С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый новый сотрудник может выбрать форму трудовой книжки: традиционную бумажную или электронную, хранящуюся в Системе Фонда социального страхования (СФС). Если ваш работник сообщил, что хочет оформить ЭТК, перед вами встаёт ряд практических вопросов: какие документы нужны, какие действия выполнить и как правильно оформить запись в системе.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, который содержит ту же информацию, что и бумажная трудовая книжка: сведения о работодателе, периоды работы, должности, основания для увольнения и т.д. Хранится она в единой государственной базе данных, доступ к которой имеют:
- Работник (через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России);
- Работодатель (через портал СФС);
- Контролирующие органы (ФСС, ПФР, Росстат).
Какие документы нужны работодателю?
Для оформления ЭТК необходимо собрать и загрузить в СФС следующий пакет:
- Заявление работника о выборе электронного формата (шаблон доступен в личном кабинете СФС).
- Копию паспорта и СНИЛС работника (скан в формате PDF, JPG, PNG).
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, акт передачи её в электронный вид (подписывается обеими сторонами).
- Согласие работника на обработку персональных данных (по ФЗ‑152).
Пошаговый процесс оформления ЭТК
Шаг 1. Уточнение желания сотрудника
Получите от работника письменное подтверждение (электронное письмо, заполненный онлайн‑формуляр) о том, что он выбирает электронную трудовую книжку. Важно зафиксировать дату и подпись (ЭЦП, если используется).
Шаг 2. Регистрация в системе СФС
Если ваш ИП/ООО ещё не имеет доступа к порталу СФС, необходимо:
- Зарегистрировать юридическое лицо в СФС (получить логин/пароль);
- Получить электронную подпись (ЭЦП) для подтверждения действий.
Шаг 3. Ввод данных о работнике
В личном кабинете СФС выберите пункт «Создать запись о трудовом стаже» и введите:
- ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения.
- Сведения о работодателе (ОГРН, ИНН, наименование, адрес).
- Дата начала работы, должность, основание (трудовой договор, приказ).
После ввода данных нажмите «Сохранить» и подтвердите действие своей ЭЦП.
Шаг 4. Прикрепление сканов документов
Загрузите в систему сканы всех документов, перечисленных в пункте 2. Каждый файл должен быть не более 5 МБ, форматы PDF, JPG, PNG.
Шаг 5. Уведомление работника
Система автоматически отправит работнику уведомление о том, что его запись создана. Работнику следует зайти в личный кабинет ПФР и убедиться, что данные корректны.
Шаг 6. Оформление акта передачи (если есть бумажная книжка)
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, необходимо оформить акт передачи в электронный вид. В акте указываются:
- Сведения о бумажной книжке (номер, дата выдачи).
- Дата передачи в электронный формат.
- Подписи (ЭЦП) обеих сторон.
Акт прикладывается к записи в СФС.
Что делать, если работник уже имеет ЭТК в другом месте
В случае, когда у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка, оформленная прежним работодателем, необходимо выполнить перенос записи:
- Получить от предыдущего работодателя согласие на передачу данных (письмо‑запрос).
- В СФС выбрать пункт «Перенос записи о трудовом стаже» и указать номер предыдущей записи.
- Подтвердить действие ЭЦП обеих сторон (если требуется).
После переноса все периоды работы будут объединены в единой ЭТК.
Права и обязанности сторон
Работодателя
- Обеспечить достоверность вводимых данных.
- Своевременно (не позднее 5 рабочих дней) ввести запись о приёме на работу.
- Сохранять копии всех загруженных документов в архиве компании.
- Своевременно вносить изменения (перевод, увольнение, изменение должности).
Работника
- Предоставить точные персональные данные и копии документов.
- Контролировать корректность записей в личном кабинете ПФР.
- Своевременно информировать работодателя об изменениях (смена фамилии, переоформление СНИЛС).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли отказаться от ЭТК после её оформления?
Да. Работник может в любой момент потребовать перевод записи в бумажный формат. Для этого необходимо подать письменный запрос, а работодатель оформить акт возврата и передать бумажную книжку сотруднику.
Вопрос: Как проверить, что запись в ЭТК действительно создана?
Работник заходит в личный кабинет ПФР (https://lk.pfrf.ru) → «Мой стаж» → «Электронная трудовая книжка». Там отображаются все периоды, внесённые работодателем;
Вопрос: Что делать, если в ЭТК ошибочно указана дата начала работы?
Работодатель вносит исправление через СФС, предоставив подтверждающие документы (приказ об исправлении). После исправления работнику отправляется уведомление.
Вопрос: Нужно ли подписывать какие‑либо дополнительные документы?
Для большинства операций достаточно электронной подписи в системе СФС. Однако в случае передачи бумажной книжки требуется подпись в акте передачи.
Практический чек‑лист для работодателя
Скачайте и распечатайте (или сохраните в PDF) следующий чек‑лист, чтобы ничего не забыть:
- Получить письменное согласие работника на ЭТК.
- Собрать копии паспорта, СНИЛС, трудового договора.
- Зарегистрировать доступ к СФС и настроить ЭЦП.
- Ввести данные о работнике в СФС в течение 5 дней.
- Загрузить сканы документов.
- Уведомить работника о создании записи.
- При необходимости оформить акт передачи/возврата.
- Вести журнал изменений (перевод, увольнение, исправления).
Переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс ведения кадрового учёта, повышает прозрачность и ускоряет доступ к информации о трудовом стаже. Главное – правильно оформить все документы и своевременно ввести данные в СФС. Следуя приведённому руководству, вы избежите типичных ошибок и обеспечите законность трудовых отношений.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки СФС (тел.: 8‑800‑555‑35‑35).
Дата публикации: