Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), важный этап в кадровом учете любой организации. Программы 1С значительно упрощают этот процесс, автоматизируя создание уведомлений, сбор заявлений и формирование отчетности. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить уведомление о переходе на ЭТК, зарегистрировать выбор сотрудника и не допустить ошибок в программе 1С:ЗУП 8 (ред. 3.1).

Что такое уведомление о переходе на ЭТК и зачем оно нужно?

Переходя на электронные трудовые книжки, работодатель обязан проинформировать своих сотрудников о происходящих изменениях. Для этого необходимо:

• Сформировать уведомление для каждого работника;
• Ознакомить сотрудников с документом под подпись;
• Получить заявления от работников о выборе варианта ведения трудовой книжки (в бумажном виде, в электронном виде или одновременно в обоих форматах).

Важно отметить, что форма уведомления законодательно не утверждена, поэтому организации имеют право разработать ее самостоятельно. Однако в типовых конфигурациях 1С уже реализована удобная форма уведомления, которая выводится на печать вместе с заявлением сотрудника, что существенно экономит время кадровика.

Создание уведомления в 1С: пошаговая инструкция

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3 процесс создания уведомлений и заявлений объединен в один удобный механизм. Подготовить необходимые документы можно всего за несколько шагов:

1. Перейдите в нужный раздел: Откройте меню «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
2. Создайте новый документ: Нажмите кнопку «Создать».
3. Выберите сотрудников: Добавьте в документ список работников, которых необходимо уведомить.
4. Заполните данные: Программа автоматически предложит сформировать как само уведомление, так и заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как заполнить Заявление о ведении трудовой книжки?

В созданном документе «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» необходимо указать выбор сотрудника. В колонке «Вид заявления» доступно два варианта:

• Бумажная трудовая книжка — если сотрудник хочет сохранить традиционный бумажный формат;
• Сведения в электронной форме — если сотрудник отказывается от бумажного варианта и переходит на ЭТК.

По кнопке «Заявление» можно распечатать созданные документы. Поскольку унифицированной формы заявления не существует, разработчики 1С предложили свой оптимальный вариант макета, который при необходимости можно отредактировать под нужды вашей организации.

Регистрация и отмена выбора способа ведения трудовой книжки

После того как сотрудник ознакомился с уведомлением и написал заявление, этот факт необходимо зафиксировать в программе. Если сотрудник позже передумает, 1С позволяет отменить или изменить ранее зарегистрированный выбор.

Для регистрации или отмены заявления нужно:

1. Перейти в раздел «Отчетность, справки» → «Электронные трудовые книжки».
2. Подобрать нужного сотрудника и выбрать заявление, которое было подано в ПФР.
3. При необходимости скорректировать данные или отменить выбор.

Особенности для новых сотрудников и кадровых документов

Прием на работу новых сотрудников также имеет свои нюансы в контексте ЭТК:

• В кадровые документы (например, «Прием на работу») разработчики 1С добавили специальный флаг «Отразить в трудовой книжке». Если он установлен, документ автоматически будет учтен при формировании отчета СЗВ-ТД.
• Если на работу устраивается молодой специалист без стажа работы до 2021 года, в документе «Прием на работу» необходимо установить флажок «Начало трудовой деятельности». Это означает, что работник ранее нигде не работал, и на него ведется только электронная трудовая книжка.

Формирование отчетности в ПФР (СЗВ-ТД)

Конечным итогом всех кадровых изменений является сдача отчета СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. В 1С этот процесс максимально автоматизирован:

• Отчет формируется на основе введенных кадровых документов с установленным флагом отражения в трудовой книжке;
• Сдать отчет можно как в бумажном виде (если численность позволяет), так и электронно, через встроенный сервис 1С-Отчетность.

Работа с электронными трудовыми книжками в 1С не представляет сложности, если соблюдать правильный порядок действий: создание уведомлений, прием заявлений, фиксация выбора сотрудника и своевременная сдача отчетности СЗВ-ТД. Использование типовых инструментов 1С:ЗУП позволяет минимизировать ручной ввод данных, избежать ошибок и всегда быть в курсе актуальных требований законодательства.