе в другое подразделение;
- Протоколах приемки‑передачи;
- Прочих документальных подтверждениях.
Когда и зачем оформляется акт
Акт составляется в следующих случаях:
- При приёме на работу нового сотрудника;
- При увольнении сотрудника;
- При возврате книжки из архивного отделения;
- При передаче книжки между подразделениями организации.
Документ подтверждает факт передачи оригинала и вкладышей, фиксирует их состояние и количество.
Юридическая основа
Основаниями для оформления акта являются:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 70);
- Трудовой договор;
- Внутренние нормативные акты организации.
Пошаговая инструкция оформления акта
- Сбор необходимых документов – оригинал трудовой книжки, все вкладыши, копии трудового договора, приказ об увольнении/приёме.
- Подготовка шаблона акта – обычно в бухгалтерии или отделе кадров используется утверждённый образец.
- Заполнение полей: номер и дата, ФИО сотрудника, подразделение, номер записи в книжке, перечень вкладышей, их состояние.
- Подписи сторон – подпись представителя организации (руководителя/кадрового сотрудника) и сотрудника (или его уполномоченного представителя).
- Печать организации (если требуется) и выдача копии актов обеим сторонам.
Документы, необходимые для оформления
- Оригинал трудовой книжки;
- Все вкладыши (оригиналы или заверенные копии);
- Трудовой договор;
- Приказ об увольнении/приказ о приёме;
- Копия паспорта (для подтверждения личности);
- Шаблон акта (можно взять из внутренних регламентов).
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи сотрудника – без подписи акт может быть оспорен. Требуйте подписи обеих сторон.
- Неучёт всех вкладышей – проверяйте наличие каждого листа, подпишите их.
- Неправильная дата – дата должна соответствовать факту передачи.
- Отсутствие печати (если она обязательна в организации) – уточните внутренние требования.
Практические рекомендации
Для работодателя
- Храните образцы актов в архиве кадрового отдела.
- Регулярно проверяйте соответствие актов внутренним регламентам;
- Обучайте HR‑специалистов правильному заполнению документа.
Для сотрудника
- Проверяйте каждый пункт акта перед подписью.
- Сохраняйте копию акта в личных документах.
- При выявлении несоответствий запросите уточнения и внесение поправок.
Точное и своевременное оформление акта приема передачи трудовых книжек и вкладышей к ним – важный элемент корректного управления персоналом и соблюдения трудовых прав.