Вопрос о возможности оформления новой трудовой книжки актуален как для сотрудников, впервые устраивающихся на работу, так и для тех, кто потерял, испортил или хочет перейти на электронный формат. Ниже подробно рассмотрим, какие нормы трудового законодательства регулируют этот процесс, когда работодатель вправе завести новый документ и какие действия необходимо выполнить.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовой книжки), ст; 65 (приём на работу);
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки».
• Постановление Правительства РФ № 585 от о порядке ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные).
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ).

Когда можно завести новую трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, завести новую (дубликат) трудовую книжку допустимо только в следующих случаях:

1. Утрата или порча существующей книжки – сотрудник подаёт письменное заявление о loss (утере) или повреждении документа.
2. Первое трудоустройство после – если у гражданина никогда не было трудовой книжки (например, он только что закончил учёбу или впервые выходит на рынок труда), работодатель оформляет электронную трудовую книжку (ЭТК); бумажный дубликат выдаётся только по заявлению сотрудника.
3. Переход на электронную форму по инициативе сотрудника – после подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК) работодатель выдаёт на руки бумажную трудовую книжку и освобождается от её дальнейшего ведения.
4. Необходимость выдачи дубликата при ликвидации предыдущего работодателя – если бывший работодатель ликвидирован и его архив передан в государственный архив, новый работодатель может запросить копию сведений и оформить дубликат.

Важно: вести одновременно две трудовой книжки запрещено (ст. 66 ТК РФ). Даже если у человека несколько мест работы, все сведения должны отражаться в одном документе (бумажном или электронном).

Порядок оформления новой (дубликат) трудовой книжки

При утрате или порче

1. Сотрудник подаёт заявление о утрате/порче трудовой книжки в произвольной форме (можно оформить на бланке организации).
2. Работодатель проверяет наличие сведений о трудовой деятельности в личном деле сотрудника, в архиве кадров или запрашивает выписку из ПФР (ЕФС-1).
3. На основании полученных данных заполняется новая трудовая книжка:
• ьный лист – ФИО, дата рождения, образование, профессия.
• Раздел «Сведения о работе» – последовательно вносяться все периоды трудовой деятельности с указанием названия организаций, должностей, дат приёма и увольнения, оснований (приказы, договоры).
• Раздел «Сведения о наградах» – при наличии.
4. Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
5. Сделанная запись дублируется в электронном виде и передаётся в ПФР через форму ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»).
6. Новая книжка выдаётся сотруднику под расписку.

При первом трудоустройстве (после )

1. Работодатель оформляет электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале Госуслуг или через систему взаимодействия с ПФР.
2. Сведения о приёме на работу передаются в ПФР в электронном виде (форма ЕФС-1, подраздел «Приём на работу»).
3. Если сотрудник желает получить бумажный вариант, он подаёт заявление о выдаче дубликата. Работодатель тогда:
• формирует бумажную трудовую книжку на основании уже внесённых в ЭТК сведений;
• ставит отметку «Дубликат» на ьном листе;
• выдаёт документ сотруднику.

При переходе на электронную трудовую книжку по инициативе сотрудника

1. Сотрудник пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переход на ЭТК).
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней формирует соответствующие подразделы ЕФС-1 и направляет их в Социальный фонд (ПФР).
3. После получения подтверждения от ПФР о принятии электронных сведений, работодатель выдаёт сотруднику на руки бумажную трудовую книжку (если она ещё велась) и ставит отметку о прекращении её ведения.
4. Дальнейшее ведение трудовых записей осуществляется исключительно в электронном виде.

Какие документы потребуются?

• Заявление сотрудника (о утрате/порче, о выдаче дубликата, о переходе на ЭТК).
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу.
• Предыдущие трудовые книжки (если они есть) или выписки из них.
• Выписка из ПФР (ЕФС-1) с данными о периодах работы.
• Документы, подтверждающие образование, квалификацию, награды (при необходимости).
• При ликвидации предыдущего работодателя – запрос в архив (Городской архив, Росархив) о передаче кадровых дел.

Особенности 2025‑2026 годов

С обязательный переход на электронные трудовые книжки для всех newly hired сотрудников. Однако:

• Бумажные трудовые книжки по‑прежнему имеют юридическую силу и могут вестись параллельно с электронными только в случае, если сотрудник явно отказался от ЭТК и подал соответствующее заявление.
• Работодатель обязан хранить электронные сведения в течение 50 лет после увольнения сотрудника (ст. 66 ТК РФ).
• Если сотрудник потерял книжку после перехода на ЭТК, он может получить дубликат исключительно в электронном виде (через личный кабинет на Госуслугах) и, при необходимости, запросить бумажную копию.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли завести вторую трудовую книжку, если у сотрудника уже есть одна?

Нет. Закон запрещает ведение двух трудовых книжек одновременно. Допустимо только оформление дубликата (замены) утраченного или повреждённого документа.

Что делать, если новый работодатель требует трудовую книжку, а у сотрудника её нет?

Сотрудник должен подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель, после проверки сведений в ПФР и кадровом деле, оформляет новую книжку (или электронную выписку) и выдаёт её сотруднику.

Можно ли оформить трудовую книжку через интернет?

Да. Для получения электронной выписки или оформления дубликата достаточно иметь подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг. Через личный кабинет можно заказать справку о трудовой деятельности, которая имеет такую же юридическую силу, как выписка из трудовой книжки.

Работодатель может завести новую трудовую книжку только в строго определённых случаях: утрата/порча существующего документа, первое трудоустройство после (с возможностью выдачи бумажного дубликата по заявлению), переход на электронную форму по инициативе сотрудника либо необходимость восстановления данных после ликвидации предыдущего работодателя. Во всех остальных ситуациях заведение второй трудовой книжки незаконно. При оформлении дубликата важно следовать установленной процедуре: собрать подтверждающие документы, заполнить книжку в соответствии с инструкцией, внести сведения в электронный вид (ЕФС-1) и выдать документ сотруднику под расписку.

Соблюдение этих правил гарантирует законность кадрового учёта, защищает права работника и исключает возможные штрафы со стороны трудовой инспекции.