В данной статье подробно рассмотрен процесс работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК) в системе СБИС для подачи отчётности в Социальный фонд России (СФР). Вы узнаете‚ как создать‚ проверить и отправить форму ЕФС‑1 «Сведения о трудовой деятельности»‚ а также получите практические советы по избежанию типичных ошибок.
Содержание
- Что такое СФР и электронные трудовые книжки
- Работа в СБИС: раздел «СФР → Трудовые книжки»
- Формирование отчёта ЕФС‑1
- Пошаговая инструкция по заполнению
- Проверка и отправка отчёта
- Частые ошибки и как их избежать
- Полезные рекомендации
Что такое СФР и электронные трудовые книжки
СФР (Социальный фонд России) – государственный орган‚ который принимает отчётность о трудовой деятельности сотрудников‚ больничных листах‚ пособиях и других социальных выплатах. С 2023 года ведение трудовых книжек переведено в электронный формат:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой реестр‚ хранящийся в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги» и доступный работодателю через authorised сервисы (1С‚ СБИС и др.).
- Формы отчётности: СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и ЕФС‑1 (расширенный конструктор‚ включающий ьный лист и несколько разделов‚ отправляемых в разные сроки).
Выбор формы зависит от даты издания приказа о кадровом мероприятии:
- Если приказ издан до – используется форма СЗВ‑ТД.
- Если приказ издан с и позже – оформляем ЕФС‑1.
Работа в СБИС: раздел «СФР → Трудовые книжки»
В системе СБИС весь процесс ведения ЭТК и формирования отчётности сосредоточен в одном месте:
- Войти в личный кабинет СБИС.
- Перейти в меню Отчётность → СФР → Трудовые книжки.
- Здесь доступны следующие функции:
- Ведение электронных трудовых книжек сотрудников (добавление‚ редактирование‚ архивация).
- Формирование и отправка отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
- Работа с больничными листами и пособиями по рождению ребёнка.
- Просмотр истории отправленных отчётов и получение квитанций о приёме.
Важно: доступ к разделу «СФР → Трудовые книжки» предоставляется тем же пользователям‚ которые ранее имели право работать с формой СЗВ‑ТД. При переходе на ЕФС‑1 права сохраняются‚ но распространяются только на ту часть отчёта‚ которая относится к выбранному разделу.
Формирование отчёта ЕФС‑1
Отчёт ЕФС‑1 «Сведения о трудовой деятельности» представляет собой конструктор:
- ьный лист – общие сведения о работодателе и периоде отчётности.
- Раздел 1 – сведения о приёме на работу.
- Раздел 2 – сведения о переводах‚ изменениях условий труда.
- Раздел 3 – сведения об увольнении.
- И дополнительные разделы (больничные‚ пособия и т.д.)‚ которые заполняются по мере возникновения событий.
Каждый раздел отправляеться в СФР в свой срок (например‚ сведения о приёме – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа). Это позволяет избежать «одноразовой» сдачи всего отчёта целиком.
Пошаговая инструкция по заполнению ЕФС‑1 в СБИС
- Открыть форму
- В разделе СФР → Трудовые книжки нажать кнопку Создать отчёт.
- Выбрать тип отчёта ЕФС‑1 «Сведения о трудовой деятельности».
- Указать период (например‚ текущий месяц) и нажать Далее.
- Заполнить ьный лист
- ИНН‚ КПП организации.
- Наименование работодателя.
- Отчётный период (месяц‚ год).
- Код вида деятельности (по ОКВЭД).
- Добавить сотрудников
- В блоке Сотрудники нажать Добавить.
- Выбрать сотрудника из справочника или вручную ввести ФИО‚ СНИЛС‚ дату рождения.
- Указать вид кадрового мероприятия (приём‚ перевод‚ увольнение и т.д.).
- Ввести номер и дату приказа‚ основание (трудовой договор‚ соглашение и т.п.).
- Повторить шаг для каждого сотрудника‚ имеющего событие в отчётном периоде.
- Заполнить разделы отчёта
- Для каждого выбранного события система автоматически заполняет соответствующий раздел (1 – приём‚ 2 – перевод‚ 3 – увольнение).
- При необходимости отредактировать поля вручную (например‚ уточнить профессию‚ тарифный разряд).
- Сохранить черновик
- Нажать Сохранить – отчёт будет доступен в списке черновиков для дальнейшей правки.
Проверка и отправка отчёта
Перед отправкой необходимо убедиться в корректности данных:
- Проверить обязательные поля – система подсвечивает красным незаполненные обязательные реквизиты (СНИЛС‚ дата приказа‚ номер приказа и т.д.).
- Сверка с исходными документами – сравнить введённые данные с приказами‚ трудовыми договорами‚ листками нетрудоспособности.
- Использовать функцию «Проверить» – в СБИС есть встроенный валидатор‚ который проверяет формат дат‚ корректность СНИЛС‚ наличие всех необходимых разделов.
- Получить предварительную квитанцию – после успешной проверки система генерирует предварительный файл в формате XML‚ который можно скачать и сохранить.
- Отправить в СФР – нажать кнопку Отправить. Отчёт уходит в электронный документооборот СФР‚ после чего в личном кабинете появляется квитанция о приёме с уникальным номером и датой получения.
При возникновении ошибок валидатор выдаст подробное сообщение (например‚ «Неправильный формат СНИЛС» или «Отсутствует дата приказа»). Необходимо исправить указанные замечания и повторить проверку.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный выбор формы – отправка СЗВ‑ТД вместо ЕФС‑1 для событий после .
Решение: всегда проверять дату приказа и выбирать форму согласно правилу‚ указанному в разделе «Что такое СФР и электронные трудовые книжки». - Отсутствие СНИЛС или ошибка в его формате – leads to rejection.
Решение: использовать проверку СНИЛС через сервис СБИС или вручную проверять контрольную сумму. - Неправильная дата приказа – указание даты позже фактического события;
Решение: брать дату из самого приказа‚ а не из даты регистрации в 1С. - Пропуск разделов при комплексных событиях (например‚ перевод с изменением условия оплаты).
Решение: после выбора события «перевод» вручную добавить необходимые подразделы (изменение должности‚ оклада‚ структурного подразделения). - Отправка отчёта в неправильный период – отправка за месяц‚ когда событие произошло в другом месяце.
Решение: использовать фильтр «Сотрудник» в отчёте ЕФС‑1‚ чтобы увидеть все записи конкретного работника и убедиться‚ что период соответствует событию.
Полезные рекомендации
- Вести ежемесячную сверку данных в СБИС с первичными кадровыми документами (приказы‚ трудовые договоры). Это позволит выявлять расхождения до формирования отчёта.
- Использовать шаблоны приказа в СБИС – они автоматически подставляют реквизиты в форму ЕФС‑1‚ сокращая время ручного ввода.
- Настроить уведомления о приближающихся сроках отправки (например‚ за 2 дня до дедлайна) – в СБИС есть функция напоминаний в личном кабинете.
- При работе с большим числом сотрудников воспользоваться импортом из Excel – СБИС позволяет загружать таблицу с данными о приёмах/переводах/увольнениях‚ после чего система заполняет разделы отчёта автоматически.
- Регулярно обновлять базу форм в СБИС – обновления происходят автоматически‚ но полезно периодически проверять раздел «Обновления» чтобы быть уверенным‚ что используете актуальную версию ЕФС‑1.
Ведение электронных трудовых книжек и формирование отчёта ЕФС‑1 в системе СБИС – это прозрачный и регламентированный процесс‚ который при соблюдении простых правил позволяет избежать штрафов и задержек при взаимодействии с Социальным фондом России. Главное – правильно определять форму отчёта в зависимости от даты приказа‚ тщательно проверять все обязательные поля и пользоваться встроенными инструментами валидации и импорта данных.
Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая частые ошибки‚ вы сможете быстро и безошибочно сдавать отчётность в СФР‚ а также эффективно управлять кадровым учётом своей организации.
Желаем успешной работы с СБИС и СФР!