Перевод сотрудника на новую должность – это событие, требующее тщательного оформления как в трудовой книжке, так и в служебных документах. Особенно это касается перехода на позицию заместителя директора, где часто возникают вопросы о правильной формулировке записи, необходимости приложения приказов и ссылок на нормативные акты.

Что именно фиксируется в трудовой книжке?

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (2022), в трудовые книжки вносятся только сведения о постоянных переводах. Временные переводы (например, исполнение обязанностей) в книжку не заносятся.

• Запись о приёме на работу (первоначальная должность) – обязательна.
• Запись о переводе на другую должность – вносится в том же документе после изменения условий труда.
• При переводе на заместителя директора необходимо указать новую должность, дату перевода и номер приказа.

Пример оформления записи

Графа 1. Наименование организации: ________________________
Графа 2. Должность при приёме: Заместитель директора по ______________
Графа 3. Дата приёма на работу: 
Графа 4. Основание: Приказ № 156-р от «О переводе И.И. Петрова на должность заместителя директора по ...»

Как правильно оформить приказ о переводе?

Приказ о переводе должен содержать:

1. Номер и дату приказа.
2. Полное наименование организации.
3. ФИО сотрудника.
4. Список оснований (например, «по решению Совета директоров»).
5. Указание новой должности и подразделения.
6. Сведения о сохранении или изменении условий труда (оклад, бонусы, соцпакет).
7. Подпись руководителя и печать организации.

Важно, чтобы в тексте приказа была указана новая должность – «заместитель директора по …», а также структурное подразделение, к которому он относится.

Типовой шаблон приказа

Приказ № ___ от «__» __________ 2024 г.

«В связи с решением Совета директоров ООО «Пример» о необходимости оптимизации управленческого аппарата, прошу:

• Перевести И.И. Петрова с должности заместителя директора по финансовому обеспечению на должность заместителя директора по производственной деятельности с г.
• Утвердить условия труда, предусмотренные табельным графиком и должностным инструктажем.
• Обеспечить необходимые документы для внесения изменений в трудовую книжку.

Приказ вручить И.И. Петрову, подписать и разместить в установленном порядке.

_____________________/ ____________________

Директор ООО «Пример»

Как оформить запись в трудовой книжке?

В графе «Сведения о работе» вручную вносится новая запись. Пример оформления:

Наименование организации: ООО «Пример»
Должность при приёме: Заместитель директора по финансовому обеспечению
Дата приёма на работу: 
Основание: Приказ № 45-р от «О приёме на работу»
...
Перевод: Заместитель директора по производственной деятельности
Дата перевода: 
Основание перевода: Приказ № 156-р от «О переводе на новую должность»

В последнем столбце указывается номер и дата приказа, а также ссылка на приложение (например, «см. Приказ № 156-р»).

Частые вопросы и их ответы

Нужно ли вносить запись, если перевод происходит на должность, не указанной в классификаторе профессий?

Нет. Если новая должность не входит в классификатор, её название можно указать в свободной форме, но обязательно следует приложить приказ и документ, подтверждающий перевод.

Как поступить, если перевод происходит одновременно с назначением на должность исполняющего обязанности?

Запись в трудовой книжке в этом случае не требуется, так как исполняющая обязанность – временный статус. Постоянный перевод оформляется обычным способом.

Что делать, если перевод происходит в другое подразделение, но с тем же названием должности?

В записи необходимо указать структурное подразделение, к которому относится новая должность, например: «заместитель директора по маркетингу (отдел маркетинга)». Это поможет избежать дублирования и уточнит место работы.

Пошаговая инструкция для HR‑специалиста

1. Соберите документы: приказ о переводе, трудовой договор, приказ об увольнении (если требуется).
2. Подготовьте форму записи в трудовой книжке, следуя примеру выше.
3. Внесите запись вручную или в электронный вариант (при наличии лицензированного ПО).
4. Проверьте соответствие даты перевода и даты действия приказа.
5. Обеспечьте подпись сотрудника и руководителя на копии приказа.
6. Сохраните все документы в личном деле сотрудника и в архиве организации.

Правильная запись в трудовой книжке при переводе сотрудника на должность заместителя директора – это гарантия юридической чистоты трудового отношения и защита прав как работодателя, так и работника. Соблюдая требования Трудового кодекса РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек (2022), HR‑специалист минимизирует риск ошибок и упрощает дальнейшее ведение кадрового делопроизводства.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению переводов или оформлению приказов, рекомендуется обратиться к специализированным консультантам или использовать сервисы, предоставляющие образцы документов (КонсультантПлюс, Гарант и др.).