Оформление трудовой книжки на сотрудника, который устраивается на работу впервые — ответственная процедура, требующая строгого соблюдения законодательных норм. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален и имеет свои строгие правила заполнения. В этой статье мы подробно разберем все этапы оформления документа для новичков на рынке труда.
Общие правила и сроки оформления
Согласно Трудовому кодексу (ст. 65 ТК РФ), трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, при условии, что работа у данного нанимателя является для работника основной. Это правило в полной мере распространяется и на тех, кто поступает на работу впервые.
Важно соблюдать установленные сроки:
- Для бумажной трудовой книжки: заполнение производится нанимателем в присутствии работника не позднее недельного срока (7 календарных дней) со дня приема на работу.
- Для электронной трудовой книжки (ЭТК): если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель обязан отправить информацию в контролирующие органы не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.
Шаг 1: Оформление титульного листа
Заполнение трудовой книжки впервые всегда начинается с оформления титульного листа. Это лицо документа, и ошибки здесь недопустимы. Для оформления используются данные из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Какие данные внести на титульный лист:
- Фамилия, Имя, Отчество: вносятся полностью, без сокращений, строго как в паспорте.
- Дата рождения: записывается арабскими цифрами (например: 15 мая 2004 года).
- Образование: указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании предоставленного аттестата или диплома. Если образования пока нет (например, студент школы), ставится прочерк или запись «не имеет».
- Профессия, специальность: вносится на основании диплома. Если таковых нет — ставится прочерк.
- Дата заполнения: указывается фактическая дата оформления бланка.
- Подпись работника: сотрудник обязательно должен расписаться на титульном листе, подтверждая правильность внесенных данных.
- Подпись ответственного лица: ставится подпись сотрудника кадровой службы или работодателя, а также печать организации (при наличии).
Шаг 2: Внесение записи о приеме на работу
После заполнения титульного листа необходимо внести информацию о самом первом месте работы в раздел «Сведения о работе». Заполнять этот раздел нужно аккуратно, без помарок и зачёркиваний.
Структура записи в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи. Для самого первого приема на работу это будет номер «1».
- Графа 2 (Дата): арабскими цифрами вносится дата приема на работу (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приеме.
- Графа 3 (Сведения о приеме):
- Сначала в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)). Под этим заголовком ставится печать организации.
- Строкой ниже вносится сама запись: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]».
- Если сотрудник принимается с определенным квалификационным разрядом или с испытательным сроком, это обязательно указывается в этой же графе.
- Графа 4 (Основание): указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя. Вписывается его дата и номер (например: Приказ от № 12-к).
Важные нюансы и частые вопросы
Что делать со старыми бланками?
Если трудовая книжка работника была заведена до года, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме (при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе»). Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но ни в коем случае не заводить новый бланк.
Регистрация в книге учета
Новые трудовые книжки, оформленные на сотрудников, принятых на работу впервые, обязательно подлежат регистрации. Отметим, что в книге учета движения трудовых книжек регистрируются документы всех работников, в т.ч. тех, кто принят на работу впервые.
Переход на ЭТК
Не забывайте: если гражданин впервые устраивается на работу после того, как законодательство полностью перевело новые трудовые отношения в электронный формат, трудовые книжки могут оформлять только в электронном виде (в зависимости от текущих норм законодательства на момент приема). В таком случае бумажный бланк не выписывается, а работодатель передает данные напрямую в Социальный фонд России.
Ответственность за ошибки
Правила ведения трудовых книжек (в т.ч. по Приказу Минтруда № 320н) строго регламентируют процесс заполнения. За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель и должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в виде штрафов. Именно поэтому важно заполнять документ внимательно, сверяясь с оригиналами документов сотрудника.
Резюме: Прием на работу впервые требует оформления трудовой книжки с нуля. Начните с титульного листа на основании паспорта и документов об образовании, обязательно в присутствии самого работника. Затем внесите первую запись о приеме в раздел «Сведения о работе», опираясь на приказ, и не забудьте зарегистрировать бланк в книге учета. Соблюдение сроков (7 дней для бумажной, 1 день для ЭТК) и аккуратность без помарок — залог успешного оформления.