Оформление нового сотрудника — ответственная процедура‚ которая требует строгого соблюдения норм трудового права. Одной из распространенных и вызывающих затруднения ситуаций является отказ или невозможность соискателя предоставить трудовую книжку. В 2026 году‚ с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ этот вопрос имеет свои важные нюансы. В данной статье мы подробно разберем‚ как действовать работодателю в различных сценариях.

Основные причины отсутствия трудовой книжки

Прежде чем предпринимать какие-либо действия‚ необходимо выяснить причину‚ по которой кандидат не предоставляет документ. От этого зависит алгоритм ваших действий. Основные ситуации:

• Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Документ физически утерян или поврежден.
• Кандидат устраивается на работу впервые.
• На прежнем месте работы сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
• Сознательный отказ от предоставления документа.

Сценарий 1: Переход на электронную трудовую книжку

В связи с масштабным переходом на ЭТК многие работники отказались от ведения бумажного формата. Однако здесь есть важный нюанс: отказ от ведения бумажной трудовой книжки не означает‚ что ее можно выкинуть или уничтожить. В электронной трудовой содержатся сведения только начиная с 2020 года. Поэтому при трудоустройстве работник обязан предоставить новому работодателю не только электронные сведения‚ но и бумажную трудовую для подтверждения стажа до 2020 года.

Если предыдущий работодатель не внес запись о переходе на ЭТК

Иногда бывает так‚ что работник перешел на ЭТК‚ но прежний работодатель забыл сделать соответствующую отметку в бумажном бланке. Роструд поясняет: в этой ситуации новый работодатель должен внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе сотрудника на ЭТК самостоятельно.

Если на прежнем месте не было подано заявление о выборе

Минтруд в своем Письме от № 14-2/ООГ-1202 разъяснил‚ как быть новому работодателю‚ если принимаемый сотрудник не подал по прежнему месту работы заявление о выборе формы ведения трудовой книжки. В таком случае работодатель обязан продолжить ведение бумажной трудовой книжки.

Сценарий 2: Трудовая книжка утеряна

Если новый сотрудник заявляет‚ что потерял трудовую книжку‚ работодатель не имеет права отказать ему в трудоустройстве по этой причине. Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ‚ работодатель обязан по письменному заявлению лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Как оформить новую трудовую книжку при утрате?

1. Получите письменное заявление. В нем сотрудник должен указать причину отсутствия документа (утрата‚ повреждение и т.д.)‚ а также подтвердить наличие предыдущего трудового стажа.
2. Оформление ьного листа. Поскольку строгий порядок оформления ьного листа именно новой трудовой книжки при утрате законодательно не установлен‚ рекомендуется воспользоваться правилами оформления дубликата.
3. Внесение записей. В новую трудовую книжку вносится запись об общем стаже сотрудника‚ подтвержденном документально‚ а затем текущая запись о приеме на работу к вам.

Сценарий 3: Первое трудоустройство

Для лиц‚ которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года‚ действуют особые правила. В соответствии с п.8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ‚ бумажные трудовые книжки на таких сотрудников не оформляются. Для них формируются только сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ).

Сценарий 4: Сознательный отказ от предоставления трудовой

Иногда соискатели принципиально отказываются предоставлять трудовую книжку (иногда мотивируя это тем‚ что «трудовая книжка — атрибут раба»). Что делать в этом случае?

Вы обязаны напомнить сотруднику о требованиях закона. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже. С ее помощью можно подтвердить опыт работы‚ стаж для пенсии или социальных выплат. Если сотрудник ранее работал‚ но отказывается принести бумажную книжку‚ вы обязаны завести новую на основании его заявления. Однако помните: если выяснится‚ что у сотрудника была действующая бумажная трудовая‚ которую он просто скрыл‚ это может создать проблемы при подтверждении его предыдущего стажа.

Что делать‚ если при увольнении работник не забрал трудовую?

Хотя эта ситуация касается увольнения‚ она напрямую связана с тем‚ почему новый работодатель может не получить документ от прошлого. Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении:

• До тех пор пока вы не получите в письменном виде согласие работника на отправку трудовой книжки по почте‚ осуществить такую отправку вы не имеете права.
• Если работник дал письменное согласие‚ вы обязаны выслать ему документ по почте.
• Если с работником невозможно связаться‚ рекомендуется собрать комиссию из трех человек (сотрудники отдела кадров‚ бухгалтерии и юридического отдела) для составления акта о невозможности выдачи трудовой книжки‚ что защитит работодателя от возможных претензий.

Ответственность и важные нюансы

Прокуратура и судебная практика обращают внимание на следующий факт: если работодатель вовремя не выдал или не оформил трудовую книжку‚ и из-за этого сотрудник не смог трудоустроиться на новую работу‚ работодатель обязан возместить ему неполученный заработок. При этом работнику придется доказать‚ что именно отсутствие трудовой книжки стало причиной невозможности получать доход.

Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника — это не повод для паники и тем более не законное основание для отказа в приеме на работу. Главное правило для кадровика в 2026 году, четко выяснить причину отсутствия документа:

1. Если сотрудник перешел на ЭТК — проверьте наличие бумажной книжки со стажем до 2020 года и при необходимости внесите запись о переходе на ЭТК.
2. Если книжка утеряна — возьмите заявление и оформите новую (по аналогии с дубликатом).
3. Если это первое трудоустройство после 2020 года — оформляйте только ЭТК.

Соблюдение этих простых правил позволит вам оформить сотрудника без нарушений закона и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.