С развитием дистанционной формы занятости перед кадровыми службами и бухгалтерией возникли новые задачи․ Одной из ключевых является процедура оформления и отправки трудовой документации работнику, который физически не находится в офисе․ В статье разберем, как правильно оформить и направить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) дистанционному сотруднику при увольнении․
Ключевое отличие: бумажная книжка vs․ электронная форма
Прежде всего, необходимо четко определить, какой вид документа имеет сотрудник:
- Бумажная трудовая книжка (обложка зеленого цвета) — традиционный документ, который физически передается работнику при приеме на работу и хранится у него․
- Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа (СТД-Р) — современная замена бумажной книжке․ Информация формируется в электронном виде и хранится в базе данных работодателя (например, в 1С:Зарплата и Управление Персоналом)․ Работнику выдается распечатанный на бумаге выписка из СТД-Р по его запросу․
Важно: С 1 января 2021 года работодатель вправе вести электронную форму трудовой книжки без обязательного ведения бумажной․ Выбор формы фиксируется в трудовом договоре․
Порядок действий при увольнении дистанционного работника
Процедура состоит из нескольких обязательных этапов, независимо от места нахождения сотрудника․
Оформление приказа (распоряжения) об увольнении
На основании поданного сотрудником заявления (например, по собственному желанию) издается локальный нормативный акт, приказ об увольнении․ Форма и содержание приказа регулируются внутренними документами компании и Трудовым кодексом РФ․
Расчет всех выплат
В день увольнения бухгалтерия обязана произвести полный расчет с сотрудником, включая:
- Заработную плату за отработанное время․
- Компенсацию за неиспользованный отпуск․
- Иные причитающиеся выплаты по условиям трудового договора․
Деньгами (на банковскую карту) или иным способом, указанным в договоре․
Подготовка трудовой документации
Это самый важный этап для вашего вопроса․
- Для бумажной книжки: Кадровик делает в ней последнюю запись об увольнении с указанием даты и основания (ссылка на статью ТК РФ и номер приказа)․ Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации․
- Для электронной формы (СТД-Р): В системе (например, в 1С) формируется итоговая запись об увольнении․ Затем по запросу сотрудника (или по инициативе работодателя) создается и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) выписка из СТД-Р․ Эта выписка является полным аналогом записи в бумажной книжке․
Передача документа дистанционному работнику
Здесь возникает главная сложность․ Как отправить документ, если сотрудник в другом городе или стране?
Варианты передачи:
- Цифровая передача (для электронной формы): Подписанную УКЭП выписку из СТД-Р можно отправить сотруднику любым безопасным электронным способом: через защищенный канал в системе 1С, по электронной почте с подтверждением прочтения, через облачный сервис с доступом по паролю․ Ключевое: необходимо обеспечить достоверность и конфиденциальность передачи, а также получить от сотрудника электронное подтверждение о получении (например, ответное письмо с согласием на получение документа)․
- Почтовое отправление (для бумажной книжки или распечатанной выписки): Если у сотрудника есть бумажная книжка, ее необходимо вернуть․ После внесения записи о увольнении книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении (или с описью вложения)․ Это докажет факт и дату отправки․ Стоимость отправления обычно несет работодатель․
- Через доверенное лицо: Если у компании есть филиал или представительство в городе сотрудника, можно передать документ через них с оформлением акта приема-передачи․
Особенности при совместительстве
Как указано в предоставленной информации, сотрудник может работать в организации как штатный и как внутренний совместитель․ В этом случае:
- Трудовая книжка (или СТД-Р) одна на все места работы․
- Запись об увольнении с одной должности (например, совместителя) не отменяет запись об основной работе․ В приказе и в книжке должно быть четко указано, с какой именно должностью и по какому основанию прекращается трудовой договор․
- При увольнении со всех должностей в организации оформляется одно общее увольнение․ Если увольняется только совместитель, то в книжке делается соответствующая запись, а основная запись остается․
Практические рекомендации и типовые ошибки
- Заранее согласуйте способ передачи․ В трудовом договоре или внутреннем регламенте для дистанционных работников пропишите порядок получения кадровых документов (электронно/почтой)․
- Документируйте все․ Сохраняйте скриншоты переписки, номера почтовых отправлений, электронные квитанции․ Это защитит в случае спора․
- Не затягивайте с отправкой․ Трудовой кодекс обязывает работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения (ст․ 77, 84․1 ТК РФ)․ Задержка влечет административную ответственность․
- Уточните адрес․ Перед отправкой перепроверьте актуальный почтовый или электронный адрес сотрудника, указанный в заявлении об увольнении․
- Ошибка: Отправка только скана записи без подписи/печати или без УКЭП․ Такой документ не имеет юридической силы․ Нужен подписанный документ․
Отправка трудовой книжки дистанционному работнику, стандартная процедура, требующая лишь более тщательного документирования и выбора безопасного канала передачи․ Основные принципы остаются прежними: документ должен быть подписан и заверен (печатью или УКЭП), а факт его получения должен быть подтвержден․ Для электронной формы (СТД-Р) процесс значительно упрощается и ускоряется за счет цифровой подписи и передачи по защищенным каналам․ Главное — четко прописать этот порядок в локальных актах компании и придерживаться его․
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер․ В сложных или спорных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве․