С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, а бумажную трудовую книжку можно получить только в случае необходимости (например, при переезде за границу). При трудоустройстве в новом месте важно оформить заявление на получение ЭТК, чтобы ваш стаж и данные о работе автоматически попали в систему. Ниже вы найдете подробный разбор процесса, список необходимых документов и образец заявления.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в базе данных Социального фонда. В ней фиксируются:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения;
- Дата начала работы и место трудоустройства;
- Должность, оклад, режим работы;
- Сведения о стаже, отработанных днях, отпуске, больничных;
- Периодические обновления при смене работодателя.
ЭТК полностью заменяет бумажную трудовую книжку в рамках российского законодательства.
Когда необходимо подавать заявление?
Заявление на оформление ЭТК подаётся:
- При первом трудоустройстве в новой организации;
- При смене работодателя (если сотрудник уже имеет ЭТК, но его данные не обновлены);
- При восстановлении трудовой книжки после потери/исправления;
- При переходе в другой регион (если требуется копия).
Как оформить заявление?
Никакого обязательного шаблона не предусмотрено законом. Заявление можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме, но оно должно содержать обязательные реквизиты. Ниже приведён образец заявления, который можно скопировать в текстовый редактор и распечатать.
Образец заявления
Заявление Я, ФИО, дата рождения, СНИЛС, работаю в организации Наименование организации, занимаю должность Должность, с дата начала работы. Прошу оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом «О труде» и приказом Фонда социального страхования РФ № 24-ФСС РФ от 8 января 2017 г. о порядке оформления ЭТК. Сведения о трудовой деятельности: - Место работы: Наименование организации, адрес: Адрес; - Должность: Должность; - Оклад: Сумма руб.; - Режим работы: Полный/неполный день; - Стаж: Стаж лет (если есть предыдущий стаж). Прилагаю копию паспорта и СНИЛС. Подпись: ______________________
Обратите внимание, что заявление должно быть подписано собственноручно. Если заявление подаётся в электронном виде, подпись может быть цифровой, но в большинстве случаев требуется печатная подпись.
Какие документы необходимо приложить?
- Копия паспорта (страница с фотографией и личными данными);
- Копия СНИЛС (страница с личными данными);
- Квитанция об оплате госпошлины (если применимо);
- При необходимости – справка о предыдущем стаже (если работник уже имел ЭТК);
- Согласие на обработку персональных данных (если требуется).
Как подать заявление?
Существует два способа подачи заявления:
- Почтовый способ: заявление и документы отправляются в отдел кадров организации, а затем в Фонд социального страхования по месту регистрации. Обычно это занимает 10–15 рабочих дней.
- Электронный способ: через портал «Портал государственных услуг» (Госуслуги) можно подать заявление в электронном виде. Для этого понадобится электронная подпись (ЭП) или «подпись в приложении «Госуслуги».
После подачи заявления в Фонд социального страхования он проверяет данные, вносит их в систему и выдаёт электронную трудовую книжку. Вы получите подтверждение о регистрации в системе и сможете получить доступ к своему ЭТК через портал Госуслуг.
Что делать, если потеряли бумажную трудовую книжку?
Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, но уже имеете ЭТК, то вам не требуется подавать заявление. Если же у вас нет ЭТК, вы можете подать заявление на оформление новой бумажной трудовой книжки, но в большинстве случаев это не требуется. Важно сохранить копии всех документов, которые подтверждают ваш стаж.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить бумажную копию ЭТК? Да, при необходимости можно запросить печатную копию через Фонд социального страхования.
- Как узнать, что ЭТК зарегистрирована? Вы получите электронное уведомление в портале Госуслуг и сможете проверить статус через личный кабинет.
- Что делать, если данные в ЭТК неверны? Подайте заявление о корректировке данных в Фонд социального страхования.
- Можно ли использовать ЭТК при переезде за границу? Да, ЭТК признаётся в большинстве стран, но лучше уточнить требования конкретной страны.
Оформление заявления на электронную трудовую книжку – это важный шаг при трудоустройстве в современной России. Соблюдая простые правила, вы гарантируете, что ваш стаж будет корректно учтён, а все данные о работе будут доступны в любой момент. Не забывайте сохранять копии всех документов и проверять статус регистрации в системе. Удачного трудоустройства!