Перевод сотрудника на другую должность (в том же или другом структурном подразделении, а также в другую организацию) является кадровым мероприятием, которое должно быть правильно оформлено в трудовой книжке. Ниже представлен подробный руководство, основанное на действующем законодательстве и нормативных актах на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 72 (перевод на другую работу).
• Приказ Минтруда России № 320н от 30 апреля 2021 г. «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 год).
• Постановление Правительства РФ № 1155 от 17 ноября 2020 г. «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты в сфере труда» (в части электронных трудовых книжек).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 69н от 08 февраля 2020 г.).

Согласно пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, все записи о выполненной работе, а также о постоянных переводах на другую работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока с даты издания приказа.

Что считается переводом?

• Постоянный перевод – изменение должности, профессии, структурного подразделения или работодателя на неопределённый срок. Такие изменения обязательно фиксируются в трудовой книжке.
• Временный перевод – перевод на срок до одного года (или иной срок, установленный локальным актом) с сохранением прежнего места работы. В трудовую книжку временный перевод не вносится (п. 10 Порядка).

Поэтому перед оформлением записи необходимо убедиться, что перевод имеет постоянный характер.

Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке

Подготовка основания

Запись делается на основании:

• приказа о переводе (формат – «Приказ № ___ от ___ г.»);
• распоряжения, если оно заменяет приказ (например, в небольших организациях);
• соглашения сторон о переводе (если перевод осуществляется по соглашению).

Заполнение граф трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие графы (в соответствии с Приказом № 320н):

1. Номер записи;
2. Дата записи (день, месяц, год);
3. Сведения о работе (наименование организации, структурное подразделение, должность, род занятий);
4. Основание для внесения записи (номер и дата приказа, распоряжения, соглашения);

Формулировка записи о переводе

В графе 3 указывается:

• При переводе внутри одной организации (из одного подразделения в другое):
  «Переведён на должность наименование должности в наименование структурного подразделения»;
• При переводе в другую организацию (сохраняя прежнего работодателя):
  «Переведён на работу в организацию наименование новой организации в порядке перевода из наименование прежней организации»;
• При приёме на работу в порядке перевода из другой организации (новый работодатель):
  «Принят на работу на должность наименование должности в порядке перевода из наименование прежней организации».

Важно: после указания должности и подразделения обязательно добавить фразу «в порядке перевода». Это отличает запись о переводе от обычного приёма на работу.

Пример записи (бумажная трудовая книжка)

№ п/п Дата Сведения о работе Основание
1 Переведён на должность старшего инженера-конструктора в отдел проектирования
 в порядке перевода из отдела технологического обеспечения
 Приказ № 45 от 

Если перевод осуществляется в другую организацию:

№ п/п Да Сведения о работе Основание
2 Принят на работу на должность ведущего специалиста по продажам
 в порядке перевода из ООО «Альфа-Трейд»
 Приказ № 12 от 

Подпись и печать

После внесения записи в трудовую книжку необходимо:

• поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров);
• при наличии организации – поставить печать организации;
• в случае электронной трудовой книжки (ЭТК) – подпись ставится в системе ЭТК (ЭЦП уполномоченного лица).

Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек в электронной форме стало обязательным для большинства работодателей. Порядок заполнения ЭТК регламентирован тем же Приказом № 320н, но поля имеют иные названия.

Основные поля ЭТК при переводе

• Тип записи – «Перевод»;
• Дата события – дата вступления перевода в силу (обычно дата приказа);
• Сведения о работе – включают:
  • Наименование организации (новый работодатель);
  • Наименование структурного подразделения;
  • Должность;
  • Флаг «В порядке перевода» (галочка).
• Основание – номер и дата приказа/распоряжения, а также реквизиты прежнего работодателя (если перевод из другой организации).

Пример заполнения в ЭТК:

Тип записи: Перевод
Дата события: 
Сведения о работе:
 Организация: ООО «МебельСтрой»
 Подразделение: Отдел проектирования
 Должность: Старший инженер-конструктор
 В порядке перевода: Да
Основание:
 Приказ № 45 от 
 Прежний работодатель: ООО «МебельСтрой» (отдел технологического обеспечения)

После сохранения запись автоматически становится доступной работнику в его личном кабинете на портале «Работа в России» (или иной Единой системе электронного взаимодействия).

Частые ошибки при оформлении записи о переводе

• Отсутствие фразы «в порядке перевода» – запись воспринимается как обычный приём на работу, что может привести к спорам о стаже и непрерывности трудовой деятельности.
• Не указана прежняя организация или подразделение – особенно важно при переводе из другой компании; без этой информации трудовая книжка считается неполной.
• Неправильная дата – дата записи должна соответствовать дату приказа (или дату вступления перевода в силу), а не дату фактического начала работы на новой должности.
• Отсутствие подписи и/или печати – делает запись недействительной.
• Использование сокращений, не предусмотренных нормативными актами (например, «спец.» вместо «специалист») – может привести к отказу в приёме документов при трудоустройстве или при проверке государственными инспекциями.
• Внесение записи о временном переводе – противоречит пункту 10 Порядка; такая запись должна быть удалена.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Убедиться, что перевод носит постоянный характер (срок > 1 года или не ограничен).
2. Получить приказ о переводе (или распоряжение/соглашение).
3. Проверить реквизиты приказа: номер, дата, наименование организации, подпись руководителя, печать.
4. Подготовить формулировку записи в соответствии с типом перевода (внутри организации, в другую организацию, приём из другой организации).
5. Внести запись в бумажную трудовую книжку (графы 1‑4) или в электронную трудовую книжку (соответствующие поля).
6. Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).
7. Проверить запись на соответствие требованиям (наличие фразы «в порядке перевода», правильность дат, отсутствие сокращений).
8. Уведомить работника о внесении записи (выдать справку или показать запись в ЭТК).
9. Архивировать приказ и копию записи в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).

Правильное оформление записи о переводе работника на другую работу в трудовой книжке – это не только формальное требование законодательства, но и гарантия защиты прав сотрудника (непрерывность стажа, подтверждение опыта работы, возможность получения пенсии и социальных выплат). Следуя приведённым выше рекомендациям, кадровик сможет избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, перевод с совмещением должностей, перевод в рамках филиала или перевод работника, находящегося в отпуске по уходу за ребёнком), рекомендуем обратиться к разделу «Кадровые процедуры с мобилизованными» в системе КонсультантПлюс или к актуальным комментариям к Приказу Минтруда России № 320н.