В 2026 году большинство организаций перешли на электронную форму ведения трудовой деятельности. Это упрощает работу с персоналом, ускоряет выдачу выписок и снижает нагрузку на бумажные документы. Однако при приёме нового сотрудника необходимо соблюдать строгие правила оформления, иначе запись может быть признана недействительной.
Что требуется от работодателя перед приёмом
Для начала работы с 1С необходимо выполнить несколько подготовительных действий:
- Создать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В программе 1С:ЗУП доступно несколько вариантов заявления – бумажный или электронный.
- Выбрать форму заявления. В колонке «Вид заявления» указывается, что сведения будут предоставлены в электронном виде.
- Заполнить необходимые реквизиты: название организации, ИНН, ОГРН, ФИО сотрудника, дата приёма, должность, подразделение и т.д.
- Подтвердить заявление кнопкой «Заявление» и при необходимости распечатать его для подписи.
После отправки заявления в электронном виде работодатель получает подтверждение о его получении, а сотрудник получает возможность сразу приступить к работе.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке
Запись в электронной форме должна содержать минимум следующие сведения:
- Дата начала трудовых отношений.
- ФИО сотрудника.
- Должность и подразделение.
- Ставка труда (полный/неполный рабочий день).
- Сведения о стаже работы (если есть).
- Номер и дата приказа о приёме.
В 1С эти данные заносятся в документ «Прием на работу». При этом ставится флажок «Начало трудовой деятельности», который указывает, что сотрудник работает впервые или ранее не имел трудового стажа.
Пример заполнения формы
Дата приёма: ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Подразделение: Финансовый отдел Ставка: Полный рабочий день Трудовой стаж: 0 лет (первый приём)
Как перейти от бумажной к электронной форме
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, переход на электронную форму возможен только после получения его письменного согласия. После этого:
- В течение 3 рабочих дней после подачи заявления работодатель вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку.
- Запись о переходе оформляется в свободной форме, например:
«Сотруднику Иванову И.И. в связи с переходом на электронную форму ведения трудовой деятельности введена запись о переходе на ЭТК с .
После этого выдано подтверждение о переходе, а сотрудник получает доступ к своей электронной книжке через сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Для получения официального документа используют сервис 1С:Кабинет сотрудника. Порядок действий:
- Войти в личный кабинет сотрудника.
- Перейти в раздел «Электронные трудовые книжки».
- Выбрать нужный период и нажать кнопку «Скачать выписку».
- При необходимости распечатать выписку или отправить её по электронной почте.
Выписка содержит все записи о приёмах, переводах и увольнениях, что упрощает проверку трудового стажа при оформлении отпусков, пенсионных выплат и т.д.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный выбор формы заявления. Убедитесь, что в колонке «Вид заявления» указано «Электронная форма».
- Отсутствие подписи сотрудника. При передаче заявления в электронном виде подпись может быть поставлена через электронную подпись или подтверждена в личном кабинете.
- Неучтённый стаж. Если у сотрудника есть предыдущий трудовой стаж, его необходимо указать в разделе «Трудовой стаж», иначе запись будет считаться некорректной.
- Задержка с внесением записи. По закону запись должна быть произведена не позднее 3‑х рабочих дней с даты подачи заявления.
Краткое резюме
Приём на работу в 1С с переходом на электронную трудовую книжку – это последовательный процесс, который включает:
- Создание и отправку заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Заполнение формы «Прием на работу» с отметкой «Начало трудовой деятельности».
- Внесение записи в электронную книжку и выдача подтверждения сотруднику.
- При необходимости – переход от бумажной к электронной форме с согласия работника.
- Регулярное получение выписок через 1С:Кабинет сотрудника.
Соблюдая эти шаги, вы гарантируете соответствие требованиям Трудового кодекса и законодательства о ведении кадровых документов, а также упрощаете работу с персоналом.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.