Вопрос об оплате трудовой книжки (как бумажной‚ так и электронной) часто вызывает путаницу у как работников‚ так и работодателей. Давайте разберемся подробно‚ исходя из действующего российского законодательства (Трудовой кодекс РФ).
Ключевой принцип: ответственность работодателя
Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ‚ основная обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки лежит на работодателе. Это означает‚ что все расходы‚ связанные с:
- Первоначальным оформлением (при приеме на работу) новой трудовой книжки (бумажной или электронной).
- Заменой трудовой книжки в связи с ее износом (негодностью) или переполнением (все страницы заполнены).
- Внесением записей об изменении персональных данных (ФИО‚ СНИЛС и т.д.).
Оплачивает работодатель за свой счет.
Когда работник должен оплатить сам?
Есть только один случай‚ когда финансовую ответственность за замену трудовой книжки несет сам работник:
- Если трудовая книжка утеряна‚ испорчена или уничтожена по вине работника (например‚ он не сохранил ее‚ сжег‚ смыл и т.п.).
В такой ситуации работодатель вправе требовать от работника возмещения расходов на изготовление новой книжки. Однако‚ если утеря произошла не по вине работника (например‚ при краже или пожаре в квартире)‚ обязанность оплатить новую книжку снова лежит на работодателе.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка‚ которая ведется в Социальном фонде России (СФР). Важно понимать:
Хранение и ведение
ЭТК хранится в единой государственной системе СФР. В ней отражаются все те же данные‚ что и в бумажной: личные данные (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ сведения об образовании‚ о работодателях‚ о трудовом стаже и т.д.
Кто оплачивает?
Принцип остается прежним:
- Работодатель обязан подавать в СФР сведения о приеме‚ увольнении и иных изменениях. Это его прямая обязанность‚ не требующая от работника оплаты.
- Работник имеет право на бесплатный доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР. Выписка из ЭТК также предоставляется бесплатно.
Совместное использование (бумажная + электронная)
Закон предусматривает возможность одновременного существования двух форматов‚ но с важной оговоркой:
Если работник не подал письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель продолжает вести для него бумажный документ. При этом информация в обеих книжках (бумажной и электронной) должна быть идентичной.
Замена изношенной бумажной книжки на новую в этом случае также оплачивается работодателем.
Порядок действий при необходимости замены
- Обращение работника. Если трудовая книжка (бумажная) изношена или переполнена‚ работник должен уведомить об этом работодателя (в письменном виде‚ например‚ через заявление).
- Действие работодателя. Работодатель обязан в течение короткого срока (обычно 3-5 рабочих дней) оформить новую трудовую книжку. При этом он:
- Изготавливает новую книжку за свой счет.
- Переносит в нее все имеющиеся записи из старой книжки (делает точные копии).
- Новую книжку выдает работнику под расписку‚ а старуя (негодная) изымается и хранится у работодателя как документ с пометкой «Недействительна».
- При электронной книжке. Замены как таковой не требуется. Все обновления вносятся в единую базу СФР. Работодатель просто направляет туда корректирующие сведения.
Важные выводы и рекомендации
- Работодатель платит за первую выдачу‚ замену из-за износа и внесение изменений по своей инициативе.
- Работник платит только если утратил книжку по своей вине.
- Электронная трудовая книжка — это удобный и бесплатный для работника инструмент‚ ведение которого также является обязанностью и заботой работодателя.
- Всегда требуйте оформления новой книжки при ее износе и не соглашайтесь на «склеивание» или самостоятельное заполнение нового бланка.
- Сохраняйте свою бумажную трудовую книжку бережно‚ чтобы избежать ситуаций‚ когда ее нужно менять.