Увольнение сотрудника – это процесс, сопровождаемый рядом формальностей, одна из которых – выдача трудовой документации․ С 2025 года всё больше организаций переходят на электронные формы трудовой деятельности, однако законодательные требования к оформлению увольнения остаются прежними․ В этой статье разберём, какие документы и сведения необходимо предоставить работнику, у которого используется электронная трудовая книжка․
Основные документы, которые обязаны выдать
По Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) при прекращении трудовых отношений работодатель обязан выдать сотруднику несколько обязательных документов․ При наличии электронной формы их также необходимо предоставить, но в электронном виде․
- Трудовая книжка (или её электронный эквивалент) – заверенный выписок по истории занятости․
- Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев (для расчёта компенсаций и пособий)․
- Справка о работе (трудовая инспекция) – подтверждение факта работы и должностных обязанностей․
- Листок перерасчёта заработной платы (если есть задолженность)․
- Справка о выплаченных пособиях (если они выплачивались)․
- Подтверждение права на отпуск и расчёт его оплаты․
Электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе «Трудовой ресурс России» или в личном кабинете сотрудника․ При увольнении необходимо:
- Сформировать официальное выписка из электронной трудовой книжки, где указаны все места работы, даты начала и окончания, должность, основной ставленый тариф․
- Подписать выписку электронной подписью руководителя организации․
- Передать сотрудникам в формате PDF (или через защищённый портал) с указанием, что документ имеет юридическую силу․
Важно: выписка должна содержать всю информацию, которая обычно размещается в бумажной форме – даты, наименования организаций, места работы, причины увольнения․
Сроки выдачи документов
Согласно ст․ 81 ТК РФ, при увольнении сотрудник получает все документы в день увольнения, если иное не предусмотрено коллективным договором или соглашением сторон․ При этом:
- Если увольнение происходит по инициативе работодателя, документы выдаются в течение трёх дней после отправки уведомления о расторжении․
- Если увольнение по желанию сотрудника, документы выдаются в день его увольнения․
Содержание выписки из электронной трудовой книжки
В выписке должны быть указаны:
- ФИО сотрудника․
- Номер и серия трудовой книжки (если используется)․
- Полный список мест работы с датами начала и окончания․
- Должность и подразделение на каждом месте работы․
- Основной ставленый тариф (оклад) и фактическая продолжительность работы․
- Причина увольнения (по инициативе работодателя, по желанию сотрудника, по соглашению сторон)․
- Подпись и печать (или электронная подпись) руководителя․
Особенности при увольнении по соглашению сторон
Если стороны расторгли трудовые отношения по соглашению, в выписке указывается соответствующая причина․ Кроме того, в этом случае необходимо оформить:
- Согласие сторон на расторжение трудового договора․
- Согласованный расчёт всех выплат (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, премирующие выплаты)․
- Подтверждение факта прекращения трудовых отношений в электронном виде․
Как оформить передачу электронных документов
Для юридической корректности передача документов должна происходить через защищённые каналы:
- Рассылка через корпоративную электронную почту с подтверждением получения․
- Загрузка в личный кабинет сотрудника на HR‑портале с подписью «Получено»․
- Отправка через электронную подпись в системе «Электронный документооборот»․
После передачи сотрудника необходимо зафиксировать факт получения документа (например, в журнале передачи/приёма)․ Это важно для подтверждения, что все обязательные документы действительно были выданы․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если сотрудник отказывается получать электронные документы?
Ответ: В этом случае работодатель обязан предоставить их в бумажном виде по требованию сотрудника, а также зафиксировать отказ в письменной форме․
Вопрос: Нужно ли подписывать выписку из электронной трудовой книжки?
Ответ: Да․ Даже в электронном виде документ должен быть подписан электронной подписью руководителя или уполномоченного лица․
Вопрос: Сколько времени хранить электронные копии трудовой документации?
Ответ: По закону документы хранятся в течение 50 лет с даты их создания, но на практике компании часто сохраняют их дольше для внутренних аудитов․
При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан предоставить набор обязательных документов в электронном виде, среди которых – выписка из трудовой книжки, справки о заработке, подтверждения о выплатах и др․ Важно соблюдать установленные сроки, оформить документы с подписью и печатью (или электронной подписью) и зафиксировать факт их получения․ Соблюдение этих требований гарантирует юридическую чистоту процесса увольнения и защищает интересы обеих сторон․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению увольнения или работе с электронными документами, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому консультанту․