Вопрос оформления документов при приеме на работу впервые вызывает много вопросов у как самих работников, так и у работодателей. В отличие от стандартной процедуры, при первом трудоустройстве у гражданина часто отсутствует трудовая книжка (ТК) и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Законодательство четко определяет, кто и как должен решить этот вопрос.

Нормативная основа: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Ключевая норма содержится в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней перечислены документы, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора.

Согласно ч. 2 ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
• иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами (например, документ об образовании, если работа требует специальной подготовки).

Таким образом, ТК РФ прямо указывает на исключение: если договор заключается впервые, работник не обязан предъявлять трудовую книжку и страховое свидетельство. Однако закон не оставляет этот вопрос без внимания и определяет, кто должен их оформить.

Ключевое правило: кто оформляет документы при первом трудоустройстве?

Многочисленные разъяснения контролирующих органов (Минтруда, ГИТ) и судебная практика единогласно подтверждают следующее:

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Это означает, что обязанность по созданию и ведению этих важнейших документов лежит именно на работодателе (организации или ИП) с момента возникновения трудовых отношений.

Порядок действий работодателя:

1. Прием заявления о приеме на работу. В заявлении (или в самом трудовом договоре) указываются данные будущего сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные.
2. Оформление трудовой книжки.
   • Работодатель приобретает blank-форму трудовой книжки (унифицированную форму № Т-2) или, что стало обязательным с 2021 года для впервые принимаемых на работу, электронную трудовую книжку (ЭТК).
   • В книжке (или в ЭТК) делается запись о приеме на работу с указанием наименования организации, даты заключения договора, должности, условия оплаты труда и т.д.
   • Запись заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (для бумажной версии). Для ЭТК запись вносится в реестр с электронной подписью работодателя.
   • Трудовая книжка (бумажная или ЭТК) вручается работнику под расписку.
3. Оформление страхового свидетельства (СНИЛС).
   • Если у работника нет СНИЛС, работодатель обязан подать заявление о регистрации в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему Электронный документооборот (ЭДО) или лично.
   • ПФР выдает (направляет) работнику страховое свидетельство (или уведомление о присвоении номера СНИЛС). В современных условиях это чаще всего электронный документ.
   • Работодатель должен убедиться, что сотрудник получил свой СНИЛС, и внести номер в свою кадровую документацию (например, в личную карточку Т-2).
4. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек. Для бумажных ТК это обязательная процедура. Для ЭТК ведение ведется в реестре.

Что должен предъявить работник при приеме на работу впервые?

Несмотря на то, что ТК и СНИЛС он не предъявляет, обязательным является предъявление:

• Паспорта гражданина РФ (или иного документа, удостоверяющего личность).
• Заявления о приеме на работу (если оно не является частью трудового договора).
• Иных документов, если они требуются для конкретной должности (диплом, сертификат, медкнижка и т.д.).

Важные нюансы и частые вопросы

А что если у работника уже есть трудовая книжка?

Если гражданин ранее работал и у него на руках есть оформленная трудовая книжка (даже если она пустая или с одной записью), он обязан ее предъявить. Правило «оформляется работодателем» действует только для случаев, когда договор заключается впервые и книжка отсутствует.

Совместительство

При оформлении на работу по совместительству (ст. 282 ТК РФ) трудовая книжка также не предъявляется, если это первая работа по совместительству. Но если у работника уже есть основная работа и, соответственно, ТК, ее предъявлять не требуется, так как запись о совместительстве вносится в ту же книжку по месту основной работы (с согласия главного работодателя).

Утрата или повреждение трудовой книжки

Если у работника была ТК, но она утеряна или повреждена, он обязан получить дубликат в предыдущем работодателе или в архиве. Только после этого он может быть принят на новую работу с предъявлением дубликата. В этом случае работодатель не оформляет новую книжку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) с 2021 года

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести ЭТК для впервые принимаемых на работу. Бумажная трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника. Если заявления нет, работник считается отказавшимся от бумажного носителя, и все записи ведутся только в электронном виде. Работодатель обязан проинформировать об этом работника.

Ответственность работодателя

Неисполнение обязанности по оформлению трудовой книжки и/или СНИЛС для впервые принимаемого работника является административным правонарушением. По ст. 5.27 КоАП РФ это влечет наложение штрафа:

• на должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Краткий итог в виде таблицы

При приеме на работу впервые работодатель несет прямую обязанность по оформлению для нового сотрудника двух ключевых документов: трудовой книжки (в бумажной или электронной форме) и страхового свидетельства (СНИЛС). Работник в этой ситуации предъявляет только паспорт и документы, подтверждающие квалификацию. Несоблюдение этих правил влечет для работодателя административную ответственность. Поэтому кадровым службам необходимо четко знать и соблюдать эту процедуру с первого дня приема нового специалиста.