В 2026 году, несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для определенной категории сотрудников. Согласно законодательству РФ, бумажные трудовые книжки ведутся для работников, которые трудились до 1 января 2021 года и не отказались от них в пользу электронного формата. Для тех, кто впервые устроился на работу после этой даты, оформляются исключительно ЭТК.

Одной из частых ситуаций в кадровой практике является заполнение всех страниц одного из разделов трудовой книжки. В этом случае необходимо использовать специальный бланк — вкладыш. Данная статья подробно разбирает порядок оформления вкладыша, его вшивания и, что особенно важно для бухгалтерии, правила учета и отражения операций в проводках.

Нормативная база и общие положения

Порядок ведения бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется:

• Статьями 66 и 84.1 Трудового кодекса РФ;
• Порядком ведения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок № 320н).

Важно помнить, что с 1 января 2023 года действуют бланки нового образца, утвержденные вышеупомянутым приказом. Вкладыш является неотъемлемым продолжением трудовой книжки и без нее недействителен.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш заводится в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»). Нумерация записей во вкладыше не начинается заново, а продолжает нумерацию записей соответствующего раздела основной трудовой книжки.

Пример: Если последняя запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки имела порядковый номер 29, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 30.

Порядок оформления и вшивания вкладыша

Процедура оформления вкладыша строго регламентирована и требует внимательности от специалиста отдела кадров:

1. Заполнение ьного листа вкладыша. На ьном листе вкладыша указываются те же данные, что и на ьном листе трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, дата заполнения, подпись владельца и подпись ответственного лица). Все данные вносятся на основании документов сотрудника.
2. Отметка в трудовой книжке. На ьном листе основной трудовой книжки в верхнем правом углу делается запись: «Выдан вкладыш», указываются серия и номер вкладыша. Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
3. Вшивание. Вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку. Прошивка осуществляется таким образом, чтобы исключить возможность потери или подмены листов. Обычно вкладыш вшивается между листами раздела, к которому он относится.

Важно: Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности. Их продажа физическим лицам запрещена. Приобретать их могут только работодатели у официальных распространителей (п. 6 Порядка № 55н Приказа Минфина).

Бухгалтерский учет вкладышей к трудовым книжкам

Для бухгалтерской службы учет бланков трудовых книжек и вкладышей имеет свои особенности, так как эти документы относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Поступление бланков

Бланки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Учет ведется в разрезе каждого бланка (по сериям и номерам) и местам хранения.

При покупке бланков у поставщика в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Выдача вкладыша сотруднику

Согласно законодательству, расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей несет работодатель. Однако, по соглашению сторон, стоимость бланка может быть возмещена сотрудником при выдаче.

Вариант А: Сотрудник оплачивает стоимость бланка

Если организация принимает решение взыскать стоимость бланка с работника (что должно быть отражено в локальных нормативных актах):

1. При выдаче вкладыша сотруднику и получении денег (или удержании из зарплаты):
   Дт 50 (51, 70) — Кт 73.03 (или 76) — получены средства от сотрудника за бланк.
2. Списание стоимости бланка с забалансового учета:
   Кт 006 — списан бланк, выданный работнику.
3. Если бланк ранее был учтен как материал, его стоимость компенсируется поступившими средствами, не влияя на расходы организации.

Вариант Б: Расходы несет работодатель

Если организация берет расходы на себя (или сотрудник не возмещает стоимость):

• Стоимость бланка списывается на расходы организации (на счета 20, 26, 44 и т.д.) в момент выдачи.
• Производится запись Кт 006 о выбытии бланка.

Ежемесячная отчетность

Ежемесячно в бухгалтерскую службу должны поступать данные от кадровой службы о выданных трудовых книжках и вкладышах, а также о полученных от работников средствах в качестве возмещения стоимости. На основании этих данных формируются акты и проводятся окончательные бухгалтерские операции.

Частые ошибки и рекомендации

Во избежание проблем при проверках и споров с сотрудниками, следует избегать следующих ошибок:

• Покупка бланков «с рук». Не принимайте от сотрудников трудовые книжки или вкладыши, которые они купили самостоятельно. Официально бланки продаются только юридическим лицам и ИП. Использование таких документов может привести к признанию стажа сотрудника недействительным.
• Нарушение нумерации. Запомните: нумерация во вкладыше продолжается, а не начинается заново.
• Отсутствие записи на ьнике. Без отметки «Выдан вкладыш» на ьном листе основной книжки, вкладыш считается недействительным.
• Неправильный учет НДС. Организация имеет право на вычет НДС, предъявленного продавцом бланков, при наличии правильно оформленных счетов-фактур.

В 2026 году учет вкладышей к трудовым книжкам остается важной частью работы бухгалтерии и отдела кадров для предприятий, сохраняющих бумажный документооборот. Соблюдение правил оформления (Приказ № 320н) и корректное отражение операций на счетах бухгалтерского учета (включая счет 006) позволит организации избежать штрафных санкций и обеспечить сотрудникам правильное подтверждение их трудового стажа.

Помните: вкладыш не существует отдельно от трудовой книжки, он лишь продлевает жизнь основному документу, фиксируя важные вехи профессионального пути работника.