В современной практике трудовых отношений часто возникают ситуации, когда сотрудник, работающий по совместительству, переходит на основную работу в ту же организацию или оформляет новую должность как основную. Вопрос правильного оформления записей в трудовой книжке в этом случае требует особого внимания, так как от этого зависит непрерывность стажа и правильность исчисления пенсии.
Самое главное помнить, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника и только по месту его основной работы. Если же речь идет о переводе или приеме на постоянную работу, алгоритм действий меняется. Ниже мы подробно разберем, как правильно оформить переход с работы по совместительству на постоянную основу.
Правовые основы: что говорит закон в 2026 году
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации и актуальным Правилам ведения трудовых книжек (с учетом изменений, действующих в 2026 году), работа по совместительству не является обязательной для отражения в трудовой книжке. Однако, если работник принял решение сделать эту работу основной или перейти на другую должность внутри компании как основной сотрудник, записи должны быть внесены корректно.
Ключевые принципы:
- Запись о приеме на работу по совместительству вносится основным работодателем на основании документов, предоставленных работником.
- Запись об увольнении с работы по совместительству также вносится основным работодателем.
- Если совместительство становится основной работой, необходимо сначала закрыть запись о совместительстве (увольнение), а затем открыть новую запись о приеме на основную работу.
Сценарий 1: Внешнее совместительство становится основной работой в той же компании
Частая ситуация: сотрудник работал в организации «Б» по совместительству, а теперь увольняется с основной работы в организации «А» и переходит в организацию «Б» на полную ставку. Как быть с записями?
Шаг 1. Увольнение с работы по совместительству
Работодатель, у которого сотрудник работал по совместительству, издает приказ об увольнении с должности совместителя. Сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку (если она велась у основного работодателя) или подтвердить факт работы документами.
Важно: запись об увольнении с совместительства в трудовую книжку вносит основной работодатель (предыдущий), если книжка находится у него, либо новый работодатель, если книжка уже передана ему, но только на основании подтверждающих документов с места совместительства.
Шаг 2. Прием на постоянную работу
После издания приказа об увольнении с совместительства издается новый приказ о приеме на работу уже как на основную. В трудовой книжке делается соответствующая запись:
- В графе 3 указывается: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».
- В графе 4 указывается реквизит приказа о приеме на основную работу.
Невероятно важно помнить: нельзя просто «переименовать» запись о совместительстве в основную. Должна быть четкая хронология: увольнение с одного места (даже если это одна компания) и прием на другое.
Сценарий 2: Внутреннее совместительство переводится на основную работу
Если сотрудник работал в одной организации по двум должностям (основная и совместительство) и решил оставить только одну из них как основную, либо совместительство стало основной работой после увольнения с предыдущей основной должности внутри той же фирмы.
В этом случае работодатель:
- Издает приказ о прекращении трудового договора по совместительству.
- Издает приказ о переводе или приеме на основную работу (в зависимости от кадровой политики).
- Вносит в трудовую книжку запись об увольнении с совместительства.
- Вносит запись о приеме на основную работу (если меняется характер договора) или о переводе.
Какие документы необходимы для внесения записей
Для того чтобы запись в трудовой книжке была легитимной, работник должен предоставить работодателю (по месту основной работы) следующие документы:
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству).
- Копию приказа об увольнении с работы по совместительству.
- Справку или выписку из трудовой книжки (если велась электронно), подтверждающую период работы.
- Заявление работника с просьбой внести сведения о работе по совместительству и последующем приеме на постоянную работу.
Без этих документов работодатель не имеет права вносить записи, так как это может быть расценено как нарушение правил ведения документации.
Образец правильной хронологии записей
Рассмотрим пример, как должны выглядеть записи в разделе «Сведения о работе»:
Запись 1 (Увольнение с совместительства):
В графе 3: «Уволен с работы по совместительству в должности менеджера отдела продаж».
В графе 4: «Приказ № 45-к от ».
Запись 2 (Прием на постоянную работу):
В графе 3: «Принят в должность старшего менеджера отдела продаж на постоянную основу».
В графе 4: «Приказ № 46-к от ».
Целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству и последующем переходе на постоянную работу сразу после издания всех приказов, чтобы не нарушать хронологию и избежать путаницы при подсчете стажа.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие записи об увольнении с совместительства. Некоторые работодатели сразу делают запись о приеме на основную работу, забывая «закрыть» период совместительства. Это ошибка, которая может привести к проблемам при назначении пенсии.
- Внесение записи не основным работодателем. Если трудовая книжка хранится у основного работодателя, именно он вносит записи о совместительстве на основании документов. Самостоятельно вносить записи в чужую трудовую книжку работодатель по совместительству не вправе.
- Нарушение хронологии. Записи должны идти строго по датам приказов. Дата увольнения с совместительства не может быть позже даты приема на основную работу, если они происходят в один день (обычно увольнение оформляется раньше или той же датой, но с разным временем или основанием).
Электронные трудовые книжки
В 2026 году большинство записей ведется в электронном виде. Принцип остается тем же: работодатель по месту основной работы вносит сведения в систему ПФР (СФР) на основании скан-копий приказов о работе по совместительству и последующем приеме на постоянную работу. Работнику рекомендуется регулярно проверять свой лицевой счет на портале Госуслуг или в приложении СФР, чтобы убедиться в корректности внесенных данных.
Переход с работы по совместительству на постоянную работу, это стандартная кадровая процедура, требующая внимательного отношения к деталям. Главное правило: каждое изменение статуса (совместитель/основной сотрудник) должно быть зафиксировано отдельной записью о приеме и увольнении. Соблюдение этого правила гарантирует работнику сохранение трудового стажа и отсутствие проблем с пенсионным обеспечением в будущем.
Работодателям рекомендуется всегда запрашивать у сотрудников полный пакет документов перед внесением изменений, а работникам — контролировать процесс оформления, чтобы их права были полностью защищены.