Отсутствие трудовой книжки у кандидата или текущего сотрудника – частая ситуация, с которой сталкиваются как работодатели, так и работники. В России закон не делает отсутствие этой документации препятствием для заключения трудового договора, однако требуется соблюдать определённые процедуры, чтобы избежать рисков и подтвердить факт работы.

Что говорит закон?

По Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Министерства труда, отсутствие оригинальной трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу. Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить дубликат или электронную трудовую книжку.

• Если кандидат не предоставил трудовую книжку, он может подать заявление об отсутствии документа.
• Работодатель обязан рассмотреть заявление и в течение установленного срока (обычно 5‑10 рабочих дней) выдать дубликат или оформить электронную запись.
• В случае отказа работодатель обязан письменно обосновать своё решение.

Правовая основа

Судьи и арбитражные органы (например, Московский городской суд, дело № 33‑29150/2014) подтвердили, что отсутствие трудовой книжки не может быть причиной увольнения, а также не может служить основанием для отказа в приёме, если сотрудник предоставил заявление о потере или оформлении дубликата.

Как составить заявление об отсутствии трудовой книжки?

Заявление должно быть чётким, содержать все необходимые реквизиты и подпись. Ниже – образец (можно адаптировать под конкретную ситуацию).

1. Шапка: наименование организации, её адрес, ИНН/КПП.
2. Кому направляется заявление (например, «Директору ООО «Пример»»).
3. Текст заявления: указываем, что у сотрудника (или кандидата) отсутствует оригинальная трудовая книжка, указываем причину (потеря, кража, невыдача и т.д.).
4. Просим оформить дубликат или электронную запись.
5. Список приложений (если есть): копия паспорта, справка о работе, etc.
6. Дата и подпись сотрудника.

Пример заявления:

ООО «Пример» 
Адрес: ул. Примерная, д. 1, г. Москва, 123456 
Директору ООО «Пример» 
От: Иванов Иван Иванович, , № ПАСПОРТ 1234567890 

Заявление об отсутствии оригинальной трудовой книжки 

Уважаемый(ая) Директор! 


Сообщаю, что у меня отсутствует оригинальная трудовая книжка. Причиной отсутствия являеться её потеря (или кража) г. 

Прошу оформить для меня дубликат трудовой книжки в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н, а также внести сведения о моей работе в электронную форму, если такая возможность предусмотрена.
Приложения: 
Копия паспорта; 
Справка о работе в ООО «Пример» за 2020‑2024 гг.; 
Документ, подтверждающий факт потери (если имеется). 

С уважением, 
Иванов И.И. 
Подпись: ___________________ 

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Если работодатель (или его представитель) отказывается принимать ваше заявление, действуйте следующим образом:

• Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении – это создаст доказательную базу о факте подачи.
• Сохраните копию письма и подтверждение о вручении.
• Если работодатель всё равно не реагирует, направьте запрос в Госкомтруд или в суд.
• Обратитесь в Электронный сервис Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/600669/1/form) для корректировки сведений в электронной трудовой книжке.

Этапы действий

1. Подготовьте копию заявления и приложите копии документов.
2. Отправьте заказным письмом с уведомлением.
3. Через 10‑15 дней, если ответа нет, подайте жалобу в профильный отдел труда.
4. При необходимости – обратитесь в суд с иском о признании права на выдачу дубликата.

Как оформить электронную трудовую книжку?

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если у сотрудника нет оригинала, но есть подтверждающие документы, работодатель может вести запись в электронном виде.

• Сотрудник подаёт заявление в электронном виде через корпоративный портал или на портале Госуслуг.
• В заявлении указываются периоды работы, места и должности.
• К заявлению прикладываются сканы трудоустроительных договоров, справок, приказов о приёме.
• После проверки система формирует электронную запись, которую можно распечатать или отправить в PDF‑формате.

Для доступа к сервису перейдите по ссылке: https://www.gosuslugi.ru/600669/1/form.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли работать без трудовой книжки? Да, но только до момента, пока работодатель не оформит дубликат или электронную запись.
• Какие документы подтверждают стаж, если нет книжки? Справки от предыдущих работодателей, договоры, приказы о приёме, выписки из соцстрах.
• Что делать, если в книжке нет записи об увольнении? Сотрудник может подать заявление с просьбой оформить запись об увольнении или о внесении корректировок.
• Сколько времени занимает оформление дубликата? По закону – не более 10 рабочих дней, но на практике часто быстрее.

Отсутствие оригинальной трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства и заключения трудового договора. Главное – правильно оформить заявление об отсутствии и своевременно запросить дубликат или перейти к электронному формату. При соблюдении всех процедур работодатель обязан обеспечить сотрудника документом, подтверждающим его стаж, а сотрудник получит возможность легально продолжать работу.

Если возникнут сложности, рекомендуется обратиться в профильные органы (Госкомтруд, суд) или воспользоваться онлайн‑сервисами Госуслуг и Контур.Экстерн для ускорения процедуры.

Дата публикации: , 09:08