В современных организациях большинство кадровых операций фиксируются в системе 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или Бухгалтерия 8.3. Одной из ключевых задач является правильное отражение кадрового перевода в электронной трудовой книжке (ЭТК) и в форме СЗВ‑ТД (ЕФС‑1, раздел 1.1). Ошибки при вводе данных могут привести к необходимости корректировать сведения в ПФР, поэтому важно знать пошаговый процесс.

Содержание

1. Что такое кадровый перевод и какие виды бывают
2. Подготовка к оформлению перевода в 1С
3. Создание документа «Кадровый перевод»
4. Отражение в электронную трудовую книжку
5. Заполнение и отправка формы СЗВ‑ТД
6. Корректировка ошибочных сведений
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое кадровый перевод и какие виды бывают

• Постоянный перевод – изменение должности, подразделения, условий труда без указания срока окончания.
• Временный (срочный) перевод – перевод на определённый срок, оформляемый как срочный трудовой договор. В 1С необходимо ставить галочку «Срочный трудовой договор до» и указывать дату окончания.
• Перевод с изменением оклада – часто сопровождается изменением условий оплаты, но не требует отдельной отправки СЗВ‑ТД, если меняется только оклад.

Для всех видов перевода система автоматически формирует мероприятие с кодом ПЕРЕВОД, которое может быть отправлено в ПФР в составе формы СЗВ‑ТД.

Подготовка к оформлению перевода в 1С

Перед тем как открыть документ, убедитесь, что у вас есть:

1. Текущий трудовой договор сотрудника (если перевод временный – копия срочного договора).
2. Основание перевода (приказ, распоряжение, решение руководства).
3. Параметры новой должности: должность, подразделение, ставка, график работы, условия оплаты.
4. Дата начала перевода (обычно – текущая дата) и, при необходимости, дата окончания (для срочного перевода).

Если в организации уже используется Электронная трудовая книжка, проверьте, что в настройках программы установлен флажок «Отразить в трудовой книжке».

Создание документа «Кадровый перевод»

Ниже – пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 3.1 (аналогично в 1С:Бухгалтерия 8.3).

1. Откройте меню Кадры → Все кадровые документы → Кадровый перевод.
2. В открывшейся форме укажите Сотрудник – выбираем нужного работника.
3. Перейдите на вкладку Главное и заполните:
   • Дата начала перевода.
   • Новая должность и подразделение.
   • Код мероприятия – ПЕРЕВОД (заполняется автоматически).
4. Вкладка Оплата труда – при необходимости укажите новый оклад, надбавки, коэффициенты.
5. Вкладка Трудовой договор:
   • Установите флажок Изменить сведения о договоре;
   • Если перевод временный – поставьте галочку Срочный трудовой договор до и укажите дату окончания.
   • Если перевод постоянный – снимите галочку «Срочный трудовой договор до».
6. Вкладка Электронная трудовая книжка (если включена):
   • Отметьте Отразить в трудовой книжке.
   • Укажите основание перевода (номер приказа, дата).
7. Нажмите Провести и закрыть. После проведения в системе появятся новые записи в справочнике Кадровые мероприятия.

Важно: если в документе не отмечена галочка «Отразить в трудовой книжке», сведения о переводе в ЭТК не появятся, а в СЗВ‑ТД будет сформировано только мероприятие без отметки о трудовой книжке.

Отражение в электронную трудовую книжку (ЭТК)

ЭТК в 1С формируется автоматически на основании отметок в кадровых документах. При правильном заполнении:

• В разделе Кадры → Электронные трудовые книжки появится запись о переводе с указанием даты, новой должности и основания.
• При отправке в ПФР (СЗВ‑ТД) в поле «Код мероприятия» будет указан ПЕРЕВОД, а в поле «Основание» – номер приказа.

Если перевод был временным, в ЭТК будет указана дата окончания срочного договора, что соответствует требованиям ПФР.

Заполнение и отправка формы СЗВ‑ТД (ЕФС‑1, раздел 1.1)

После проведения документа «Кадровый перевод» система автоматически формирует строку в СЗВ‑ТД:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (ЕФС‑1).
2. Перейдите в раздел 1.1 – здесь будет строка с кодом ПЕРЕВОД.
3. Проверьте заполненные поля:
   • Дата начала мероприятия – дата начала перевода.
   • Основание – номер и дата приказа.
   • Поле «Удаленность» – обязательно очистить вручную, если перевод не связан с удалённой работой.
4. Если требуется корректировать ранее отправленные сведения, создайте две строки:
   • «Отмена переданного мероприятия» (со знаком «-»).
   • «Регистрация нового правильного мероприятия» (со знаком «+»).
5. Нажмите Отправить – система сформирует XML‑файл и передаст его в ПФР.

При изменении только оклада галочка «Запись электронной трудовой книжки» не ставится, и отправка СЗВ‑ТД не требуется.

Корректировка ошибочных сведений

Если в СЗВ‑ТД была допущена ошибка (например, неверная дата или основание), необходимо выполнить корректировку:

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (ЕФС‑1).
2. В разделе 1.1 создайте строку Отмена переданного мероприятия:
   • Укажите тот же код мероприятия (ПЕРЕВОД).
   • Установите отрицательное значение в поле «Кол-во» (обычно «-1»).
3. Создайте новую строку с правильными данными (положительное значение).
4. Очистите поле «Удаленность», если оно было заполнено ошибочно.
5. Сохраните документ и отправьте корректировку в ПФР.

После отправки ПФР обновит сведения в личном кабинете работодателя, а в ЭТК отразятся новые данные.

Часто задаваемые вопросы

7.1 Нужно ли отправлять СЗВ‑ТД при изменении только оклада?

Нет. При изменении только оклада (без изменения должности, подразделения, условий труда) галочка «Запись электронной трудовой книжки» не ставится, и отправка формы не требуется.

7.2 Как отразить временный перевод без создания нового договора?

В документе «Кадровый перевод» на вкладке Трудовой договор ставим галочку «Срочный трудовой договор до» и указываем дату окончания. Новый договор не создаётся, но в системе фиксируется срок действия перевода.

7.3 Что делать, если в ЭТК не появляется запись о переводе?

Проверьте, что в документе «Кадровый перевод» на вкладке Электронная трудовая книжка отмечена галочка «Отразить в трудовой книжке». Также убедитесь, что в настройках 1С включена работа с ЭТК (раздел «Кадры → Настройки → Электронные трудовые книжки»).

7.4 Как удалить поле «Удаленность»?

В форме СЗВ‑ТД (раздел 1.1) найдите поле «Удаленность» и вручную очистите его (оставьте пустым). Это обязательный шаг при корректировке, иначе ПФР может отклонить файл.

7.5 Можно ли оформить несколько переводов за один день?

Да. Каждый перевод оформляется отдельным документом «Кадровый перевод». В СЗВ‑ТД будет сформировано несколько строк с кодом ПЕРЕВОД, каждая со своей датой и основанием.

Оформление кадрового перевода в 1С – процесс, который требует внимательного заполнения нескольких вкладок документа, правильного указания флажков «Отразить в трудовой книжке» и «Срочный трудовой договор до». При корректном вводе система автоматически сформирует запись в Электронной трудовой книжке и подготовит СЗВ‑ТД для отправки в ПФР. В случае ошибок необходимо выполнить отмену и регистрацию нового мероприятия, не забывая очистить поле «Удаленность». Следуя приведённой пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить своевременное и корректное отражение кадровых переводов в трудовой книжке сотрудника.

Помните: правильная настройка программы и внимательное заполнение полей – залог безупречной кадровой отчётности.