Многие работодатели и соискатели задаются вопросом: можно ли принять на работу сотрудника, у которого нет трудовой книжки? Ответ однозначен — да, можно. Однако при этом необходимо строго соблюдать требования трудового законодательства Российской Федерации, иначе компания рискует столкнуться с проверками, штрафами и судебными исками.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (если она есть);
• СНИЛС;
• документ об образовании и (или) квалификации;
• документ о состоянии здоровья (в отдельных случаях);
• документ, подтверждающий отсутствие судимости (если требуется по закону).

Важно! Трудовая книжка — не обязательный документ для трудоустройства. Её отсутствие не является основанием для отказа в приеме на работу. Работодатель обязан оформить трудовую книжку впервые, если работник её не предоставил.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Если сотрудник впервые устраивается на работу, либо утерял трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Оформить новую трудовую книжку — в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
2. Зарегистрировать её в установленном порядке — книжка должна быть пронумерована, скреплена печатью организации и заверена подписью руководителя.
3. Заполнить все записи — о приеме на работу, переводах, увольнениях и других кадровых событиях.

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от № 617. Работодатель обязан использовать только официальные бланки, приобретённые у уполномоченных организаций.

Электронная трудовая книжка: новая реальность

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в Социальном фонде РФ (СФР) и содержит ту же информацию, что и бумажная: ФИО, СНИЛС, дата рождения, сведения о работе, переводах и увольнениях.

Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, то бумажная трудовая книжка ему не выдаётся, все данные фиксируются в электронном виде. В этом случае работодатель:

• не оформляет бумажную книжку;
• обязан передавать сведения в СФР через форму СЗВ-ТД;
• должен отражать в этой форме все кадровые события (прием, перевод, увольнение), если в них установлен флажок «Отразить в трудовой книжке».

Если работник не подал заявление на ЭТК, работодатель обязан оформить бумажную книжку — даже если она отсутствовала ранее.

Что будет, если не оформить трудовую книжку?

Отказ в оформлении трудовой книжки при отсутствии у работника такой, это нарушение трудового законодательства. Последствия могут быть следующими:

• Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Исковые требования работника, если сотрудник не сможет подтвердить стаж, он потеряет право на пенсию, компенсации, отпуск и другие льготы.
• Проблемы с налоговой и ПФР, отсутствие записей в трудовой книжке может вызвать вопросы при проверках.

Как правильно оформить трудовую книжку впервые?

Алгоритм действий работодателя:

1. Получить от работника паспорт и СНИЛС.
2. Заполнить бланк трудовой книжки (раздел «Сведения о работнике»): ФИО, дата рождения, СНИЛС.
3. Проставить номер книжки, поставить печать организации и подпись руководителя.
4. Зарегистрировать книжку в журнале учёта трудовых книжек и бланков.
5. Оформить приказ о приёме на работу (форма № Т-1 или Т-1а).
6. Внести запись о приёме в трудовую книжку в день выхода на работу.
7. Если работник выбрал ЭТК — подать СЗВ-ТД в СФР в течение 1 рабочего дня с даты приёма.

Частые заблуждения

Заблуждение 1: «Если нет трудовой книжки — значит, человек не работал раньше»

Это не так. Человек мог работать до 2020 года, но утерял книжку, либо работал у частного предпринимателя, который не вёл учёт. В любом случае — работодатель обязан оформить новую книжку.

Заблуждение 2: «Можно не оформлять книжку, если работник работает удалённо»

Нет. Удалённый работник — это тот же сотрудник. Трудовой договор с ним заключается на общих основаниях, и трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется в обязательном порядке.

Заблуждение 3: «Если работник подал заявление на ЭТК — можно не вести бумажную»

Верно. Но только если заявление подано до заключения трудового договора. Если заявление подано позже, бумажная книжка оформляется, а затем передаётся работнику для передачи в ПФР.

Да, можно — и даже обязаны! Отсутствие трудовой книжки — не повод отказывать в трудоустройстве. Наоборот, работодатель обязан:

• принять сотрудника на работу;
• оформить ему трудовую книжку (бумажную или электронную);
• внести все необходимые записи в сроки, установленные законом;
• передавать сведения в СФР, если выбрана электронная форма.

Игнорирование этих обязанностей — это не просто формальность. Это нарушение прав работника на социальную защиту, пенсионные накопления и трудовые гарантии. А для работодателя — это риск штрафов, судебных разбирательств и репутационных потерь.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история профессиональной жизни человека. И ваша задача — помочь ему сохранить её.